Как добавить согласующих в 1С:Документооборот

Согласование документов — один из базовых процессов в 1С:Документооборот. Чтобы документ ушёл на визирование, системе нужно знать, кто именно будет его рассматривать: конкретные сотрудники, руководители подразделений или держатели ролей. Согласующих можно добавить вручную при запуске процесса, задать в шаблоне процесса либо настроить автоматическое определение через роли и алгоритмы.

Выбор способа зависит от того, насколько типовой у вас документооборот. Если состав визирующих меняется от документа к документу — удобнее ручное назначение. Если маршрут стабилен (например, договор всегда визируют юрист, финансист и директор) — правильнее настроить шаблон процесса, чтобы пользователи не собирали список согласующих каждый раз заново.

Ниже разобраны все основные способы: от простого добавления исполнителя в карточке процесса до настройки автоподстановки согласующих через роли и условия маршрутизации. Инструкции ориентированы на типовую конфигурацию 1С:Документооборот 8 (редакции КОРП и ПРОФ); названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии.

Что нужно проверить перед добавлением согласующих

Прежде чем добавлять согласующих, убедитесь, что в системе заведены сами пользователи и им назначены права. Согласующий должен быть действующим пользователем информационной базы, привязанным к элементу справочника «Сотрудники» (в новых версиях) или «Пользователи». Если сотрудник уволен или заблокирован, процесс на нём зависнет с ошибкой.

Второе условие — права на работу с документами нужного вида. Проверьте раздел «Настройка и администрирование → Права доступа»: у согласующего должен быть доступ как минимум на чтение документа, иначе он получит задачу, но не сможет открыть вложение. Это одна из самых частых причин «зависших» согласований.

Третий момент — вид документа. В настройках вида документа (НСИ → Виды документов) может быть задан обязательный шаблон согласования или запрет на ручное изменение состава участников. Если шаблон жёстко закреплён, добавить произвольного согласующего вручную не получится — потребуется изменить сам шаблон или настройки вида документа.

Контрольные точки

Как проверить готовность к согласованию

Сотрудник в справочнике

Норма

Есть активная карточка сотрудника, привязана к пользователю

Тревожный признак

Сотрудник помечен на удаление или не связан с пользователем

Права доступа

Норма

Согласующий открывает документ и видит вложения

Тревожный признак

Задача приходит, но документ не открывается

Шаблон процесса

Норма

Шаблон заполнен, исполнители определяются без ошибок

Тревожный признак

При старте процесса — сообщение «не удалось определить исполнителя»

Ручное добавление согласующего в процесс

Самый простой сценарий — добавить согласующего непосредственно при запуске согласования конкретного документа. Откройте карточку документа, нажмите кнопку «Согласование» (или «Запустить процесс → Согласование»). Откроется карточка процесса со списком исполнителей.

В табличной части «Исполнители» нажмите «Добавить» и выберите сотрудника из справочника. Укажите вариант согласования: «Согласовано» (обычное визирование), «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано» — фактически это определяет, какие результаты будут доступны исполнителю. При необходимости задайте срок исполнения и порядок: согласующие могут идти последовательно (один за другим) или параллельно (все получают задачу одновременно).

После заполнения нажмите «Запустить». Проверка результата: у каждого согласующего в разделе «Мои задачи» появится задача «Согласовать документ», а в карточке документа на вкладке процессов отобразится активный процесс с текущим этапом.

1. 1
   Откройте карточку документа и нажмите «Согласование»
2. 2
   В списке исполнителей нажмите «Добавить» и выберите сотрудника
3. 3
   Укажите порядок: последовательно или параллельно с другими
4. 4
   Задайте срок исполнения и комментарий при необходимости
5. 5
   Нажмите «Запустить» и проверьте появление задачи у согласующего

Настройка шаблона процесса согласования

Если один и тот же тип документов всегда проходит через фиксированный круг лиц, создайте шаблон. Перейдите в раздел «НСИ» (или «Настройка») → «Шаблоны процессов» → «Согласование» и создайте новый элемент. Дайте шаблону понятное название, например «Согласование договоров с поставщиками».

В табличной части шаблона добавьте исполнителей. Здесь доступны три варианта указания: конкретный сотрудник, роль (например, «Руководитель подразделения автора») или автоподстановка. Роли предпочтительнее: при кадровых перестановках не придётся переписывать шаблон — система сама определит актуального держателя роли на момент запуска процесса.

Готовый шаблон привяжите к виду документа: откройте вид документа в НСИ и на закладке настроек процессов укажите шаблон согласования как используемый по умолчанию. Тогда при нажатии «Согласование» в карточке документа список согласующих заполнится автоматически, и пользователю останется только запустить процесс.

Добавление согласующих через роли и автоподстановки

Роль — это указатель на должность или функцию, а не на конкретного человека. Типовые роли вроде «Руководитель подразделения» или «Ответственный за договоры» позволяют строить маршруты, устойчивые к кадровым изменениям. Настраиваются роли в разделе «НСИ → Роли исполнителей»: в карточке роли перечисляются держатели (сотрудники), а в шаблоне процесса вместо фамилии указывается сама роль.

Автоподстановки работают гибче: например, «Непосредственный руководитель автора документа» вычисляется по структуре подразделений на момент старта процесса. Это удобно для заявок и служебных записок, где согласующий зависит от того, кто создал документ. Состав доступных автоподстановок зависит от редакции конфигурации.

При использовании ролей обязательно проверяйте, что у роли есть хотя бы один активный держатель. Если роль пуста или все её держатели недействующие, процесс остановится с ошибкой определения исполнителя, и документ «повиснет» до вмешательства администратора.

Способы указания согласующих

Конкретный сотрудник

Подходит для разовых процессов и малых компаний; требует ручной правки шаблонов при увольнении или замене

Роль исполнителя

Подходит для стабильных маршрутов; нужно поддерживать актуальность держателей ролей

Автоподстановка

Подходит для маршрутов, зависящих от автора или подразделения; ограничена составом встроенных алгоритмов

Условия маршрутизации и сложные схемы

В редакции КОРП доступна условная маршрутизация: состав согласующих может меняться в зависимости от реквизитов документа. Например, договоры свыше определённой суммы дополнительно уходят финансовому директору, а документы конкретного подразделения — профильному юристу. Условия настраиваются в шаблоне процесса или через комплексные процессы с таблицей маршрутизации.

Для многоступенчатых схем используйте комплексный процесс, где согласование — один из этапов наряду с рассмотрением, регистрацией и подписанием. Внутри этапа согласования исполнители добавляются так же: вручную, ролью или автоподстановкой, а порядок задаётся схемой этапов.

При построении сложных маршрутов заранее продумайте поведение при отрицательном результате: что происходит, если кто-то из согласующих ответил «Не согласовано». В настройках процесса можно указать, прерывается ли согласование сразу или продолжается до конца, а также отправляется ли документ на доработку автору с последующим повторным циклом.

Частые ошибки и их последствия

Наиболее распространённая ошибка — добавление в шаблон конкретных сотрудников вместо ролей. Через полгода человек увольняется, и все процессы по шаблону начинают падать или уходить недействующему пользователю. Вторая типичная проблема — отсутствие у согласующего прав на вид документа, из-за чего задача есть, а работать с ней нельзя.

Ещё одна ошибка — смешение последовательного и параллельного порядка без понимания разницы. При последовательном согласовании каждый следующий исполнитель ждёт предыдущего, и процесс растягивается; при параллельном все визируют одновременно, но замечания могут противоречить друг другу, и автору придётся их сводить.

Как проверить, что согласование работает правильно

После настройки запустите тестовый документ по полному маршруту. Убедитесь, что задачи приходят нужным людям в правильном порядке, документ открывается из задачи, а результаты согласования фиксируются в карточке документа (лист согласования). Проверьте и негативный сценарий: ответьте «Не согласовано» и посмотрите, уйдёт ли документ на доработку.

Полезно периодически контролировать зависшие процессы. В 1С:Документооборот есть отчёты по процессам и задачам, показывающие просроченные и неактивные согласования. Регулярный просмотр такого отчёта помогает вовремя заметить пустые роли, уволенных исполнителей и документы, застрявшие на чьём-то этапе.

Частые вопросы

Можно ли добавить согласующего в уже запущенный процесс?

Да, если у вас есть права на изменение процесса: откройте карточку активного процесса согласования и добавьте исполнителя в список. Учтите, что прерванные или завершённые этапы изменить нельзя — новый участник включится только в текущий или последующий этап. В некоторых настройках видов документов изменение состава участников после запуска может быть запрещено.

Почему при запуске согласования появляется ошибка «Не удалось определить исполнителя»?

Чаще всего причина в пустой роли: у роли, указанной в шаблоне, нет ни одного действующего держателя, либо автоподстановка не смогла вычислить сотрудника (например, у автора документа не заполнен руководитель в структуре подразделений). Откройте карточку роли и проверьте список держателей, а также заполненность кадровых данных автора документа.

Чем отличается согласование от подписания в 1С:Документооборот?

Согласование — это визирование содержания документа ответственными лицами с результатами «Согласовано / С замечаниями / Не согласовано». Подписание — отдельный процесс, обычно завершающий, где руководитель ставит подпись (в том числе электронную). Согласующих и подписантов настраивают в разных шаблонах процессов, хотя механика добавления исполнителей одинаковая.

Как настроить, чтобы разные суммы договора согласовывали разные люди?

Используйте условия маршрутизации (доступны в редакции КОРП): в шаблоне или комплексном процессе задайте условие по реквизиту «Сумма» и назначьте дополнительный этап согласования, который выполняется только при превышении порога. Если редакция не поддерживает условия, альтернатива — несколько видов документов с отдельными шаблонами согласования.

Что делать, если согласующий ушёл в отпуск?

Используйте механизм замещения: в карточке сотрудника или через обработку «Отсутствия» укажите заместителя на период отсутствия — задачи согласования будут перенаправлены ему автоматически. Если замещение не настроено, администратор может вручную переадресовать конкретные задачи другому исполнителю из карточки процесса.