Как выгрузить сотрудников из 1С:Комплексная автоматизация

Выгрузка сотрудников из 1С:Комплексная автоматизация (КА 2) требуется в разных ситуациях: для передачи списка в кадровое агентство, миграции в другую конфигурацию, сверки с бухгалтерией или подготовки данных для отчётности. В зависимости от цели подходят разные инструменты — от простого сохранения табличного документа до полноценной выгрузки через «Универсальный обмен данными».

Важно понимать различие двух объектов: справочник «Сотрудники» (кадровые данные: ФИО, должность, подразделение, даты приёма и увольнения) и справочник «Физические лица» (персональные данные: ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес). Часто под «выгрузкой сотрудников» подразумевают и то, и другое, поэтому перед началом определите, какой именно набор полей нужен получателю данных.

Ниже рассмотрены основные способы: через типовые отчёты с сохранением в Excel, через обработку «Выгрузка и загрузка данных XML», через универсальный обмен и через произвольный запрос. Для каждого способа указаны условия применения, ограничения и способ проверки результата.

Способ 1. Выгрузка через типовые отчёты в Excel

Самый простой вариант, когда нужен читаемый список сотрудников для человека, а не для загрузки в другую систему. Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам» (в некоторых релизах: «Зарплата и кадры» → «Отчёты, справки»). Там доступны отчёты «Штатная расстановка», «Список сотрудников», «Личные данные сотрудников» и другие.

Настройте отбор: период, организацию, подразделение, признак «включая уволенных». Сформируйте отчёт, затем нажмите «Ещё» → «Сохранить» или используйте стандартную кнопку сохранения табличного документа. Выберите формат XLSX, MXL или CSV — Excel корректно открывает все три.

Проверьте результат: откройте файл и убедитесь, что количество строк совпадает с ожидаемой численностью, а колонки содержат нужные поля. Если каких-то колонок не хватает, откройте настройки отчёта («Настройки» → «Расширенные») и добавьте нужные поля через конструктор СКД — например, дату приёма, табельный номер или вид занятости.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»
2. 2
   Выберите «Список сотрудников» или «Штатная расстановка»
3. 3
   Установите отбор по организации, периоду, подразделению
4. 4
   При необходимости добавьте поля через «Настройки» → «Расширенные»
5. 5
   Сформируйте отчёт и сохраните его как XLSX или CSV
6. 6
   Проверьте количество строк и полноту колонок в файле

Способ 2. Выгрузка списка справочника напрямую

Если нужна простая таблица без группировок, откройте справочник «Сотрудники» («НСИ и администрирование» → «Сотрудники» или «Кадры» → «Сотрудники»). В форме списка нажмите «Ещё» → «Вывести список». В появившемся окне отметьте нужные колонки: наименование, организация, подразделение, должность, дата приёма, дата увольнения.

Программа сформирует табличный документ, который сохраняется тем же способом — в XLSX, MXL, CSV или ODS. Этот вариант удобен для быстрой выгрузки по текущему отбору: например, только действующих сотрудников конкретного подразделения, если отбор в списке уже настроен.

Ограничение способа: выгружаются только реквизиты, доступные в списке. Персональные данные физлица (паспорт, СНИЛС, адрес) через «Вывести список» не получить — для них используйте отчёт «Личные данные сотрудников» или справочник «Физические лица» с соответствующими правами доступа.

Способ 3. Перенос в другую базу 1С через XML

Когда сотрудников нужно загрузить в другую информационную базу (например, из КА в ЗУП или в другую КА), табличные документы не подойдут — нужна выгрузка объектов со всеми связями. Для этого используется обработка «Выгрузка и загрузка данных XML», которую можно запустить через «Файл» → «Открыть» (обработка входит в состав типовой поставки или доступна на диске ИТС).

В обработке отметьте объекты для выгрузки: справочники «Сотрудники», «Физические лица», «Подразделения организаций», «Должности», а при необходимости — регистры сведений с кадровыми данными. Укажите период и отбор по организации. Обработка выгрузит объекты в XML-файл, который затем загружается той же обработкой в базе-приёмнике.

Критичное условие: конфигурации источника и приёмника должны иметь совместимую структуру метаданных. Обмен между КА 2.4 и КА 2.5 близких релизов обычно проходит без проблем, а вот выгрузка из КА 1.1 в КА 2 потребует официальных правил конвертации и обработки «Универсальный обмен данными в формате XML».

Способ 4. Универсальный обмен данными с правилами

Если нужен гибкий контроль над составом полей и преобразованием данных, используйте обработку «Универсальный обмен данными в формате XML» (V8Exch82.epf / MD83Exp.epf в зависимости от режима совместимости). Она работает с правилами конвертации, которые можно создать в «Конвертации данных 2.1» или взять типовые.

Сценарий: загрузите правила, на закладке «Выгружаемые данные» отметьте объекты (сотрудники, физлица, кадровые регистры), задайте отбор и запустите выгрузку. Этот способ подходит, когда приёмник — база другой конфигурации и требуется сопоставление реквизитов, например выгрузка из КА в «Бухгалтерию предприятия» для синхронизации справочников.

Обратите внимание, что для синхронизации между типовыми конфигурациями 1С чаще удобнее штатный механизм «Синхронизация данных» («Администрирование» → «Синхронизация данных»): он уже содержит готовые правила для пары КА ↔ БП, КА ↔ ЗУП и не требует ручной настройки конвертации.

Сравнение способов выгрузки

Отчёт в Excel

Быстро и просто; подходит для передачи человеку. Не подходит для загрузки в другую базу 1С

Вывести список справочника

Минимум действий, гибкий отбор; выгружает только реквизиты списка без персональных данных

Выгрузка и загрузка данных XML

Переносит объекты со связями между идентичными конфигурациями; требует совместимости релизов

Универсальный обмен с правилами

Максимальная гибкость и конвертация между разными конфигурациями; требует навыков и правил обмена

Синхронизация данных

Штатный механизм для типовых пар конфигураций; настраивается один раз, работает по расписанию

Способ 5. Выгрузка произвольного набора полей через запрос

Когда типовые отчёты не дают нужной комбинации полей — например, список сотрудников с ИНН, СНИЛС, датой приёма и текущим окладом в одной таблице — используйте консоль запросов или внешнюю обработку. Запрос собирает данные из справочников «Сотрудники», «Физические лица» и регистров сведений («Кадровая история сотрудников», «Документы физических лиц»).

Результат запроса выводится в таблицу значений, которую можно сохранить в Excel или обработать программно. Этот способ требует права на просмотр соответствующих объектов и базовых навыков языка запросов 1С, но даёт полный контроль над составом выгрузки.

Для регулярных выгрузок по нестандартному шаблону имеет смысл оформить запрос в виде внешнего отчёта на СКД и подключить его через «Дополнительные отчёты и обработки» — тогда пользователи смогут формировать выгрузку самостоятельно, без привлечения разработчика.

Перед выгрузкой уточните у получателя требуемый формат: для загрузки в сторонние системы чаще всего просят CSV с разделителем-точкой с запятой и кодировкой UTF-8. Excel по умолчанию сохраняет CSV в ANSI, поэтому кириллица может «слететь» — проверяйте файл после сохранения.

Проверка полноты выгрузки и типичные ошибки

После любой выгрузки сверьте количество записей с контрольной цифрой: сформируйте отчёт «Численность и текучесть кадров» или посмотрите количество элементов в справочнике с тем же отбором. Расхождение обычно означает, что сработал скрытый отбор — по организации, по дате или по признаку «в архиве».

Типичная ситуация: в выгрузку не попали уволенные сотрудники, хотя они нужны для сверки за период. Причина — отбор «только действующие» в отчёте или в форме списка. Вторая частая проблема — дубли физлиц: один человек заведён дважды, и в выгрузке появляются две строки с одинаковым ФИО. Перед передачей данных выполните поиск дублей через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».

Ограничения прав и безопасность данных

Доступ к выгрузке сотрудников определяется ролями пользователя. Для отчётов по кадрам достаточно прав кадровика или расчётчика, но персональные данные (паспорт, адрес, СНИЛС) видны только при наличии соответствующих профилей доступа. Если в выгрузке пустые колонки персональных данных — проверьте права, а не отчёт.

Файлы с персональными данными храните в защищённых каталогах, передавайте по корпоративным каналам и не отправляйте через публичные мессенджеры. При переносе между базами используйте тестовую загрузку в копию и делайте резервную копию приёмника — это стандартная страховка перед любым массовым изменением данных.

Контрольные точки

Как проверить результат выгрузки

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с численностью по контрольному отчёту с тем же отбором

Тревожный признак

Меньше ожидаемого — сработал скрытый отбор или не хватает прав

Колонки персональных данных

Норма

СНИЛС, ИНН, паспорт заполнены у всех сотрудников

Тревожный признак

Пустые ячейки — нет прав доступа или данные не введены в базу

Кодировка CSV

Норма

Файл открывается с читаемой кириллицей в кодировке UTF-8

Тревожный признак

Символы-«кракозябры» — сохранено в ANSI

Загрузка XML в базу-приёмник

Норма

Объекты созданы, связи с физлицами и подразделениями сохранены

Тревожный признак

Ошибки загрузки или потерянные реквизиты — несовместимость релизов

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выгрузить сотрудников вместе с фотографиями?

Типовые отчёты и обмен XML не переносят присоединённые файлы, к которым относятся фотографии сотрудников. Для их переноса нужна отдельная обработка, выгружающая данные из хранилища присоединённых файлов, либо синхронизация с настройкой переноса присоединённых файлов.

Как выгрузить только действующих сотрудников на конкретную дату?

В отчёте «Список сотрудников» или «Штатная расстановка» установите дату в параметрах и отключите показ уволенных. В форме списка справочника используйте отбор по полю «Дата увольнения» — пустое значение означает, что сотрудник работает.

Почему в выгрузке один человек встречается несколько раз?

В 1С один физлицо может иметь несколько записей в справочнике «Сотрудники» — по основному месту работы и по внутреннему совместительству. Это не ошибка. Если дубли не нужны, выгружайте справочник «Физические лица» или группируйте данные по физлицу в запросе.

Как перенести сотрудников из КА 2 в ЗУП 3?

Используйте штатную синхронизацию данных или обработку «Универсальный обмен данными» с правилами конвертации между конфигурациями. Структуры справочников в КА 2 и ЗУП 3 близки, поэтому типовые правила обычно корректно переносят сотрудников, физлиц и кадровые данные.

Можно ли настроить автоматическую выгрузку по расписанию?

Да, через регламентное задание с внешней обработкой, которая формирует отчёт или выполняет запрос и сохраняет файл в указанный каталог. Для обмена между базами 1С вместо этого настройте синхронизацию данных по расписанию — это штатный и более надёжный механизм.