Как делать рассылку в 1С

Под рассылкой в 1С обычно понимают две разные задачи: автоматическую отправку отчётов руководителям по расписанию и массовую отправку писем клиентам или контрагентам — счета, прайсы, уведомления, рекламные предложения. В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 для этого есть встроенные механизмы, которые не требуют программирования.

Основной инструмент — подсистема «Рассылка отчётов» из библиотеки стандартных подсистем (БСП). Она есть в большинстве типовых решений: «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «1С:Документооборот», «Бухгалтерия предприятия» (в частичном виде). Для маркетинговых рассылок по базе контрагентов используются механизмы взаимодействий и сегментов партнёров либо сторонние обработки.

Прежде чем настраивать любую рассылку, убедитесь, что у вас есть права администратора или доступ к разделу настройки почты, а также данные корпоративного или служебного почтового ящика: адрес, пароль (или пароль приложения), параметры SMTP-сервера. Без рабочей учётной записи отправка невозможна.

Настройка учётной записи электронной почты

Первый обязательный шаг — подключить почтовый ящик, от имени которого будут уходить письма. В типовых конфигурациях путь выглядит так: раздел «Администрирование» → «Органайзер» (или «Общие настройки») → «Настройка электронной почты» → «Учётные записи электронной почты». В некоторых конфигурациях учётные записи находятся в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка интеграции».

При создании учётной записи укажите адрес электронной почты, имя отправителя (оно будет отображаться у получателя) и пароль. Для большинства публичных почтовых сервисов (Яндекс, Mail.ru, Google) 1С подберёт параметры серверов автоматически. Если используется корпоративная почта на собственном домене, параметры SMTP и POP3/IMAP придётся ввести вручную — их можно уточнить у системного администратора.

Обратите внимание: многие почтовые сервисы не принимают обычный пароль от ящика при подключении из внешних программ. Для Яндекс.Почты, Gmail и ряда других нужно создать отдельный «пароль приложения» в настройках безопасности почтового сервиса и использовать именно его. Это самая частая причина ошибки «не удалось подключиться к серверу».

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Настройка электронной почты» → «Учётные записи»
2. 2
   Создайте новую учётную запись, укажите адрес, имя отправителя и пароль приложения
3. 3
   Проверьте автоматически определённые параметры SMTP-сервера или введите их вручную
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что проверка отправки прошла успешно
5. 5
   Установите признак использования учётной записи для отправки писем

Рассылка отчётов по расписанию

Механизм «Рассылка отчётов» предназначен для автоматической отправки сформированных отчётов заданному списку получателей. Типичный сценарий: каждое утро директору приходит отчёт по продажам за вчерашний день, а раз в неделю — взаиморасчёты с дебиторами. Один раз настроив рассылку, вы избавляете себя от ручной работы.

Рассылка отчётов находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Рассылка отчётов» (в некоторых конфигурациях — в разделе «Отчёты»). Если пункта нет, проверьте, включена ли соответствующая функциональная опция, и есть ли у пользователя права на настройку рассылок.

Создание новой рассылки

Создайте новый элемент справочника «Рассылки отчётов» и задайте понятное наименование, например «Продажи за день — директору». На вкладке настройки добавьте нужный отчёт: укажите вид отчёта (например, «Продажи» или «Взаиморасчёты с контрагентами»), вариант отчёта и формат вложения — PDF, HTML, Excel (MXL). Для периодических отчётов настройте параметры так, чтобы период вычислялся автоматически: «вчера», «прошлая неделя», «текущий месяц».

Далее заполните список получателей: адреса можно вводить вручную или подбирать из справочников пользователей и контрагентов. Укажите тему и текст письма — в теме допустимо использовать автоподстановки, например дату формирования отчёта. Затем настройте расписание: ежедневно в заданное время, по дням недели или по датам месяца.

Проверка и ручной запуск

Перед включением расписания выполните рассылку вручную кнопкой «Выполнить сейчас» и убедитесь, что письмо дошло до тестового адреса, отчёт открылся и содержит актуальные данные. Только после успешной проверки включайте автоматическое выполнение по расписанию.

Массовая рассылка писем контрагентам

Для отправки писем группе клиентов — акций, уведомлений, прайс-листов — в типовых конфигурациях используются взаимодействия и сегменты партнёров. В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» последовательность такая: создайте сегмент партнёров (раздел «CRM и маркетинг» → «Сегменты партнёров»), задайте правила формирования сегмента — например, все клиенты с продажами за последний квартал или все партнёры из определённого региона.

Затем создайте рассылку: в разделе «CRM и маркетинг» выберите «Рассылки и опросы» → «Рассылки клиентам», укажите сегмент получателей, тему и текст письма. Письма будут отправлены на адреса электронной почты, указанные в карточках партнёров. Контрагенты без заполненного адреса будут автоматически пропущены — поэтому перед рассылкой полезно проверить полноту контактной информации.

Если в вашей конфигурации нет подсистемы маркетинга (например, в «Бухгалтерии предприятия»), массовую отправку можно организовать через групповую обработку документов: выделите нужные счета или акты в списке и используйте команду отправки по электронной почте — печатные формы уйдут вложениями на адреса контрагентов из документов.

Рассылка документов и печатных форм

Частая практическая задача — разослать пакет документов: счета на оплату в начале месяца, акты сверки, закрывающие документы. В списке документов выделите нужные строки (через Ctrl или Shift), нажмите кнопку отправки по электронной почте (конверт на панели инструментов или команда в меню «Ещё») и выберите формат вложения — PDF или MXL.

1С сформирует по одному письму на каждый документ и подставит адрес получателя из карточки контрагента. Перед отправкой система покажет список писем — проверьте адреса и вложения, при необходимости отредактируйте текст отдельных писем. Для актов сверки и счетов удобно настроить шаблон текста письма, чтобы не вводить его каждый раз.

Перед массовой отправкой документов сделайте тестовую рассылку на свой собственный адрес: так вы увидите письмо глазами получателя — корректность темы, читаемость вложения, правильность подстановки номера и суммы документа.

Альтернативные способы: обработки и доработки

Когда типовых механизмов не хватает — например, нужна рассылка с персонализированным текстом для каждого получателя, подстановкой данных из базы в тело письма или отправкой через внешний сервис — применяют внешние обработки или доработку конфигурации. Простейший вариант без изменения конфигурации: обработка, которая обходит справочник контрагентов и программно формирует письма через объект ИнтернетПочта платформы.

Для крупных маркетинговых рассылок 1С часто интегрируют со специализированными сервисами email-маркетинга: база синхронизируется по API или через выгрузку файла, а сама отправка идёт через сервис, обеспечивающий доставляемость и статистику открытий. Такой вариант снижает риск попадания в спам-листы и снимает ограничения почтового ящика на объём отправок.

Сравнение способов рассылки

Рассылка отчётов (типовая)

Подходит для регламентных отчётов руководству по расписанию. Ограничение: отправляет только отчёты и произвольные вложения, не подходит для персонализированных писем клиентам.

Рассылки по сегментам партнёров

Подходит для маркетинговых писем клиентам в конфигурациях с подсистемой CRM и маркетинга. Ограничение: требует заполненных email-адресов у партнёров.

Отправка документов из списка

Подходит для разовой отправки счетов, актов, накладных. Ограничение: текст письма одинаковый или редактируется вручную, нет расписания.

Внешние обработки и доработки

Подходят для нестандартных сценариев: персонализация, интеграция с сервисами. Ограничение: требуют навыков разработки или привлечения специалиста.

Типичные ошибки и их устранение

Большинство проблем с рассылкой сводится к настройкам почты и правам доступа. Ошибка аутентификации почти всегда означает, что используется обычный пароль вместо пароля приложения, либо в почтовом сервисе запрещён доступ из внешних программ — проверьте настройки безопасности ящика. Ошибка соединения с сервером указывает на неверные параметры SMTP, закрытый порт на файрволе или блокировку антивирусом.

Если рассылка по расписанию не выполняется, проверьте три вещи: активно ли регламентное задание «Рассылка отчётов», не заблокировано ли оно, и что пишет журнал регистрации по этому заданию. В файловых базах дополнительно убедитесь, что в момент выполнения задания запущен сеанс 1С, в котором разрешено выполнение регламентных заданий.

Контрольные точки

Как проверить результат

Тестовое письмо

Норма

Письмо пришло на тестовый адрес, вложение открывается, данные корректны

Тревожный признак

Письмо не пришло, попало в спам или вложение не открывается

Регламентное задание

Норма

В журнале регистрации есть записи об успешном выполнении рассылки по расписанию

Тревожный признак

Задание не выполнялось или завершилось с ошибкой

Полнота доставки

Норма

Все получатели из списка получили письма, адреса актуальны

Тревожный признак

Часть получателей пропущена из-за пустых адресов в карточках

Часто задаваемые вопросы

Можно ли делать рассылку в 1С:Бухгалтерии?

В «Бухгалтерии предприятия» нет полноценной подсистемы маркетинговых рассылок, но доступна отправка документов по электронной почте из списков документов, а в свежих релизах присутствует и механизм рассылки отчётов. Для массовых рекламных рассылок по базе контрагентов потребуется внешняя обработка или интеграция с email-сервисом.

Почему письма из 1С попадают в спам?

Частые причины: отправка с бесплатного публичного ящика вместо корпоративного домена, рекламные формулировки в теме, большое число однотипных писем за короткое время, отсутствие у домена записей SPF и DKIM. Используйте корпоративную почту, согласованные тексты и разумную частоту отправки.

Как отправить отчёт сразу нескольким руководителям в разное время?

Создайте отдельную рассылку для каждого сочетания получателей и расписания: одна рассылка имеет одно расписание. Например, «Продажи ежедневно в 8:00» для коммерческого директора и «Продажи по понедельникам в 9:00» для генерального — это два разных элемента справочника рассылок.

Работает ли рассылка, если 1С закрыта?

В клиент-серверном варианте регламентные задания выполняются на сервере независимо от открытых сеансов. В файловой базе рассылка по расписанию выполняется только при запущенном сеансе 1С, в котором разрешено выполнение регламентных и фоновых заданий. Для файловых баз нередко настраивают отдельный служебный сеанс на сервере или компьютере бухгалтерии.

Есть ли ограничение на количество писем в рассылке?

Сама 1С жёсткого лимита не накладывает, но его устанавливает почтовый сервис: у публичных ящиков суточные лимиты отправки обычно составляют от нескольких сотен писем. При превышении ящик временно блокируют. Для больших объёмов используйте корпоративный почтовый сервер или специализированные сервисы рассылок.

Можно ли вставить данные из 1С прямо в текст письма?

В типовых рассылках отчётов в тему и текст можно подставлять автозаполняемые поля, например дату формирования. Полноценная персонализация — имя клиента, сумма задолженности, номер договора в теле письма — требует доработки или внешней обработки, где текст формируется программно по шаблону с подстановкой данных из базы.