Выплата бывшим сотрудникам в 1С ЗУП 8.3: как оформить и выплатить

После увольнения сотрудника расчёты с ним не всегда завершены: бывает, что нужно доплатить премию за период, когда он ещё работал, выдать материальную помощь, компенсировать ошибку в расчёте или перечислить присуждённые суммы по решению суда. В 1С:ЗУП 8.3 для этого предусмотрен отдельный механизм выплат бывшим сотрудникам, который не требует восстановления человека в штате и не портит кадровый учёт.

Основной инструмент — документ «Выплата бывшим сотрудникам» в разделе «Зарплата». Он позволяет начислить разовую сумму уволенному лицу, автоматически рассчитать НДФЛ и при необходимости страховые взносы, а затем сформировать ведомость на выплату. Важно понимать: этот документ предназначен именно для разовых доначислений, а не для исправления расчёта при увольнении — для последнего есть другие средства.

Ниже разобрано, в каких ситуациях какой документ использовать, как настроить вид начисления, провести выплату через кассу или банк и проверить, что суммы корректно попали в отчётность по НДФЛ и взносам.

Когда какой документ использовать

Прежде чем создавать документ, определите характер выплаты — от этого зависит выбор инструмента. Не любая сумма уволенному оформляется через «Выплату бывшим сотрудникам».

• Премия за период работы, начисленная после увольнения — если премия относится к месяцам, когда сотрудник работал, корректнее ввести документ «Премия» с флагом начисления бывшим сотрудникам либо доначислить через «Доначисление, перерасчет». В некоторых конфигурациях для этого используется документ «Разовое начисление» с возможностью выбора уволенных.
• Материальная помощь, подарки, компенсации, оплата по договору ГПХ с бывшим работником — документ «Выплата бывшим сотрудникам».
• Ошибка в расчёте при увольнении (не доначислили компенсацию отпуска, неверно посчитали оклад) — исправление вводится документом «Доначисление, перерасчет» или корректировкой документа «Увольнение» в закрытом периоде через механизм исправлений.
• Долг по зарплате, начисленный ранее, но не выплаченный — начисление уже есть, нужна только ведомость на выплату.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно выплатить уже начисленный долг по зарплатеСоздайте ведомость в банк или кассу с отбором уволенного сотрудника — новых начислений не требуется

Нужно разово начислить матпомощь или иную выплату после увольненияИспользуйте документ «Выплата бывшим сотрудникам» в разделе «Зарплата»

Обнаружена ошибка в расчёте при увольненииВведите «Доначисление, перерасчет» на основании документа «Увольнение», а не разовую выплату

Премия относится к отработанному периодуНачислите её документом «Премия» с указанием бывшего сотрудника, чтобы база взносов и НДФЛ сформировалась корректно

Настройка видов выплат бывшим сотрудникам

Перечень доступных выплат хранится в справочнике «Виды выплат бывшим сотрудникам». Найти его можно через раздел «Настройка» — «Виды выплат бывшим сотрудникам» либо через полный список справочников. В типовой поставке уже есть предопределённые элементы, например «Материальная помощь» и «Премия», но при необходимости создаются свои.

В карточке вида выплаты ключевое значение имеют три настройки. Первая — код дохода НДФЛ: от него зависит, как сумма попадёт в 6-НДФЛ и справки о доходах. Например, материальная помощь обычно идёт с кодом 2760 и вычетом 503 в пределах необлагаемого лимита, премия — с кодом 2002 или 2003. Вторая — обложение страховыми взносами: материальная помощь в пределах установленного лимита взносами не облагается, а премии и большинство иных выплат — облагаются. Третья — способ отражения в учёте, если ведётся синхронизация с бухгалтерской программой.

Оформление документа «Выплата бывшим сотрудникам»

Документ находится в разделе «Зарплата» — «Выплаты бывшим сотрудникам» (в некоторых релизах — «Все начисления» с выбором нужного вида документа). Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки состава начислений: в «Настройка» — «Расчет зарплаты» должен быть включён соответствующий функциональный опциональный признак выплат бывшим сотрудникам.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Выплаты бывшим сотрудникам» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, месяц начисления и дату документа
3. 3
   По кнопке «Подбор» или «Добавить» выберите бывшего сотрудника — в списке выбора доступны уволенные
4. 4
   Укажите вид выплаты из справочника и сумму
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ на закладке или в колонке налога; при необходимости откройте подробный расчёт
6. 6
   Установите дату выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ
7. 7
   Проведите документ и сформируйте ведомость по кнопке «Выплатить» или вручную

После подбора сотрудника программа рассчитает НДФЛ автоматически с учётом настроек вида выплаты и ранее предоставленных вычетов. Если у бывшего сотрудника есть право на стандартные вычеты и они не были использованы полностью, программа может применить их к этой выплате — проверьте это в расшифровке расчёта налога.

Дата выплаты в документе важна для НДФЛ: именно она определяет дату фактического получения дохода и срок перечисления налога. Ставьте реальную планируемую дату, а не произвольную — расхождение с датой ведомости создаст расхождения в учёте.

Выплата через ведомость

Начисленная сумма выплачивается стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу», «Ведомость на счета» — в зависимости от способа, принятого в организации. Создать ведомость можно прямо из документа начисления по кнопке «Выплатить» либо из журнала ведомостей в разделе «Выплаты».

При заполнении ведомости вручную обратите внимание на отбор: по умолчанию программа подбирает работающих сотрудников с долгом. Чтобы в ведомость попал уволенный, установите в настройках подбора флаг показа уволенных или выберите сотрудника явно. Сумма к выплате подтянется как начисленная выплата бывшему сотруднику за вычетом НДФЛ.

Если выплата идёт на зарплатную карту, убедитесь, что у бывшего сотрудника в карточке физического лица указан лицевой счёт в рамках зарплатного проекта или реквизиты счёта для перечисления. После увольнения карта могла быть переведена на обычный тариф — реквизиты при этом не меняются, но лучше уточнить у получателя актуальность счёта.

Налоги, взносы и отражение в отчётности

Выплаты бывшим сотрудникам попадают в регламентированную отчётность на общих основаниях. НДФЛ отразится в 6-НДФЛ за период, в котором состоялась выплата: в разделе 1 — срок перечисления и сумма налога, в разделе 2 — дата получения дохода. Облагаемые взносами суммы войдут в базу расчёта страховых взносов и в РСВ за соответствующий период, а также в персонифицированные сведения о физических лицах.

Особый случай — премии, начисленные после увольнения за периоды работы. Они облагаются страховыми взносами в полном объёме, даже если выплачены уже после расторжения договора. Материальная помощь в пределах необлагаемого лимита взносами не облагается. Сверьте настройку обложения в виде выплаты до проведения документа — исправлять задним числом сложнее.

Для проверки корректности используйте отчёты: «Полное сводку начислений, удержаний и выплат», «Анализ НДФЛ по документам основаниям», «Анализ взносов в фонды». В них выплата должна отображаться с правильным кодом дохода, категорией и суммой налога.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок / свод начислений

Норма

Выплата видна у бывшего сотрудника с верным видом и суммой, НДФЛ рассчитан

Тревожный признак

Сумма отсутствует или НДФЛ равен нулю при облагаемом виде выплаты

Ведомость на выплату

Норма

К выплате стоит сумма начисления минус НДФЛ, сотрудник подобран

Тревожный признак

Ведомость пустая — программа не видит долга по уволенному

6-НДФЛ за период выплаты

Норма

Доход и налог попали в отчёт с датой фактической выплаты

Тревожный признак

Выплаты нет в отчёте или дата получения дохода отличается от даты ведомости

РСВ (для облагаемых выплат)

Норма

Сумма вошла в базу по взносам и в персонифицированные сведения

Тревожный признак

Облагаемая премия не попала в базу — проверьте настройку вида выплаты

Типичные ошибки и ограничения

Учтите и ограничения механизма. Документ «Выплата бывшим сотрудникам» не пересчитывает средний заработок и не влияет на расчёт отпускных или больничных — это строго разовая выплата. Если в закрытом периоде нужно исправить сам расчёт при увольнении, используйте механизм исправления документов прошлого периода, который создаст сторнирующие и доначисляющие записи корректно.

Ещё одно ограничение касается уволенных, по которым нет данных о счёте. Если сотрудник получал зарплату через кассу, а теперь просит перечислить деньги на карту, сначала внесите реквизиты счёта в карточку физического лица («Выплата зарплаты» — лицевой счёт), иначе ведомость в банк не сформируется корректно.

Перед массовой выплатой премий уволенным удобно сделать тестовый документ на одном сотруднике, проверить его во всех отчётах (свод, анализ НДФЛ, анализ взносов), и только потом оформлять остальных. Это дешевле, чем исправлять десятки документов после сдачи отчётности.

Ответы на частые вопросы

Можно ли выплатить деньги сотруднику, уволенному несколько лет назад?

Технически да: карточка сотрудника и физического лица сохраняется в базе, и документ «Выплата бывшим сотрудникам» позволяет выбрать любого уволенного. Проверьте актуальность реквизитов счёта и правильность расчёта НДФЛ — за прошедшее время могли измениться ставки и льготы.

Почему в ведомость не подбирается уволенный сотрудник?

Чаще всего причины две: либо нет непогашенного начисления (документ «Выплата бывшим сотрудникам» не проведён), либо в настройках подбора ведомости не включён показ уволенных. Также проверьте, что период ведомости соответствует месяцу начисления.

Облагается ли взносами премия, выплаченная после увольнения?

Да, если премия начислена за периоды, когда сотрудник работал по трудовому договору, она облагается страховыми взносами в полном объёме независимо от момента выплаты. Материальная помощь в пределах установленного лимита взносами не облагается.

Нужно ли восстанавливать сотрудника в штате для выплаты?

Нет. Весь механизм выплат бывшим сотрудникам построен так, чтобы не создавать новых кадровых событий. Восстановление в штате и повторное увольнение исказили бы кадровый учёт и отчётность по движению персонала.

Как исправить ошибку, если выплату уже провели с неверным кодом НДФЛ?

Сторнируйте ошибочный документ (или скорректируйте его в открытом периоде), исправьте код дохода в виде выплаты и введите корректное начисление. Если отчётность уже сдана, потребуется уточнённый 6-НДФЛ за соответствующий период.

Можно ли выплатить бывшему сотруднику через кассу наличными?

Да, используйте документ «Ведомость через кассу». Порядок тот же, что и для работающих: ведомость формируется на основании начисления, НДФЛ удерживается при выплате. Просроченные суммы по невыплаченным ведомостям контролируйте, чтобы не зависла задолженность.