Выходное пособие по соглашению сторон: как начислить в 1С ЗУП 3

Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон — выплата, которую организация назначает не по обязанности, а на основании соглашения с работником, коллективного или трудового договора. Именно эта «добровольность» определяет особый порядок отражения в 1С ЗУП 3: пособие не облагается НДФЛ и взносами в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера), а сверх лимита облагается частично, и программе нужно явно указать, как считать каждую часть.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3 для таких выплат предусмотрен механизм компенсаций при увольнении, однако корректный результат зависит от настройки вида расчета, порядка налогообложения и правильного ввода кратности среднего заработка. Ошибка в любом из этих пунктов приводит к неверному НДФЛ, искаженной базе по взносам и расхождениям в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учетной политики до начисления пособия документом «Увольнение», проверки налогов и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на релизы с актуальным интерфейсом «Такси»; в старых релизах названия пунктов меню могут незначительно отличаться.

Проверьте правовое основание и настройки учетной политики

Прежде чем заводить начисление, убедитесь, что выплата предусмотрена документально: соглашением о расторжении трудового договора, коллективным договором или локальным нормативным актом. От этого зависит право на необлагаемый лимит и признание расхода в налоговом учете. Если пособие выплачивается только по устной договоренности, налоговые риски ложатся на организацию.

В программе откройте «Настройка — Реквизиты организации — Учетная политика и другие настройки» и проверьте, что ведется учет компенсаций при увольнении. Также убедитесь, что в настройках расчета зарплаты («Настройка — Расчет зарплаты») включены нужные параметры начислений и удержаний, иначе часть видов расчета будет недоступна.

Отдельно проверьте, как в программе рассчитывается средний заработок для выходных пособий: он считается по правилам для случаев сохранения среднего заработка (не по «отпускным» правилам). В типовой поставке это уже настроено, но если конфигурация дорабатывалась, формулу стоит перепроверить.

Создайте или проверьте вид расчета для пособия

Основной элемент настройки — вид начисления. В типовой ЗУП 3 есть предопределенный вид «Выходное пособие» (и вариант облагаемой части). Откройте «Настройка — Начисления» и найдите его в списке. Если организация использует собственные виды расчета, создайте новый копированием типового — так сохранится корректная формула расчета по среднему заработку.

Ключевые параметры на закладках вида расчета:

• Назначение и расчет: начисление выполняется по среднему заработку, результат = средний дневной заработок × количество рабочих дней в оплачиваемом периоде либо средний месячный заработок × кратность — зависит от выбранного способа.
• НДФЛ: для необлагаемой части код дохода не указывается (или используется настройка «не облагается»), для облагаемой части сверх лимита — код дохода с обложением. В типовой поставке механизм разделения на необлагаемую и облагаемую части встроен в документ увольнения.
• Страховые взносы: вид дохода «Выходное пособие, не облагаемое в пределах лимита» — программа сама выделит облагаемое превышение.
• Отражение в учете: способ отражения в бухучете (обычно на те же счета затрат, что и зарплата подразделения, либо на счет резервов, если пособие предусмотрено учетной политикой).

Рассчитайте средний заработок и определите кратность пособия

Размер пособия по соглашению сторон определяется соглашением: фиксированной суммой или в кратности к среднему месячному заработку (например, два или три оклада, три средних заработка). Если сумма фиксированная, потребуется либо вид расчета с ручным вводом суммы, либо подбор «эквивалентной» кратности — первый вариант прозрачнее для проверяющих.

Средний заработок программа рассчитывает автоматически по данным последних 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник отработал меньше или в расчетном периоде были исключаемые периоды (больничные, отпуска, командировки), проверьте состав базы в форме расчета среднего — она открывается из документа увольнения по ссылке на сумму среднего заработка.

Практический прием: перед оформлением увольнения сформируйте по сотруднику справку о среднем заработке или расшифровку из любого документа со средним, чтобы заранее согласовать сумму пособия с руководством и работником. Это исключает пересогласование после проведения документов.

1. 1
   Оформите соглашение о расторжении и зафиксируйте размер пособия (фиксированная сумма или кратность среднему заработку).
2. 2
   Проверьте вид расчета «Выходное пособие»: НДФЛ, взносы, отражение в учете.
3. 3
   Создайте документ «Увольнение» (Кадры — Приемы, переводы, увольнения) на сотрудника с основанием «соглашение сторон».
4. 4
   На закладке «Компенсации» включите выходное пособие, укажите количество средних месячных заработков или сумму.
5. 5
   Проверьте расчет среднего заработка по ссылке в документе и при необходимости скорректируйте расчетный период.
6. 6
   Проведите документ, затем проверьте НДФЛ и взносы в расчетном листке и отчетах по налогам.

Начислите пособие документом «Увольнение»

Основной рабочий инструмент — документ «Увольнение» (раздел «Кадры — Приемы, переводы, увольнения» или «Зарплата — Увольнения» в зависимости от настройки интерфейса). Создайте документ, выберите сотрудника и дату увольнения, укажите основание прекращения договора — пункт о соглашении сторон (ст. 78 ТК РФ).

Перейдите на закладку «Компенсации при увольнении» (название может отличаться: «Компенсации», «Выходное пособие»). Установите признак начисления выходного пособия и укажите количество средних месячных заработков. Программа рассчитает сумму автоматически, исходя из среднего заработка сотрудника. Если пособие фиксированное, используйте вид расчета с ручным вводом суммы или скорректируйте сумму вручную, если настройка это позволяет.

На этой же закладке при необходимости начисляются компенсация за неиспользованный отпуск и дополнительные компенсации. Все они попадут в один документ, что удобно для расчетного листка: сотрудник и бухгалтер видят полную картину выплат при увольнении.

После проведения документа начисление попадает в ведомость на выплату вместе с зарплатой за последний месяц. Проверьте дату выплаты: по общему правилу все суммы выдаются в день увольнения, и эта дата влияет на срок перечисления НДФЛ.

НДФЛ и страховые взносы: как программа делит лимит

Необлагаемый предел — суммарно три средних месячных заработка (шесть — для районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Всё, что сверх лимита, облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. В ЗУП 3 это разделение выполняется автоматически при условии, что вид расчета настроен корректно и в документе указана реальная кратность.

Проверить результат можно двумя способами. Первый — расчетный листок сотрудника: пособие отобразится одной строкой, а в отчете «Полный свод начислений, удержаний и выплат» будет видно, какая часть вошла в базу НДФЛ. Второй — отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Анализ взносов в фонды»: облагаемое превышение должно появиться в базе обоих отчетов.

Если увольняемый — северянин, убедитесь, что в карточке организации или подразделения корректно заполнены территориальные условия: от этого зависит, применит ли программа трехкратный или шестикратный лимит.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма пособия в расчетном листке

Норма

Совпадает с соглашением: кратность × средний заработок либо фиксированная сумма

Тревожный признак

Сумма отличается — проверьте средний заработок и кратность в документе увольнения

НДФЛ с пособия

Норма

Налог исчислен только с части, превышающей 3 (6) средних заработка

Тревожный признак

НДФЛ взят со всей суммы — ошибка в настройке вида расчета

Взносы в отчете по базе

Норма

В облагаемую базу вошло только превышение лимита

Тревожный признак

Вся сумма в базе или база пуста при явном превышении

6-НДФЛ

Норма

Облагаемая часть пособия отражена с датой выплаты и корректным сроком перечисления

Тревожный признак

Пособие целиком попало в доходы или не отражено вовсе

Отражение в бухучете и выплата

Способ отражения пособия в бухгалтерском учете задается в виде расчета или в документе «Отражение зарплаты в бухучете» по итогам месяца. Типовой подход — те же счета затрат, что и для зарплаты сотрудника (20, 25, 26, 44 и т.д.), с аналитикой по подразделению и статье затрат. Если пособие выплачивается за счет созданного резерва, настройте отдельный способ отражения.

Выплата оформляется стандартной ведомостью («Выплаты — Ведомости в банк/кассу») с датой, равной дню увольнения. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте, что проводки по пособию выгрузились без ручных корректировок: ручные правки в бухгалтерской базе при следующей синхронизации могут создать дубли.

Типичные ошибки и как их исправить

Если ошибка обнаружена до сдачи отчетности, исправьте документ «Увольнение» и пересчитайте налоги через «Сервис — Пересчет НДФЛ и взносов» или повторным проведением документов. Если отчетность уже сдана, потребуются уточненные 6-НДФЛ и РСВ, а при излишне удержанном налоге — возврат сотруднику по его заявлению.

Самая тяжелая ситуация — пособие начислено «обычным» облагаемым начислением и выплачено. Здесь недостаточно исправить вид расчета: нужно сторнировать начисление документом «Сторнирование начислений» и провести пособие корректно, после чего пересдать отчетность.

Частые вопросы

Можно ли начислить пособие фиксированной суммой, а не кратностью среднего заработка?

Да. Создайте копию вида расчета «Выходное пособие» с ручным вводом суммы и используйте его в документе увольнения. Учтите: программе всё равно нужно сопоставить сумму с лимитом в три средних заработка, поэтому средний заработок в документе должен быть рассчитан — программа определит необлагаемую часть автоматически.

Облагается ли пособие по соглашению сторон НДФЛ полностью, если оно не прописано в договоре?

Необлагаемый лимит применяется, если выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором, допсоглашением либо соглашением о расторжении, которое является неотъемлемой частью трудового договора. При полном отсутствии документального закрепления налоговая может оспорить льготу — зафиксируйте выплату письменно.

Почему программа обложила НДФЛ всё пособие целиком?

Чаще всего причина в том, что пособие начислено не документом «Увольнение», а разовым начислением с обычным облагаемым видом расчета, либо в настройках вида расчета сбиты коды дохода. Проверьте способ начисления и настройки НДФЛ в виде расчета.

Как отразить пособие, если сотрудник увольняется в середине месяца, а выплата — позже?

По общему правилу расчет при увольнении производится в день увольнения. Если по соглашению пособие выплачивается частями позже, в программе оформляются отдельные ведомости на фактические даты выплат; НДФЛ отражается по каждой дате получения дохода. Согласуйте график выплат в самом соглашении.

Нужно ли начислять пособие директору иначе, чем рядовому сотруднику?

Механизм в программе тот же, но для руководителей, их заместителей и главбухов действует ограничение: пособие сверх трехкратного среднего заработка облагается НДФЛ независимо от условий, а в некоторых случаях «золотые парашюты» вообще ограничены законодательно. Проверьте применимые нормы до подписания соглашения.

Как проверить, что пособие правильно попало в РСВ?

Сформируйте отчет «Анализ взносов в фонды» или проверочный отчет по базе взносов за квартал увольнения. Необлагаемая часть пособия должна отражаться как сумма, не облагаемая взносами, а превышение лимита — входить в облагаемую базу. Расхождение с расчетным листком указывает на ошибку в настройке вида расчета.