Выходное пособие: как начислить в 1С

Выходное пособие — выплата сотруднику при увольнении по определённым основаниям: сокращение штата, ликвидация организации, призыв на военную службу и другие случаи, предусмотренные Трудовым кодексом. В 1С:ЗУП такое начисление оформляется через документ увольнения или отдельным начислением, а сумма рассчитывается от среднего заработка сотрудника. Ошибки в настройке вида расчета приводят к неверному обложению НДФЛ и взносами, поэтому важно понимать всю цепочку действий.

Ниже разобран прикладной порядок работы в «1С:Зарплата и управление персоналом» (релизы линии 3.1): от создания вида расчета до проверки отражения в учёте. Основной путь подходит и для типовой «1С:Бухгалтерии», где механизм устроен проще, но логика налогообложения та же.

Когда пособие положено и как определяется его размер

Обязательность и размер выплаты определяются основанием увольнения. При ликвидации организации или сокращении штата сотруднику положено пособие в размере среднего месячного заработка, с возможным сохранением среднего заработка на период трудоустройства. При увольнении по ряду других оснований (призыв, отказ от перевода, признание нетрудоспособным) — пособие в размере двухнедельного среднего заработка. Коллективным или трудовым договором могут быть установлены повышенные размеры.

Расчёт базируется на среднем дневном заработке за расчётный период (обычно 12 месяцев, предшествующих увольнению), умноженном на количество рабочих дней в оплачиваемом периоде. В 1С:ЗУП средний заработок рассчитывается автоматически по данным учёта, но его стоит проверить, особенно если сотрудник работал неполный период или у него были длительные отсутствия.

Настройка вида расчета в 1С:ЗУП

В типовой конфигурации предопределённые начисления «Выходное пособие» и «Выходное пособие облагаемое» уже существуют — чаще всего достаточно убедиться, что они доступны. Если их нет или нужна своя настройка, создайте новый вид расчета: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать».

Ключевые параметры настройки:

• Назначение начисления — «Выходное пособие»; именно оно связывает расчёт с механизмом увольнения.
• Начисление выполняется — «По отдельному документу» или автоматически при увольнении.
• НДФЛ — «Не облагается» (код дохода не указывается) для необлагаемой части; для облагаемой части сверх лимита — облагается, код дохода 2014.
• Страховые взносы — «Не облагается» для суммы в пределах трёх средних месячных заработков; сверх лимита — взносы не начисляются, а НДФЛ удерживается.
• Отражение в бухучёте — способ отражения по умолчанию или заданный для конкретного сотрудника/подразделения.

Начисление пособия при увольнении

Основной сценарий — начисление вместе с окончательным расчётом. Откройте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») и заполните его стандартно: сотрудник, дата увольнения, основание. На вкладке «Начисления и удержания» или в блоке компенсаций укажите выходное пособие: программа предложит рассчитать сумму от среднего заработка.

Порядок действий детально:

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание увольнения (сокращение, ликвидация и т.д.)
2. 2
   Перейдите на вкладку начислений и добавьте строку с видом расчета «Выходное пособие»
3. 3
   Укажите количество оплачиваемых рабочих дней или месяцев — программа рассчитает сумму от среднего дневного заработка
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке расшифровки: период, учтённые начисления и дни
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника для контроля сумм НДФЛ и взносов
6. 6
   При необходимости синхронизируйте данные с бухгалтерской программой и проверьте отражение в учёте

Если пособие за второй и третий месяц трудоустройства выплачивается позже (после подтверждения, что бывший сотрудник не трудоустроился), используйте документ «Разовое начисление» или «Простои, отсутствия» — в зависимости от методики, принятой в вашей учётной политике по настройке программы. Вид расчета тот же, но средний заработок считается на дату выплаты.

Средний заработок: как проверить расчёт

Автоматический расчёт не освобождает от проверки. Откройте расшифровку среднего заработка в документе увольнения: программа покажет расчётный период, суммы учтённых начислений и отработанное время. Сверьте, что в базу среднего попали только те выплаты, которые предусмотрены положением о среднем заработке: оклад, премии в установленном порядке, надбавки. Не должны учитываться больничные, отпускные, материальная помощь и прочие социальные выплаты.

Типичная ситуация: сотрудник принят недавно и 12 месяцев не отработал. Тогда расчётный период — фактически отработанное время, и программа это учитывает, но при ручном вводе данных (например, после переноса из другой программы) средний заработок может быть искажён. В таком случае заведите историю расчётов документами переноса данных или введите средний заработок вручную с документальным обоснованием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма пособия в расчётном листке

Норма

Равна среднему дневному заработку, умноженному на число оплачиваемых рабочих дней

Тревожный признак

Сумма «круглая» или не совпадает с расшифровкой среднего — вероятен ручной ввод без контроля

НДФЛ в документе увольнения

Норма

С пособия в пределах лимита налог не удержан

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы — неверная настройка вида расчета

Взносы в отчёте «Анализ взносов»

Норма

Пособие не входит в базу взносов

Тревожный признак

Сумма попала в облагаемую базу — проверьте вид дохода по взносам

НДФЛ и страховые взносы: налоговый режим

Налоговый режим выходного пособия — самая частая точка ошибок. Действует правило: выходное пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Сумма сверх лимита облагается НДФЛ, но страховыми взносами по-прежнему не облагается.

Поэтому в типовой ЗУП предусмотрены два вида расчета: необлагаемый (в пределах лимита) и облагаемый НДФЛ (сверх лимита, код дохода 2014). Если выплата превышает трёхкратный заработок, разбейте её на два начисления или используйте механизм автоматического разделения, если он включён в вашем релизе. Контролируйте код дохода в регистре учёта НДФЛ — от него зависит корректность 6-НДФЛ и справок о доходах.

Отражение в бухгалтерском учёте и выплата

После проведения документа увольнения данные уходят в бухгалтерский учёт при синхронизации с «1С:Бухгалтерией» или формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Проверьте способ отражения: пособие при сокращении обычно относится на те же затратные счета, что и зарплата подразделения, но методика может отличаться — согласуйте её с бухгалтерией до начала массовых увольнений.

Выплата оформляется ведомостью вместе с окончательным расчётом: в день увольнения сотрудник должен получить все причитающиеся суммы. В ведомости пособие попадёт в общую сумму к выплате за минусом удержанного НДФЛ (если часть пособия облагается). Срок перечисления НДФЛ с облагаемой части — стандартный, по общим правилам для доходов при увольнении.

При массовом сокращении удобнее использовать документ «Увольнение списком»: он создаёт увольнения пакетно, а пособия начисляются по единым параметрам. Перед этим один раз проверьте настройку вида расчета и средний заработок на одном сотруднике — ошибка, допущенная в настройке, размножится на все документы.

Особые сценарии и ограничения

Пособие сверх трёхкратного лимита

Если локальным актом или соглашением установлена повышенная выплата, превышение оформляется отдельным начислением с кодом дохода 2014. Программа сама не «догадается» разделить сумму, если вы используете один вид расчета, — контролируйте лимит вручную или через отчёт по среднему заработку.

Совместители и срочные договоры

Внешние совместители имеют право на пособие на общих основаниях. Для сотрудников со срочным договором до двух месяцев пособие при сокращении не положено, если иное не установлено договором, — программа этого не проверит, основание контролирует кадровик.

Работа в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В «1С:Бухгалтерии» нет автоматического расчёта среднего заработка для пособия в полном объёме: создайте начисление с нужными настройками НДФЛ и взносов, рассчитайте средний заработок внешним расчётом и введите сумму вручную в документе «Начисление зарплаты» или «Увольнение». Расчёт сохраните в деле сотрудника.

Частые вопросы

Нужно ли начислять пособие отдельным документом, если сотрудник уже уволен?

Если окончательный расчёт проведён без пособия, создайте документ «Разовое начисление» на бывшего сотрудника с видом расчета «Выходное пособие». Так программа позволяет делать, если сотрудник ещё доступен для начислений; иначе временно отмените увольнение, начислите пособие и проведите увольнение повторно корректной датой.

Как выплатить пособие за второй месяц после сокращения?

Бывший сотрудник обращается с подтверждением, что не трудоустроен. В ЗУП оформите разовое начисление тем же видом расчета, рассчитав сумму от среднего заработка на дату выплаты. Выплату проведите отдельной ведомостью.

Почему программа удержала НДФЛ со всей суммы пособия?

Чаще всего использован вид расчета с настройкой «Облагается НДФЛ» или обычная премия вместо предопределённого пособия. Проверьте настройки начисления: необлагаемая часть должна иметь признак «Не облагается», а сверхлимитная — код дохода 2014. После исправления пересчитайте документ.

Входит ли выходное пособие в расчёт среднего заработка в дальнейшем?

Нет, выходное пособие относится к выплатам, которые не учитываются при исчислении среднего заработка. В типовой настройке вида расчета это уже учтено, но при создании собственного начисления проверьте соответствующий признак.

Как отразить пособие в 6-НДФЛ?

Необлагаемая часть в пределах лимита в 6-НДФЛ не показывается. Облагаемая часть с кодом дохода 2014 включается в расчёт в обычном порядке: дата получения дохода — день выплаты. Если отчёт сформирован с ошибками, проверьте код дохода в регистре учёта НДФЛ и перезаполните отчёт.

Можно ли выплатить пособие при увольнении по соглашению сторон?

Да, если выплата предусмотрена трудовым, коллективным договором или соглашением о расторжении. Технически оформляется тем же механизмом, но налоговый режим таких выплат — спорная зона: безопаснее оформлять сумму в пределах трёхкратного лимита как необлагаемую и фиксировать основание в локальных актах.