Автоматизация · 10 мин
Как сделать массовую рассылку в 1С
Как настроить массовую рассылку писем и отчётов в 1С: учётная запись почты, рассылка отчётов, сегменты контрагентов, расписание и типичные ошибки.
Массовая рассылка в 1С решает две разные задачи: отправку писем клиентам и контрагентам (коммерческие предложения, счета, акты, уведомления) и автоматическую рассылку отчётов сотрудникам и руководству. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия» — для этого есть встроенные механизмы, которые не требуют доработки. Главное — правильно настроить учётную запись почты и понять, какой инструмент подходит под вашу задачу.
Прежде чем начинать, определите формат рассылки. Если нужно разослать одинаковое письмо списку контрагентов — используйте обработку групповой отправки или документ «Событие»/«Электронное письмо исходящее» с несколькими получателями. Если нужно регулярно отправлять отчёты (например, «Продажи за день» директору каждое утро) — настройте механизм «Рассылка отчётов». Если требуется персонализированная рассылка с подстановкой данных (имя клиента, сумма долга, номер заказа) — понадобится рассылка на основе шаблонов сообщений.
Все сценарии опираются на одну базовую настройку — системную или пользовательскую учётную запись электронной почты. Без неё ни одно письмо из 1С не уйдёт. Дальше разберём каждый шаг подробно.
Шаг 1. Настройка учётной записи электронной почты
Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» (в некоторых конфигурациях — «Настройка рабочего места» → «Электронная почта») и установите флаг «Ведется учет электронной почты». Затем перейдите в список учётных записей и создайте новую. Укажите адрес отправителя, имя (отображается у получателя), а также параметры серверов исходящей (SMTP) и входящей (POP3/IMAP) почты.
Параметры серверов возьмите в справке вашего почтового провайдера: у каждого сервиса свой адрес SMTP-сервера, порт и требования к шифрованию (SSL/TLS). Учтите, что многие почтовые сервисы не принимают обычный пароль от ящика для сторонних приложений — требуется отдельный «пароль приложения», который генерируется в настройках безопасности почтового аккаунта. Это самая частая причина ошибки «не удалось подключиться к серверу».
После заполнения нажмите «Проверить настройки» — 1С попробует отправить тестовое письмо. Если проверка прошла, учётная запись готова. Для рассылок, которые должны работать без участия конкретного пользователя (например, регламентная рассылка отчётов ночью), используйте системную учётную запись, доступную всем пользователям, — её назначает администратор.
Шаг 2. Групповая отправка писем контрагентам
Самый простой сценарий массовой рассылки — отправка писем выбранным контрагентам. В конфигурациях с CRM-подсистемой («Управление торговлей», «УНФ», «Комплексная автоматизация») откройте справочник «Контрагенты» или «Партнёры», отметьте нужные записи (через Ctrl или отбор по условию) и вызовите команду отправки письма — обычно она находится в меню «Ещё» или на панели «Взаимодействия».
Чтобы письма уходили именно тем, кому нужно, заранее проверьте заполненность контактной информации: у части контрагентов адрес электронной почты может отсутствовать или быть устаревшим. Удобно сначала построить отчёт или отбор по условию «адрес электронной почты заполнен», чтобы не получить десятки ошибок доставки.
Для больших списков используйте сегменты. Сегмент — это сохранённый отбор контрагентов по условиям (регион, менеджер, объём покупок, группа). Сформировав сегмент один раз, вы сможете делать рассылку по нему регулярно, и состав получателей будет обновляться автоматически по мере изменения данных.
Шаг 3. Персонализация через шаблоны сообщений
Одинаковое письмо «Уважаемый клиент» работает хуже, чем обращение по имени с конкретными данными. В 1С для этого служат шаблоны сообщений: раздел «Администрирование» → «Шаблоны сообщений» (или «Настройки» → «Шаблоны писем» в зависимости от конфигурации). В тексте шаблона используются параметры-подстановки в квадратных скобках, например [Контрагент.Наименование] или [КонтактноеЛицо.Имя].
При отправке 1С заменяет параметры реальными данными из карточки каждого получателя. В шаблон можно вставить и печатную форму документа — например, разослать счета на оплату, где к каждому письму прикладывается PDF именно того счёта, который относится к получателю. Для этого шаблон привязывается к типу документа, а рассылка запускается из списка документов по выделенным строкам.
Шаг 4. Рассылка отчётов по расписанию
Отдельный встроенный механизм — «Рассылка отчётов» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылки отчетов»). Он предназначен для автоматической отправки отчётов сотрудникам: например, ежедневная сводка продаж руководителю или еженедельный отчёт по дебиторской задолженности финансовому отделу.
Создайте новую рассылку, укажите список получателей (пользователей или произвольные email-адреса), добавьте нужные отчёты и для каждого задайте вариант настройки и формат выгрузки — PDF, Excel, HTML. Затем настройте расписание: время, дни недели, периодичность. Рассылка выполняется регламентным заданием, поэтому в файловой базе программа должна быть запущена в момент отправки, а в клиент-серверной — задание выполнит сервер.
- 1Включите опцию «Рассылки отчетов» в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»
- 2Убедитесь, что настроена системная учётная запись почты
- 3Создайте рассылку: укажите название, автора и получателей
- 4Добавьте отчёты, выберите вариант настройки и формат файла (PDF/Excel)
- 5Задайте расписание выполнения
- 6Выполните рассылку вручную кнопкой «Выполнить сейчас» и проверьте результат в почте получателя
Шаг 5. Проверка результата и работа с ошибками
После первой отправки обязательно проверьте, что письма реально доставлены. В журнале взаимодействий (раздел «Взаимодействия» или журнал «Электронные письма») виден статус каждого письма: отправлено, ошибка, в очереди. Письма с ошибкой можно открыть и посмотреть текст ответа почтового сервера — обычно там прямо указана причина: неверный адрес, превышен лимит, отклонено как спам.
Учитывайте лимиты почтовых сервисов на количество писем в час и в сутки. При отправке сотен писем подряд бесплатный почтовый ящик почти гарантированно попадёт под временную блокировку. Для больших объёмов используйте корпоративную почту на собственном домене с настроенными записями SPF и DKIM — это снижает риск попадания в спам и повышает доставляемость.
Как проверить результат
Все письма в статусе «Отправлено»
Массовые ошибки или письма застряли в исходящих
Письмо пришло во «Входящие», параметры подставлены корректно
Письмо в спаме, пустые поля вместо данных
Отчёт пришёл в заданное время с корректными данными за период
Письма нет, в журнале регистрации ошибка выполнения задания
Типичные ошибки при массовой рассылке
Большинство проблем с рассылкой в 1С связано не с самой программой, а с почтовой инфраструктурой и качеством данных. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Когда встроенных средств недостаточно
Штатные механизмы 1С закрывают большинство задач, но у них есть ограничения: нет статистики открытий и кликов, нет автоматических цепочек писем, сложно управлять отписками. Если вам нужен полноценный email-маркетинг с аналитикой, используйте связку: выгрузка сегмента контрагентов из 1С в специализированный сервис рассылок или интеграция через API.
Для нестандартных сценариев — например, рассылка SMS, сообщений в мессенджеры или писем со сложной логикой формирования — потребуется доработка: внешняя обработка или расширение конфигурации. Такую задачу лучше поручить разработчику 1С, предварительно сформулировав требования: источник получателей, шаблон, расписание, обработка ошибок.
Как выбрать инструмент
Частые вопросы
Можно ли сделать рассылку в 1С:Бухгалтерии?
Да, но возможности ограничены: доступна отправка писем и печатных форм из документов, а также рассылка отчётов в свежих версиях. Полноценных сегментов и CRM-инструментов в Бухгалтерии нет — для маркетинговых рассылок лучше подходят «Управление торговлей» или «УНФ».
Почему письма из 1С попадают в спам?
Основные причины: отправка с бесплатного почтового ящика, отсутствие записей SPF/DKIM у домена отправителя, спам-слова в теме письма, большой объём за короткое время. Решение — корпоративная почта на своём домене с корректными DNS-записями и умеренная частота отправки.
Работает ли рассылка отчётов, если 1С закрыта?
В файловой базе — нет: регламентные задания выполняются только в запущенном сеансе. В клиент-серверном варианте рассылку выполняет сервер 1С, поэтому программа у пользователей может быть закрыта. Для файловой базы оставляйте открытый сеанс под служебным пользователем.
Как разослать счета на оплату всем клиентам разом?
Откройте список документов «Счёт на оплату», выделите нужные строки и используйте команду отправки по электронной почте (обычно в меню «Ещё»). К каждому письму будет приложен PDF именно того счёта, который относится к получателю. Предварительно настройте шаблон письма для этого типа документов.
Что делать, если при проверке учётной записи возникает ошибка подключения?
Проверьте три вещи: адрес и порт SMTP-сервера по справке вашего почтового сервиса, тип шифрования (SSL/TLS) и то, что вместо обычного пароля используется пароль приложения. Также убедитесь, что антивирус или брандмауэр не блокирует исходящие соединения 1С на почтовый порт.
Что важно запомнить
Массовая рассылка в 1С строится на трёх элементах: настроенной учётной записи почты (с паролем приложения), правильном инструменте под задачу (групповая отправка, шаблоны с параметрами или рассылка отчётов по расписанию) и проверке результата через журнал взаимодействий. Перед боевой отправкой всегда делайте тест на свой адрес и учитывайте лимиты почтового сервиса.