Автоматизация · 12 мин
Как создать бизнес-процесс в 1С:Документооборот
Пошаговая инструкция по созданию бизнес-процесса в 1С:Документооборот: виды процессов, настройка маршрутов, шаблоны, точки маршрута и проверка результата.
Бизнес-процесс в 1С:Документооборот — это механизм, который автоматически направляет документы и задачи нужным сотрудникам в заданной последовательности: согласование договора, утверждение приказа, исполнение поручения. Вместо того чтобы пересылать файлы по почте и напоминать коллегам вручную, вы один раз настраиваете маршрут, а система сама формирует задачи, контролирует сроки и фиксирует результат каждого этапа.
Работа с процессами доступна в разделе «Процессы и задачи» и в карточках документов. Есть два принципиально разных подхода: запуск типового процесса (согласование, утверждение, исполнение) вручную по конкретному документу и создание шаблона процесса, который запускается автоматически или по кнопке и подставляет заранее настроенных исполнителей. Второй вариант снижает количество ошибок и экономит время при повторяющихся маршрутах.
Статья описывает практические шаги для редакции КОРП (и частично ПРОФ) на управляемых формах. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика настройки одинакова: выбрать вид процесса, определить маршрут, назначить исполнителей, задать сроки и проверить результат на тестовом документе.
Какие виды процессов есть в 1С:Документооборот и какой выбрать
Перед настройкой важно выбрать правильный вид процесса, потому что от этого зависят доступные точки маршрута и логика завершения. Основные виды: «Согласование» (участники выносят решение «согласовано/не согласовано»), «Утверждение» (финальная подпись руководителя), «Исполнение» (выдача поручений на выполнение работ), «Рассмотрение» (передача документа руководителю для резолюции), «Регистрация» и «Ознакомление». Также есть комплексные процессы, объединяющие несколько этапов в один маршрут.
Простой ориентир: если документ нужно только показать коллегам — используйте «Ознакомление»; если нужна формальная резолюция руководителя — «Рассмотрение»; если результатом является подписанный документ — цепочку «Согласование» + «Утверждение». Для поручений с контролем срока подходит «Исполнение» с включённой проверкой результата.
Сравнение вариантов
Несколько участников выносят решение по документу. Подходит для договоров, заявок, счетов. Ограничение: при отрицательном решении процесс возвращается инициатору на доработку.
Финальное решение одного руководителя. Обычно идёт после согласования. Не подходит для параллельной проверки несколькими службами.
Выдача поручений с контролем срока и результата. Подходит для приказов и указаний. Требует дисциплины исполнителей по отметке о выполнении.
Объединяет несколько этапов (например, рассмотрение → согласование → утверждение) в единый маршрут. Сложнее в настройке, но закрывает полный цикл документа.
Как запустить процесс вручную из карточки документа
Самый быстрый способ — запуск процесса непосредственно из документа. Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа, в командной панели найдите кнопку «Процессы» или «Запустить процесс» и выберите нужный вид, например «Согласование». Система создаст новый процесс, привязанный к документу, и откроет его карточку для настройки.
В карточке процесса заполните ключевые поля: описание (что именно согласуется), срок исполнения и список участников. Исполнителей можно добавлять по одному или группой, указывая роль (например, «Руководитель подразделения») вместо конкретного сотрудника — тогда задача попадёт тому, кто занимает эту роль в момент запуска. После заполнения нажмите «Запустить».
- 1Откройте карточку документа и нажмите «Запустить процесс»
- 2Выберите вид процесса, например «Согласование»
- 3Добавьте исполнителей и при необходимости укажите порядок: по очереди или одновременно
- 4Установите срок исполнения и проверьте описание задачи
- 5Нажмите «Запустить» и убедитесь, что задача появилась у первого исполнителя
Как создать шаблон процесса для повторяющихся маршрутов
Если один и тот же маршрут используется регулярно — например, все договоры поставки согласуют юрист, финансист и руководитель отдела закупок, — создайте шаблон. Перейдите в раздел «Настройка и администрирование» → «Процессы и задачи» → «Шаблоны процессов» (в некоторых версиях путь: «Процессы и задачи» → «Шаблоны») и создайте новый шаблон нужного вида.
В шаблоне заранее заполните исполнителей, порядок их прохождения, сроки и текст задачи. Исполнителей можно задавать через роли и автоподстановки: например, «Руководитель автора документа» или «Ответственный за контрагента». Это делает шаблон универсальным — его не придётся править при кадровых перестановках.
Готовый шаблон становится доступен при запуске процесса из документа: пользователь выбирает шаблон, и все поля заполняются автоматически. Дополнительно шаблон можно привязать к виду документа в настройках делопроизводства, чтобы процесс предлагался или запускался автоматически при создании документа нужного вида.
Как настроить маршрут: последовательный, параллельный и условный
В простых процессах порядок задаётся прямо в списке исполнителей: вариант «по очереди» означает, что задача переходит к следующему участнику только после завершения предыдущей; «одновременно» — все получают задачи сразу, и процесс ждёт всех. Для согласования договора чаще выбирают последовательный маршрут, для сбора замечаний — параллельный.
Комплексные процессы позволяют строить маршрут из нескольких этапов на схеме: рассмотрение, затем согласование, затем утверждение, а в конце — ознакомление заинтересованных лиц. Этапы добавляются в карточке комплексного процесса, для каждого задаются свои исполнители и сроки.
Условные переходы (например, «если сумма договора выше порога — добавить этап согласования финансового директора») в типовой поставке реализуются ограниченно: через отдельные шаблоны для разных случаев, скрипты в точках маршрута либо доработку конфигурации. Если маршрут зависит от множества условий, оцените трудозатраты заранее — иногда проще завести два-три шаблона, чем программировать сложную логику.
Как выбрать тип маршрута
Как задать исполнителей, сроки и контроль исполнения
Исполнителя задачи можно указать тремя способами: конкретным сотрудником, ролью (задачу получит тот, кто исполняет роль с учётом объекта адресации — подразделения или организации) или автоподстановкой в шаблоне. Роли предпочтительнее: при увольнении сотрудника достаточно переназначить роль, а не править все шаблоны.
Срок исполнения задаётся датой или относительной величиной (например, 2 рабочих дня с момента получения задачи). Система подсвечивает просроченные задачи в списках, а при включённых уведомлениях рассылает напоминания исполнителям и автору процесса. Настройки уведомлений находятся в персональных настройках пользователя и общих настройках почты.
Для контроля используйте карточку процесса: в ней видно, кто уже выполнил задачу, с каким результатом и какие файлы приложил. Автор процесса может прервать процесс, изменить исполнителей на лету или вернуть документ на доработку, если настройки вида процесса это разрешают.
Частая ситуация: задача «зависла» у сотрудника в отпуске. Настройте замещение (раздел «Процессы и задачи» → «Заместители» или аналогичный механизм отсутствий): система автоматически перенаправит задачи заместителю на период отсутствия, и маршрут не остановится.
Как проверить, что процесс работает правильно
После настройки шаблона или запуска процесса обязательно проведите тест на учебном документе. Создайте черновик документа нужного вида, запустите процесс и пройдите маршрут под тестовыми учётными записями или попросите коллег выполнить задачи. Проверьте, что задачи приходят нужным людям, в правильной последовательности и с корректным текстом.
Отдельно проверьте негативный сценарий: отклоните документ на этапе согласования и убедитесь, что процесс вернулся инициатору, а результат отразился в карточке документа. Лист согласования и историю выполнения можно посмотреть из карточки процесса и распечатать при необходимости.
Как проверить результат
Задача появилась в списке «Мои задачи» у нужного сотрудника с корректным сроком
Задача не создана или пришла не тому пользователю — проверьте роли и автоподстановки
Следующая задача создаётся только после завершения предыдущей (для последовательного маршрута)
Все задачи создаются сразу или маршрут останавливается — проверьте настройку порядка исполнения
После последнего этапа процесс в статусе «Завершён», результат виден в карточке документа
Процесс «завис» в активном состоянии — проверьте, все ли обязательные задачи выполнены
При «не согласовано» документ возвращается инициатору с комментарием
Процесс завершается без возврата на доработку — проверьте настройки вида процесса
Типичные ошибки и ограничения при настройке процессов
Главная ошибка — указание конкретных сотрудников вместо ролей в шаблонах. При первом же увольнении или переводе маршруты начинают ломаться, и шаблоны приходится править вручную. Вторая частая проблема — отсутствие тестирования: шаблон с ошибкой в автоподстановке тиражируется на десятки документов, и задачи уходят не тем адресатам.
Учтите ограничения лицензий и прав: запускать процессы и работать с задачами могут только пользователи с соответствующими правами, а настройка шаблонов и видов документов обычно требует прав администратора или настройщика процессов. Также помните, что изменение схемы уже запущенного процесса возможно не всегда — иногда проще прервать процесс и запустить заново по исправленному шаблону.
Что важно запомнить
Выберите подходящий вид процесса, задавайте исполнителей через роли, используйте шаблоны для повторяющихся маршрутов, устанавливайте сроки и настройте заместителей. Любой новый шаблон проверяйте на тестовом документе, включая сценарий отклонения.
Частые вопросы о бизнес-процессах в 1С:Документооборот
Чем процесс отличается от задачи в 1С:Документооборот?
Процесс — это весь маршрут целиком: набор этапов, участников и правил перехода. Задача — конкретное поручение конкретному исполнителю внутри процесса. Один процесс порождает несколько задач последовательно или параллельно и завершается, когда выполнены все обязательные задачи.
Можно ли запустить процесс автоматически при создании документа?
Да. В карточке вида документа укажите шаблон процесса для автоматического запуска — тогда при создании документа этого вида система сама стартует маршрут. Проверяйте настройку на тестовом документе, чтобы ошибочный шаблон не применялся массово.
Что делать, если задача пришла не тому сотруднику?
Автор процесса или администратор может перенаправить задачу другому исполнителю из карточки задачи. Если ошибка системная — проверьте роль и её состав, автоподстановки в шаблоне и корректность заполнения объекта адресации (подразделения, организации).
Как вернуть документ на доработку после отрицательного согласования?
В типовом процессе согласования отрицательное решение автоматически возвращает задачу инициатору с комментарием согласующего. Инициатор исправляет документ и отправляет его на повторное согласование — цикл повторяется до положительного результата или прерывания процесса.
Можно ли изменить маршрут уже запущенного процесса?
Частично: обычно можно добавить или заменить исполнителей в ещё не начатых этапах и перенаправить текущие задачи. Менять саму схему маршрута запущенного процесса нельзя — надёжнее прервать процесс и запустить новый по исправленному шаблону.
Нужны ли навыки программирования для настройки процессов?
Для типовых сценариев — нет: виды процессов, шаблоны, роли и сроки настраиваются в пользовательском режиме. Программирование потребуется только для нестандартной логики: сложных условных переходов, автоматических вычислений исполнителей по данным документа и интеграции с внешними системами.