Как получить выписку из электронной трудовой книжки в 1С

Работник просит выписку из трудовой книжки, а бумажной книжки у него нет — он перешёл на электронный формат. В этой ситуации кадровик формирует выписку из сведений о трудовой деятельности, которые хранятся в учётной системе и передаются в Социальный фонд России. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого есть готовые инструменты: печатная форма трудовой книжки, отчёты по мероприятиям ЭТК и регламентированные формы отчётности.

Важно понимать разницу между тремя документами. Выписка из ЭТК — это сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя, которые организация обязана выдать по заявлению работника. Форма СТД-Р — справка о трудовой деятельности, которую работник получает сам через Госуслуги или СФР. Регламентированные отчёты (ранее СЗВ-ТД, теперь подраздел ЕФС-1) — это передача сведений в фонд, а не выдача работнику.

Ниже разобраны рабочие способы получить выписку в 1С:ЗУП ред. 3.1, настройки, от которых зависит корректность данных, и типичные ошибки, из-за которых выписка оказывается неполной или с расхождениями.

Что именно выдаёт работодатель: правовые основания

С момента перехода на электронные трудовые книжки работодатель обязан по письменному заявлению работника выдавать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Выдача производится на бумаге с заверением подписью и печатью (при её наличии) либо в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью — по выбору работника, указанному в заявлении.

Срок выдачи ограничен: сведения нужно предоставить не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сведения выдаются в день прекращения трудового договора без отдельного заявления, если работник не выбрал иной способ получения.

Выписка включает только период работы у текущего работодателя. Полную историю по всем местам работы организация дать не может — её работник запрашивает самостоятельно через портал Госуслуг, личный кабинет СФР или МФЦ.

Способ 1: печатная форма из карточки сотрудника

Самый быстрый путь — сформировать выписку прямо из карточки работника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и в меню «Печать» выберите форму трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Программа соберёт данные из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, переименований организации.

Перед печатью проверьте, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН (при наличии), данные документа, удостоверяющего личность, и что в справочнике организации корректно указаны наименование, ИНН и КПП — эти реквизиты попадают в шапку выписки.

Если в форме отсутствуют какие-то периоды, причина почти всегда в том, что кадровое событие не оформлено документом, а внесено «вручную» в табель или изменено датой задним числом без перепроведения. Перепроведите кадровые документы за нужный период и сформируйте выписку заново.

Способ 2: документ «Сведения о трудовой деятельности работника»

Для формальной выдачи по заявлению удобнее использовать специализированный документ. Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах — «Отчетность, справки» → «Электронные трудовые книжки») и создайте документ «Сведения о трудовой деятельности работника».

В документе укажите сотрудника и дату, на которую формируются сведения. Программа автоматически подтянет зарегистрированные мероприятия ЭТК: приём, переводы, увольнение, переименование должности или организации. Из документа доступна печатная форма, которую можно распечатать и заверить, либо выгрузить файл для подписания электронной подписью.

1. 1
   Получите от работника письменное заявление с указанием способа выдачи (бумага или электронный документ)
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Сведения о трудовой деятельности работника»
3. 3
   Создайте документ, выберите сотрудника и проверьте автоматически заполненный список мероприятий
4. 4
   Сверьте перечень с кадровыми приказами: приёмы, переводы, увольнения должны совпадать по датам и формулировкам
5. 5
   Распечатайте форму, заверьте подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью (при наличии) либо выгрузите файл и подпишите УКЭП
6. 6
   Выдайте работнику не позднее трёх рабочих дней с даты заявления

Проверка данных перед выдачей

Выписка, в которой пропущено мероприятие или неверно указана дата, — основание для претензий работника и вопросов со стороны трудовой инспекции. Поэтому перед выдачей полезно сверить три источника: кадровые документы в 1С, отправленные отчёты в СФР и саму выписку.

Удобный инструмент сверки — отчёт по мероприятиям ЭТК. В разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» найдите отправленные подразделы ЕФС-1 (ранее — отчёты СЗВ-ТД) по сотруднику и сравните их содержимое с выпиской. Если отчёт сдан, а мероприятия в выписке нет — вероятно, кадровый документ создан позже даты отчёта или отменён.

Контрольные точки

Как проверить результат

Перечень мероприятий в выписке

Норма

Все приёмы, переводы и увольнения присутствуют, даты совпадают с приказами

Тревожный признак

Событие пропущено или дата отличается от приказа

Реквизиты организации в шапке

Норма

Наименование, ИНН, КПП актуальны и совпадают с данными СФР

Тревожный признак

Старое наименование или пустые реквизиты

Формулировки и основания

Норма

Указаны реквизиты приказов (дата и номер) по каждому мероприятию

Тревожный признак

Основание отсутствует или ссылается на отменённый документ

Статус отчётности в СФР

Норма

Подразделы ЕФС-1 по сотруднику приняты без ошибок

Тревожный признак

Есть отклонённые или неотправленные отчёты

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — выписка формируется пустой или неполной у сотрудников, принятых до внедрения ЭТК. Если исторические кадровые данные в программу не перенесены, мероприятий в базе нет, и формировать выписку придётся на основании бумажных приказов вручную либо сначала ввести данные начальными документами.

Вторая типичная ситуация — расхождение между кадровым приказом и мероприятием ЭТК. Например, перевод оформили приказом, но галочка отражения в трудовой книжке в документе снята, и событие не попало ни в отчёт, ни в выписку. Проверяйте в кадровых документах признаки отражения в трудовой книжке.

Ограничение, о котором стоит помнить: 1С:ЗУП формирует выписку только по данным вашей организации. Исправить или дополнить сведения о работе у прежних работодателей вы не вправе — работник решает такие вопросы через СФР, подавая заявление о корректировке.

Если данные в базе неполные: как поступить

Когда организация недавно перешла на 1С:ЗУП или вела кадры в другой программе, мероприятия ЭТК за прошлые периоды могут отсутствовать. Есть два пути. Первый — ввести исторические кадровые документы (приёмы, переводы) датами их фактического оформления; после этого выписка сформируется автоматически, но потребуется аккуратность, чтобы исторические документы не «отменили» текущие начисления.

Второй путь — оформить выписку в свободной форме на основании бумажных приказов и личной карточки, сославшись на них как на основания. Это допустимо, поскольку обязанность работодателя — предоставить достоверные сведения, а форма выдачи законодательно не привязана к конкретной учётной системе.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Все кадровые события сотрудника оформлены документами в 1С:ЗУПФормируйте выписку документом «Сведения о трудовой деятельности работника» и печатайте штатную форму

Сотрудник принят до внедрения ЭТК, исторических данных в базе нетЛибо введите исторические кадровые документы, либо подготовьте выписку по бумажным приказам

В выписке не хватает перевода или переименованияПроверьте флаг отражения в трудовой книжке в соответствующем кадровом документе и перепроведите его

Отчёт по сотруднику в СФР отклонёнСначала исправьте и досдайте подраздел ЕФС-1, затем формируйте выписку

Выдача в электронном виде

Если работник в заявлении выбрал электронный формат, выписку нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В 1С это делается через встроенный механизм электронной подписи: сформированный файл выгружается и подписывается сертификатом организации, после чего направляется работнику по указанному в заявлении адресу.

Проверьте заранее, что сертификат действителен и установлен на рабочем месте кадровика, а в программе настроена работа с электронной подписью. Просроченный сертификат — частая причина срыва трёхдневного срока выдачи.

Частые вопросы

Можно ли получить выписку из ЭТК в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии есть кадровые документы и отчётность по ЭТК, поэтому базовые сведения сформировать можно. Однако полноценный документ «Сведения о трудовой деятельности работника» и развёрнутые печатные формы удобнее вести в 1С:ЗУП — при большой численности и сложных кадровых процессах рекомендуется именно она.

Работник просит выписку за период работы у прошлого работодателя — что делать?

Такие сведения вы предоставить не можете: работодатель выдаёт данные только о работе у себя. Направьте работника за формой СТД-Р на Госуслуги, в личный кабинет СФР или в МФЦ — там доступна полная история по всем работодателям.

Обязательно ли брать письменное заявление?

Да, выдача сведений производится по письменному заявлению, в котором работник указывает способ получения — на бумаге или в электронном виде. Исключение — день увольнения, когда сведения выдаются вместе с документами об увольнении.

Почему в выписке нет последнего перевода, хотя приказ есть?

Чаще всего в кадровом документе перевода снят признак отражения в трудовой книжке либо документ не проведён. Откройте приказ, проверьте соответствующий флаг, проведите документ и сформируйте выписку заново. Если отчёт в СФР уже сдан без этого мероприятия, его нужно досдать.

Нужно ли заверять электронную выписку бумажной копией?

Нет. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью работодателя, равнозначен бумажному с подписью и печатью. Дополнительное заверение не требуется, если работник выбрал электронный способ получения.