Как сделать рассылку из 1С по электронной почте

Рассылка писем напрямую из 1С избавляет от ручной выгрузки документов и отчётов: программа сама формирует письмо, прикладывает файл и отправляет его контрагенту или руководителю. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «ERP», «Комплексная автоматизация») механизм уже встроен — достаточно один раз настроить учётную запись почты.

Возможны три сценария: разовая отправка документа контрагенту (счёт, акт, накладная), автоматическая рассылка отчётов по расписанию и массовая рассылка по списку получателей. Первые два доступны штатно, третий обычно требует либо типовой подсистемы взаимодействий, либо небольшой доработки.

Ниже разобраны настройка почтового ящика, каждый из сценариев, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на управляемые формы (1С 8.3), но логика одинакова для большинства конфигураций на БСП — библиотеке стандартных подсистем.

Настройка учётной записи электронной почты

Без корректно настроенной учётной записи никакая отправка из 1С работать не будет. Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» (в некоторых конфигурациях — «Настройка работы с почтой» или «Учётные записи электронной почты») и создайте новую запись. Укажите адрес отправителя, отображаемое имя, сервер исходящей почты (SMTP), порт и тип шифрования.

Типовые параметры популярных почтовых сервисов: для Яндекс.Почты — smtp.yandex.ru, порт 465 (SSL); для Mail.ru — smtp.mail.ru, порт 465 (SSL); для Gmail — smtp.gmail.com, порт 465 или 587. Точные значения возьмите в справке вашего почтового провайдера — они периодически меняются.

Важный нюанс: большинство сервисов не принимают обычный пароль от ящика при подключении из сторонних программ. Нужно создать отдельный «пароль приложения» в настройках безопасности почтового аккаунта и указать именно его. Если ввести основной пароль, 1С вернёт ошибку аутентификации, хотя логин и пароль верные.

1. 1
   Откройте Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты
2. 2
   Создайте запись: адрес, имя отправителя, сервер SMTP, порт, шифрование SSL/TLS
3. 3
   Укажите пароль приложения, созданный в настройках почтового сервиса
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешной проверки
5. 5
   Отметьте запись как используемую для отправки (системную или личную)

Разовая отправка документов контрагентам

Самый частый сценарий — отправить клиенту счёт, акт или накладную прямо из карточки документа. Откройте документ, нажмите кнопку «Ещё» (или значок конверта на панели) и выберите «Отправить по электронной почте». Программа сформирует печатную форму, вложит её в письмо в формате PDF и подставит адрес из карточки контрагента.

Адрес получателя берётся из контактной информации справочника «Контрагенты» (вид контактной информации «Адрес электронной почты»). Если поле пустое, письмо уйдёт с незаполненным получателем — проверяйте адрес перед отправкой. Тему и текст письма можно отредактировать вручную в форме отправки.

Чтобы не писать текст каждый раз, настройте шаблоны сообщений: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Шаблоны сообщений». В шаблоне доступны автоподстановки — номер документа, сумма, наименование контрагента. Это заметно ускоряет работу менеджеров и снижает число ошибок в реквизитах письма.

Автоматическая рассылка отчётов по расписанию

Механизм «Рассылки отчётов» позволяет автоматически формировать отчёты (продажи, остатки, дебиторку) и отправлять их списку получателей по расписанию — например, каждое утро руководителю. В конфигурациях на БСП он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Рассылки отчётов».

Создайте новую рассылку, добавьте нужные отчёты с сохранёнными вариантами настроек (период, отборы), укажите получателей, формат вложения (PDF, Excel, HTML) и расписание. Рассылка выполняется регламентным заданием, поэтому в файловой базе программа должна быть запущена в момент срабатывания, а в клиент-серверной — задание выполнит сервер.

Проверьте результат вручную: откройте рассылку и нажмите «Выполнить сейчас». Убедитесь, что письмо пришло, вложение открывается и содержит актуальные данные. Только после успешной тестовой отправки включайте расписание.

Контрольные точки

Как проверить результат рассылки

Письмо доставлено

Норма

Письмо в папке «Входящие» получателя, вложение открывается

Тревожный признак

Письма нет, пришёл отлуп от почтового сервера в «Отправленные»

Содержимое вложения

Норма

Отчёт сформирован за нужный период, данные актуальны

Тревожный признак

Пустой отчёт или устаревший период — неверный вариант настроек

Расписание

Норма

Регламентное задание выполняется, в журнале нет ошибок

Тревожный признак

В журнале регистрации ошибки задания, рассылка не уходит

Массовая рассылка по списку получателей

Типовые конфигурации не предназначены для маркетинговых рассылок на тысячи адресов — для этого существуют специализированные сервисы. Однако отправку по обозримому списку (десятки — пара сотен контрагентов) реализовать можно. Варианты: обработка групповой отправки писем из подсистемы взаимодействий, рассылка по сегменту партнёров (в УТ/ERP) или небольшая доработка.

В «Управлении торговлей» удобно использовать сегменты партнёров: сформируйте сегмент по условиям (регион, объём закупок), затем через подсистему CRM-рассылок или обработку отправьте письмо всем участникам сегмента. Каждое письмо уходит отдельным сообщением, что снижает риск попадания в спам по сравнению с одним письмом на сотню адресов в копии.

Если штатных средств не хватает, задача решается программно: обход выборки контрагентов, формирование письма через объект ИнтернетПочтовоеСообщение и отправка через настроенный профиль. Пример простейшего кода отправки:

Профиль = РаботаСПочтовымиСообщениямиСлужебный.ИнтернетПочтовыйПрофиль(УчетнаяЗапись);
Почта = Новый ИнтернетПочта;
Почта.Подключиться(Профиль);

Сообщение = Новый ИнтернетПочтовоеСообщение;
Сообщение.Тема = "Счёт на оплату";
Сообщение.Получатели.Добавить(АдресПолучателя);
Сообщение.Тексты.Добавить(ТекстПисьма);
Сообщение.Вложения.Добавить(ПутьКФайлу);

Почта.Послать(Сообщение);
Почта.Отключиться();

Ограничения и риски

Почтовые сервисы ограничивают количество отправляемых писем в сутки — у бесплатных ящиков лимит обычно составляет несколько сотен сообщений. При превышении отправка блокируется на сутки. Для регулярных объёмных рассылок используйте корпоративную почту на собственном домене с корректно настроенными записями SPF и DKIM — это повышает доставляемость.

Размер вложений тоже ограничен: многие серверы не принимают письма больше 20–25 МБ. Если рассылаете тяжёлые отчёты, уменьшайте период формирования, используйте архивацию или выкладывайте файл в общее хранилище и отправляйте ссылку.

Отдельный риск — персональные данные в рассылке. Никогда не указывайте список получателей в поле «Кому» или «Копия» одного письма: каждый адресат увидит чужие адреса. Отправляйте индивидуальные письма либо используйте скрытую копию, а лучше — штатный механизм, который формирует отдельное письмо каждому получателю.

Частые вопросы о рассылке из 1С

Можно ли отправлять письма из 1С без настройки SMTP?

Нет, для отправки обязательно нужна учётная запись с параметрами SMTP-сервера. Альтернатива — отправка через почтовый клиент по умолчанию (MAPI), когда 1С передаёт письмо в установленный Outlook, но этот способ требует запущенного клиента и уступает прямой отправке по надёжности.

Почему письма из 1С попадают в спам?

Основные причины: отсутствие записей SPF и DKIM для домена отправителя, массовая отправка одинаковых писем, подозрительные вложения и жалобы получателей. Начните с проверки настроек домена и сократите объёмы рассылки с одного ящика.

Работает ли рассылка отчётов в файловой базе?

Работает, но только при запущенной программе: регламентные задания в файловом режиме выполняет клиентский сеанс. Если база закрыта в момент расписания, рассылка не выполнится. Для гарантированной отправки используйте клиент-серверный вариант или держите выделенный сеанс открытым.

Как отправить один документ сразу нескольким получателям?

В форме отправки письма добавьте несколько адресов в поле получателей через точку с запятой. Учтите, что все адресаты увидят адреса друг друга. Если это нежелательно, отправьте письмо каждому отдельно или используйте скрытую копию.

Можно ли отследить, прочитал ли клиент письмо?

Штатно 1С фиксирует только факт отправки — событие сохраняется в истории взаимодействий с контрагентом. Подтверждение прочтения почтовые сервисы в большинстве случаев не возвращают, поэтому надёжно отследить открытие письма средствами 1С нельзя.

Что делать, если при отправке возникает ошибка «Не удалось подключиться к серверу»?

Проверьте по порядку: доступность интернета, правильность сервера и порта SMTP, тип шифрования (SSL/TLS), не блокирует ли соединение антивирус или брандмауэр, и действителен ли пароль приложения. В большинстве случаев проблема — в пароле или блокировке порта.