CRM в 1С:УНФ 8.3: как пользоваться

Блок CRM в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) 8.3 закрывает базовые задачи отдела продаж: учёт клиентов и контактов, фиксацию обращений, ведение сделок через заказы покупателей, напоминания о звонках и встречах. Для малого бизнеса этого обычно достаточно, чтобы не вести клиентов в Excel и не терять заявки.

Главное отличие от внешних CRM-систем — всё живёт в одной базе с продажами, складом и деньгами. Менеджер создаёт заказ прямо из карточки клиента, а руководитель видит историю общения и оплат без переключения между программами. Платить за отдельную подписку и настраивать интеграции не нужно.

Материал ориентирован на пользователя, который впервые включает CRM-функции в УНФ: где находятся нужные разделы, как завести лида и клиента, как вести события и контролировать работу менеджеров. Интерфейс описан для режима «Такси», который используется в актуальных релизах УНФ 8.3.

Что входит в CRM-блок УНФ и где он находится

Функциональность CRM в УНФ распределена между разделом «CRM» и разделом «Продажи». В разделе CRM собраны инструменты общения с клиентами: события (звонки, письма, встречи), напоминания, кампании, прайс-листы и шаблоны сообщений. В разделе «Продажи» ведутся лиды, заказы покупателей, счета на оплату и акты.

Основные объекты, с которыми работает менеджер:

• Лиды — потенциальные клиенты, по которым ещё не принято решение о работе. Отдельный справочник позволяет не засорять базу контрагентов «холодными» контактами.
• Контрагенты — карточки клиентов и поставщиков с контактами, договорами, банковскими счетами и историей документов.
• События — документы фиксации взаимодействий: входящий или исходящий звонок, письмо, встреча, прочее событие.
• Заказы покупателей — основной рабочий документ продажи, из которого создаются счета, акты и отгрузки.
• Напоминания — всплывающие уведомления, привязанные к дате и предмету (событию, заказу, клиенту).

Дополнительно в УНФ есть возможности массовых рассылок SMS и писем, сегменты контрагентов, воронка продаж по состояниям заказов и отчёты по менеджерам. Их подключают по мере необходимости, не обязательно всё сразу.

Как включить CRM-функции в настройках

По умолчанию часть возможностей CRM в УНФ выключена, чтобы не перегружать интерфейс. Перед началом работы проверьте настройки: откройте «Компания» → «Ещё больше возможностей» (в некоторых релизах — «Настройки» → «Ещё больше возможностей») и найдите группу «CRM».

1. 1
   Откройте раздел «Компания» → «Ещё больше возможностей».
2. 2
   На закладке «CRM» включите нужные опции: учёт событий, напоминания, рассылки, лиды.
3. 3
   Проверьте настройки почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер» или «Общие настройки», если планируете отправку писем из программы.
4. 4
   Убедитесь, что у пользователей-менеджеров есть права на разделы CRM и Продажи.
5. 5
   Перезапустите сеанс, если новые пункты меню не появились.

Если какие-то пункты меню недоступны, причина почти всегда в правах пользователя или в выключенной функциональной опции. Проверку прав выполняет администратор через раздел «Компания» → «Настройки и администрирование» → «Настройка прав и пользователей».

Работа с лидами: от заявки до перевода в клиента

Лид — это необработанный контакт: человек оставил заявку, позвонил или написал, но покупку ещё не совершал. Лиды вводятся в справочник «Лиды» (раздел «Продажи» или «CRM», в зависимости от релиза). В карточке укажите наименование, контактные данные, источник обращения и комментарий — чего хочет клиент.

Дальнейшая работа строится через события: менеджер созванивается с лидом, фиксирует результат звонка и ставит напоминание о следующем контакте. Если интерес подтверждён, лида переводят в контрагенты — программа создаёт карточку клиента на основании данных лида, дублировать ввод вручную не нужно.

Если лид «остыл», его не удаляют, а помечают как неактуального (или фиксируют причину отказа в событии). Это сохраняет историю: через полгода клиент может вернуться, и менеджер увидит, о чём уже шла речь.

Типичная ошибка — работать без лидов

Многие компании заводят всех сразу в контрагенты. Через год справочник разбухает от сотен «мертвых» карточек, отчёты по клиентам искажаются, а поиск нужного покупателя занимает минуты. Разделение на лиды и клиентов — простая дисциплина, которая окупается очень быстро.

Карточка клиента: что заполнять и зачем

Карточка контрагента в УНФ — центральная точка работы с клиентом. Минимально полезный набор полей: полное наименование, ИНН и КПП (для юрлиц — программа может подставить реквизиты по ИНН через сервис 1С:Контрагент при наличии подписки), телефоны, email, ответственный менеджер и группа доступа, если клиенты разделены между менеджерами.

На закладках карточки хранятся договоры, банковские счета, контактные лица и адреса доставки. Заполненные заранее договор и счёт избавляют от ручного ввода в каждом документе — программа подставит их автоматически при создании заказа.

Из карточки клиента доступна панель связанных документов: заказы, счета, акты, оплаты и события. Это быстрый способ ответить на вопрос «что у нас с этим клиентом» — видны отгрузки, долги и последние контакты.

События и напоминания: как не потерять договорённости

Документ «Событие» — главный инструмент фиксации общения. Создайте его из раздела CRM или кнопкой «Создать на основании» из карточки клиента. Выберите тип (входящий/исходящий звонок, письмо, встреча), укажите участников, тему и содержание — о чём договорились.

Ключевое поле — «Дата начала» и «Дата окончания» события. Если событие плановое (звонок завтра в 11:00), оно появится в календаре раздела CRM и в списке текущих дел. Просроченные незавершённые события подсвечиваются — это встроенный контроль дисциплины менеджеров.

Напоминания настраиваются отдельно: в карточке события, заказа или клиента нажмите «Напомнить» и задайте дату и текст. Программа покажет всплывающее окно в указанное время. Напоминания привязаны к пользователю — каждый менеджер видит свои.

Договоритесь внутри команды о едином правиле: любой звонок клиенту завершается записью события с результатом и следующим шагом. Без этого правила база событий быстро превращается в хаотичный дневник, по которому невозможно восстановить историю сделки.

Продажа: от заказа покупателя до оплаты

Рабочий цикл сделки в УНФ выглядит так: из карточки клиента или раздела «Продажи» создаётся «Заказ покупателя», в нём указываются товары, цены и состояние (например, «В работе», «Ожидает оплаты», «Выполнен» — список состояний настраивается). На основании заказа одной кнопкой создаются счёт на оплату, расходная накладная или акт выполненных работ.

Состояния заказов образуют воронку продаж: руководитель видит, сколько заказов на каком этапе «застряло». Это простейший, но рабочий аналог воронки из облачных CRM. Настраиваются состояния в справочнике «Состояния заказов покупателей».

Оплата отражается документами «Поступление на счёт» или «Приходный кассовый ордер» с указанием заказа. После этого в заказе видна сумма оплаты, а в карточке клиента — актуальная задолженность. Взаиморасчёты по клиенту проверяются отчётом «Расчёты с покупателями» или «Дебиторская задолженность» в разделе «Деньги».

Контрольные точки

Как проверить результат

Связь документов

Норма

Из заказа видны созданные счёт, накладная и оплата

Тревожный признак

Документы созданы отдельно, без основания — оплаты не «закрывают» заказ

Задолженность клиента

Норма

Отчёт по расчётам совпадает с данными карточки клиента

Тревожный признак

В карточке одна сумма, в отчёте другая — есть непроведённые или не связанные документы

Статусы заказов

Норма

Каждый заказ имеет актуальное состояние

Тревожный признак

Масса заказов в состоянии «В работе» месячной давности — воронка не отражает реальность

Отчёты и контроль работы менеджеров

Для контроля CRM-работы в УНФ полезны несколько штатных отчётов. «События» (раздел CRM) показывает, кто, когда и с кем общался. «Анализ заказов покупателей» и «Воронка продаж» — состояние сделок. «Валовая прибыль» и «Продажи» в разделе «Продажи» — выручку и маржу по менеджерам и клиентам.

Руководителю достаточно двух регулярных проверок: нет ли клиентов без событий за последние недели (забытые клиенты) и нет ли просроченных событий и заказов (сорванные обещания). Обе проверки делаются отборами в списках, без специальных доработок.

Когда встроенного CRM в УНФ недостаточно

Возможности CRM в УНФ покрывают учёт клиентов, событий, заказов и простую воронку. Но есть сценарии, где штатных средств не хватает: сложные многоэтапные воронки с автоматическими переходами, телефония с записью разговоров и всплывающей карточкой, сквозная аналитика рекламы, чат-боты и омниканальные коммуникации.

В таких случаях обычно рассматривают интеграцию УНФ с внешней CRM (например, через обмен данными) или переход на специализированные решения линейки 1С совместно с УНФ. Признак, что пора задуматься о расширении: менеджеры ведут часть работы в мессенджерах и заметках, потому что «в программе это неудобно или невозможно».

До перехода на внешнюю систему стоит честно оценить: используется ли хотя бы то, что уже есть в УНФ. Практика показывает, что значительная часть «недостающих функций» на самом деле просто не включена в настройках или не принята командой как стандарт работы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Клиентов немного, продажи простые (счёт — оплата — отгрузка)Используйте штатные заказы покупателей, события и напоминания — этого достаточно

Нужно разделить поток заявок от реальных клиентовВключите учёт лидов и переводите их в контрагенты только после квалификации

Нужна запись звонков, автоматическая воронка, чат-ботыРассмотрите интеграцию УНФ с внешней CRM или телефонией через готовые обмены

Менеджеры игнорируют программу и ведут клиентов в заметкахСначала упростите процесс: уберите лишние обязательные поля и закрепите минимальный регламент — событие после каждого контакта

Частые вопросы о CRM в УНФ 8.3

Можно ли отправлять письма клиентам прямо из УНФ?

Да, если настроена учётная запись электронной почты в разделе администрирования. После настройки письма отправляются из карточки клиента или документа, а отправленные письма можно фиксировать как события. Проверьте, что у пользователя заполнен адрес отправителя и задан пароль приложения, если почтовый сервис его требует.

Чем лид отличается от контрагента в УНФ?

Лид — это необработанный потенциальный клиент, который хранится в отдельном справочнике и не участвует в документах продаж. Контрагент — полноценный клиент, на которого оформляются заказы, счета и акты. Лида переводят в контрагенты, когда подтверждён реальный интерес к покупке.

Почему оплата не закрывает заказ покупателя?

Чаще всего документ оплаты создан вручную без указания заказа в основании или в табличной части. Откройте поступление денег и проверьте, заполнено ли поле заказа. Если нет — укажите заказ и перепроведите документ; взаиморасчёты пересчитаются автоматически.

Как разделить клиентов между менеджерами?

Заполните поле «Ответственный» в карточках контрагентов и включите разделение прав по группам доступа контрагентов в настройках прав пользователей. После этого каждый менеджер будет видеть только своих клиентов, а руководитель — всех.

Есть ли в УНФ воронка продаж?

Да, в упрощённом виде: воронка строится по состояниям заказов покупателей. Настройте список состояний под ваш процесс (например, «Новый — Счёт выставлен — Оплачен — Отгружен») и используйте отчёт «Воронка продаж» или анализ заказов, чтобы видеть распределение сделок по этапам.

Что делать, если пункты меню CRM не отображаются?

Проверьте три вещи: включены ли CRM-функции в «Ещё больше возможностей», есть ли у пользователя соответствующие права, и не используется ли урезанный интерфейс (например, режим «только продажи» в настройках рабочего места). В большинстве случаев проблема решается на уровне прав или функциональных опций.