Внутреннее совместительство: как правильно оформить в 1С

Внутреннее совместительство — это ситуация, когда сотрудник выполняет дополнительную работу у того же работодателя в свободное от основной работы время. В программах 1С (прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом») такой сотрудник оформляется отдельным приёмом на работу, при этом физическое лицо в базе остаётся одним. Путаница между «сотрудником» и «физлицом» — главный источник ошибок у начинающих кадровиков.

Ключевой принцип учёта: одно физическое лицо может иметь несколько сотрудников — отдельно по основному месту работы и по каждому совместительству. Каждый сотрудник получает свой табельный номер, свой кадровый приказ, свой график работы и отдельный расчёт зарплаты. Отчётность по НДФЛ и взносам при этом формируется по физическому лицу в целом.

Ниже разобран полный цикл оформления внутреннего совместительства в типовой «1С:Зарплата и управление персоналом»: от проверки карточки физлица до начисления зарплаты и контроля отчётности. Инструкция подходит и для «1С:КАМИН:Зарплата» с поправкой на названия разделов, в «1С:Бухгалтерии» механизм аналогичен, но документы проще.

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения и почему это важно в 1С

Прежде чем заводить документы, убедитесь, что перед вами именно совместительство, а не совмещение должностей или расширение зон обслуживания. Совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время. Совмещение — дополнительная работа в течение основного рабочего дня по приказу и доплате, без второго договора.

В 1С это принципиально разные схемы. Совместительство требует нового сотрудника и нового приёма на работу. Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» (или кадровым переводом с доплатой) по тому же сотруднику, без создания нового. Если ошибиться на этом шаге, дальше поедут табель, расчёт зарплаты и отчётность.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной время. В 1С — новый сотрудник и отдельный приём на работу. Ограничение — рабочее время по совместительству не должно превышать установленную долю от нормы.

Совмещение должностей

Допработа в течение основного дня с доплатой. В 1С — документ «Совмещение должностей» по существующему сотруднику, новый приём не нужен.

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего работника. Оформляется документом «Временное исполнение обязанностей» или совмещением, отдельный сотрудник не создаётся.

Проверка карточки физического лица перед приёмом

Первый шаг — найти физическое лицо в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка» в зависимости от версии). Внутренний совместитель уже есть в базе, потому что работает по основному месту. Создавать дубликат физлица нельзя: это приведёт к раздвоению НДФЛ, ошибкам в 6-НДФЛ и расчёте страховых взносов.

Проверьте, что в карточке физлица корректно заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения и данные документа, удостоверяющего личность. Именно по этим данным программа связывает сотрудников и сводит налоги. Если ИНН или СНИЛС отсутствуют либо содержат ошибку, исправьте до оформления приёма.

Полезная проверка: откройте карточку физлица и перейдите по ссылке на список сотрудников. Там должна быть одна активная запись — основное место работы. После оформления совместительства записей станет две, и обе будут привязаны к одному физлицу.

Приём на работу по совместительству: пошаговое оформление

Оформление начинается с документа «Приём на работу». В типовой ЗУП это раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приёмы на работу» → «Создать». В поле «Сотрудник» не создавайте нового вручную — выберите существующее физическое лицо, и программа сама предложит создать для него нового сотрудника.

Заполните ключевые поля документа:

• Дата приёма — дата начала работы по совместительству, совпадает с датой трудового договора;
• Подразделение и должность — могут совпадать с основными или отличаться;
• Вид занятости — обязательно «Внутреннее совместительство»; от этого поля зависят проверки программы и отчёты;
• График работы — отдельный график совместителя, о нём ниже;
• Количество ставок — как правило, доля ставки (0,5 или меньше);
• Начисления — на вкладке «Оплата труда» укажите оклад или тариф по совместительству.

После заполнения проведите документ. Программа автоматически сформирует приказ о приёме (печатная форма Т-1 или собственная форма организации). Убедитесь, что новому сотруднику присвоен отдельный табельный номер — по нему будет вестись табель и расчёт.

1. 1
   Найдите физлицо в справочнике и проверьте ИНН, СНИЛС, паспортные данные
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», выберите существующее физлицо
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», дату приёма, подразделение, должность
4. 4
   Назначьте отдельный график работы совместителя и долю ставки
5. 5
   Заполните начисления на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ о приёме
7. 7
   Проверьте, что у сотрудника появился отдельный табельный номер

Настройка графика работы совместителя

График совместителя — отдельный элемент справочника «Графики работы сотрудников». Нельзя назначать основной график сотрудника на совместительство: время работы по совместительству не должно пересекаться с основным рабочим временем, иначе это противоречит самой сути совместительства и исказит табель.

Создайте новый график: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите способ заполнения (по дням недели или циклом), задайте часы работы — например, 4 часа в день при половинной ставке. Если работа идёт в вечерние часы, отразите это в расписании, чтобы корректно считались доплаты за вечернее или ночное время при их наличии.

Особый случай — совместительство с неполным рабочим временем по скользящему графику. Для таких сотрудников удобнее график с произвольным циклом. Главное требование: суммарное время по графику совместительства должно соответствовать оплачиваемой доле ставки, иначе расчёт оклада пропорционально отработанному времени будет неверным.

Начисление зарплаты, табель и кадровые события по совместителю

Зарплата по совместительству начисляется отдельно от основной. В документе «Начисление зарплаты и взносов» оба сотрудника (основной и совместитель) попадают в табличную часть как две строки, у каждой свои начисления, своё отработанное время и свой результат. Программа рассчитывает оклад пропорционально отработанному времени по графику совместителя.

Табель учёта рабочего времени (форма Т-13) в 1С формируется по каждому сотруднику отдельно: основное место и совместительство выводятся как разные строки. Если совместитель отсутствовал — оформляйте документ отсутствия (отпуск, больничный, прогул) именно по тому сотруднику, по которому случилось событие. Отсутствие по совместительству не влияет на основное место и наоборот.

Отдельного внимания заслуживают больничные и отпуска. Пособие по временной нетрудоспособности внутреннему совместителю рассчитывается с учётом особенностей законодательства — в типовой ЗУП документ «Больничный лист» корректно распределяет расчёт по местам работы, если оба сотрудника привязаны к одному физлицу. Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе и оформляется отдельным документом «Отпуск» по сотруднику-совместителю.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка физлица

Норма

К одному физлицу привязаны два сотрудника: основной и совместитель

Тревожный признак

Создано второе физлицо-дубликат или совместительство оформлено на основного сотрудника

Начисление зарплаты

Норма

В документе две строки по сотрудникам, разные суммы, верное отработанное время

Тревожный признак

Одна общая строка или оклад совместителя считается от полной нормы

Табель Т-13

Норма

Основное место и совместительство — отдельные строки с разными табельными номерами

Тревожный признак

Время совместительства попадает в табель основного места

6-НДФЛ и взносы

Норма

Доходы и налог сведены по одному физлицу

Тревожный признак

Физлицо фигурирует в отчётах дважды с разными суммами

НДФЛ, взносы и отчётность по внутреннему совместителю

Налог на доходы физических лиц исчисляется в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются, налоговые вычеты применяются один раз. Программа делает это автоматически при условии, что оба сотрудника привязаны к одному физлицу. Если видите, что вычет предоставляется дважды или налог считается отдельно по каждому сотруднику — ищите дубли физлица или ошибку в привязке.

Страховые взносы также рассчитываются по физлицу суммарно. База для взносов объединяет выплаты по обоим местам работы, что важно при достижении предельной величины базы. Проверить корректность можно через отчёт «Анализ взносов в фонды» или карточку учёта страховых взносов по физлицу.

В отчётах 6-НДФЛ и РСВ внутренний совместитель отражается один раз — как единое застрахованное лицо и единый получатель дохода. В статистической отчётности и отчётах по численности совместители учитываются по особым правилам: в среднесписочную численность внутренние совместители включаются как одна единица по основному месту. Типовые отчёты ЗУП учитывают это, если вид занятости заполнен правильно.

Увольнение совместителя и перевод совместительства в основное место

Увольнение с должности по совместительству оформляется стандартным документом «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Основное место работы при этом не затрагивается. Расчёт при увольнении — компенсация неиспользованного отпуска и окончательный расчёт — производится отдельно по совместительству.

Обратная ситуация: сотрудник увольняется с основного места, а совместительство становится основной работой. В типовой ЗУП для этого есть механизм смены вида занятости — кадровый перевод с изменением вида занятости на «Основное место работы». Не увольняйте совместителя и не принимайте его заново, если можно обойтись переводом: так сохранится непрерывная история и не придётся пересчитывать средний заработок.

При увольнении сотрудника полностью (со всех мест работы) оформите два документа увольнения — по основному месту и по совместительству. Расчёт НДФЛ и взносов при окончательном расчёте программа выполнит по физлицу суммарно.

Перед окончательным расчётом месяца полезно сформировать отчёт «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» и отфильтровать его по физлицу-совместителю: так сразу видно, что оба места работы попали в расчёт, вычеты применены один раз, а налог посчитан с суммарного дохода. Эта проверка занимает минуту и отлавливает большинство ошибок оформления.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность, что и основная?

Да, законодательство не запрещает совместительство по той же должности или профессии. В 1С это оформляется стандартно: новый сотрудник с тем же наименованием должности, но с отдельным графиком и долей ставки. Ограничение касается только суммарного рабочего времени.

Нужен ли совместителю отдельный трудовой договор?

Да, внутреннее совместительство требует отдельного трудового договора с указанием, что работа является совместительством. В 1С печатная форма договора формируется из документа приёма на работу по сотруднику-совместителю, реквизиты договора указываются в документе.

Почему программа не даёт выбрать вид занятости «Внутреннее совместительство»?

Чаще всего причина в том, что в документе приёма создан новый сотрудник без привязки к существующему физлицу. Вид занятости «Внутреннее совместительство» доступен только когда у физлица уже есть основное место работы в этой организации. Проверьте, что вы выбрали существующее физлицо, а не создали новое.

Как оформить отпуск совместителю, если он уходит одновременно по обоим местам?

Оформляются два отдельных документа «Отпуск»: один по основному сотруднику, второй по совместителю, с одинаковым периодом. Отпускные рассчитываются отдельно по каждому месту работы из своего среднего заработка. Создавать один документ на оба места нельзя.

Что делать, если обнаружился дубль физлица после того, как зарплата уже начислена?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или вручную перенесите сотрудников на одно физлицо, затем пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые периоды документами перерасчёта. Если отчётность уже сдана, потребуются уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ. До исправления сделайте резервную копию базы.

Учитывается ли внутренний совместитель в среднесписочной численности?

Внутренний совместитель учитывается в среднесписочной численности один раз — по основному месту работы. Типовые отчёты 1С по численности обрабатывают это корректно при условии, что у сотрудника-совместителя правильно указан вид занятости.