Трудовая функция в 1С: что писать в кадровых документах и отчётах

Поле «Трудовая функция» в программах 1С чаще всего встречается кадровикам в двух местах: в штатном расписании и в отчёте СЗВ-ТД (сейчас — раздел сведений о трудовой деятельности в ЕФС-1), который передаётся в Социальный фонд России. От того, как именно заполнено это поле, зависит, пройдёт ли отчёт проверку и будет ли формулировка соответствовать тому, что записано в трудовом договоре сотрудника.

Главная сложность в том, что «трудовая функция» — это не произвольный текст. Приказ Минтруда о форме сведений о трудовой деятельности требует указывать работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессию, специальность с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы. Проще говоря, в поле пишут то, что сотрудник фактически выполняет по трудовому договору, а не абстрактное описание обязанностей.

В 1С:ЗУП трудовая функция подтягивается из штатной расстановки и кадровых документов, поэтому ошибка, допущенная один раз в справочнике должностей или в штатном расписании, размножается во все отчёты. Ниже разобрано, что именно писать в каждом случае, какие формулировки допустимы и как проверить результат до отправки отчёта.

Что такое трудовая функция и где она используется в 1С

Трудовая функция по Трудовому кодексу — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы. Это обязательное условие трудового договора, поэтому формулировка в программе должна быть согласована с документами, а не придумана при заполнении отчёта.

В 1С:ЗУП и 1С:КАМИН трудовая функция фигурирует в нескольких местах: в позиции штатного расписания, в документах приёма, перевода и увольнения, а также в сведениях о трудовой деятельности, которые передаются в СФР при каждом кадровом событии. В бухгалтерских конфигурациях (1С:БП) поле встречается реже, в основном при выгрузке кадровых данных.

Что писать в поле «Трудовая функция»: допустимые формулировки

Базовое правило: пишется наименование должности или профессии точно так, как оно указано в штатном расписании и трудовом договоре. Если должности недостаточно для понимания вида работ, её дополняют уточнением через пробел или в скобках. Например, «Инженер» без уточнения — слабая формулировка, а «Инженер по охране труда» — корректная.

Типичные рабочие варианты формулировок:

• Бухгалтер по расчёту заработной платы;
• Менеджер по продажам;
• Водитель автомобиля грузового;
• Электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования 4 разряда;
• Специалист отдела кадров;
• Главный бухгалтер;
• Уборщик производственных помещений.

Для рабочих профессий принято указывать разряд или класс, если он установлен: «Слесарь-ремонтник 5 разряда». Для руководителей и специалистов разряд не пишется, но допустимо уточнение направления работы. Не рекомендуется писать общие фразы вроде «выполнение должностных обязанностей» или «работа по договору» — такие формулировки не раскрывают вид работы и могут вызвать вопросы при проверке.

Трудовая функция в штатном расписании 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП основа формулировки закладывается в справочнике «Штатное расписание» при создании позиции. Позиция включает подразделение и должность, а наименование позиции формируется автоматически, но его можно отредактировать вручную. Именно это наименование дальше подтягивается в кадровые документы и отчёты.

Если в организации несколько сотрудников занимают одинаковые должности, но выполняют разную работу (например, два бухгалтера — по зарплате и по первичной документации), корректнее завести две отдельные позиции с уточнёнными наименованиями. Тогда трудовая функция в сведениях о трудовой деятельности будет различаться и отражать реальное распределение обязанностей.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте или откройте позицию.
2. 2
   Проверьте должность в справочнике «Должности» — её наименование должно совпадать с трудовым договором.
3. 3
   При необходимости отредактируйте наименование позиции, добавив уточнение вида работ.
4. 4
   Проверьте, что у сотрудника в документе приёма или перевода указана именно эта позиция.
5. 5
   Сформируйте отчёт по кадровым событиям и убедитесь, что трудовая функция подтянулась корректно.

Трудовая функция в СЗВ-ТД и сведениях о трудовой деятельности

При передаче сведений о приёме, переводе, переименовании должности или увольнении в СФР трудовая функция указывается в обязательном порядке для мероприятий «Приём» и «Перевод». В 1С:ЗУП она заполняется в документах «Отражение трудовой деятельности» или формируется автоматически при подготовке отчёта из данных кадрового приказа.

Дополнительно к текстовой формулировке можно указать код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Код не обязателен, но его наличие снижает риск вопросов со стороны фонда. Код подбирается по наименованию должности или профессии, а не по конкретному виду работ. В программе классификатор обычно загружается вместе с обновлениями; если нужного кода нет, поле можно оставить пустым, но текстовую формулировку заполнить всё равно нужно.

При переводе сотрудника на другую должность трудовая функция меняется, и в сведениях указывается уже новая формулировка. При переименовании должности без изменения сути работы оформляется мероприятие «Переименование», где указывается новое наименование — фактически это тоже корректировка трудовой функции в записи о трудовой деятельности.

Код по ОКЗ: когда указывать и как подобрать

ОКЗ — это классификатор, который группирует занятия по видам экономической деятельности и квалификации. Код состоит из четырёх знаков для базовой группы (например, группа бухгалтеров) и может уточняться. В сведениях о трудовой деятельности поле кода не является обязательным, но многие работодатели его заполняют для однозначности.

Подбор кода делается по наименованию должности: в 1С:ЗУП в карточке должности есть поле для кода по ОКЗ, и при заполнении сведений он подставляется автоматически. Если одна должность подходит под несколько кодов, выбирают тот, который ближе к фактическому содержанию работы. Ошибка в коде менее критична, чем ошибка в текстовой формулировке, но при расхождении кода и текста лучше привести их в соответствие.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Должность в трудовом договоре и штатном расписании совпадает и понятно описывает работуПишите наименование должности без дополнений, при желании добавьте код по ОКЗ.

Название должности общее и не раскрывает вид работы (например, «специалист», «инженер»)Добавьте уточнение направления работы: «специалист по кадровому делопроизводству».

Сотрудник — рабочий с присвоенным разрядомУкажите профессию с разрядом: «станочник широкого профиля 4 разряда».

Формулировка в договоре и штатном расписании различаетсяСначала приведите документы в соответствие, затем передавайте сведения.

Типичные ошибки при заполнении

Самая частая ошибка — расхождение между трудовым договором, штатным расписанием и отчётом. Возникает она обычно из-за того, что должность когда-то переименовали в договоре, а в справочнике 1С осталось старое название. Вторая распространённая проблема — слишком общие формулировки, не раскрывающие вид работы.

Ещё одна ошибка — указание в трудовой функции конкретных задач или проектов вместо вида работы. Формулировки вроде «ведение проекта внедрения новой системы» не подходят: проект закончится, а трудовая функция останется в записи. Правильно указывать устойчивый вид работы по должности.

Как проверить результат перед отправкой

Перед передачей сведений в СФР сформируйте печатную форму или проверочный отчёт по кадровым мероприятиям и сверьте каждую запись с трудовым договором сотрудника. В 1С:ЗУП удобно использовать встроенную проверку отчёта: программа покажет незаполненные обязательные поля, в том числе трудовую функцию.

Дополнительно полезно проверить справочник должностей на наличие дублей с разными написаниями одной и той же должности — например, «Менеджер по продажам» и «Менеджер по продажам » с пробелом. Такие дубли приводят к разным формулировкам в сведениях у сотрудников с одинаковой работой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Трудовая функция в отчёте

Норма

Совпадает с трудовым договором и штатным расписанием, раскрывает вид работы

Тревожный признак

Отличается от договора или слишком общая

Код по ОКЗ

Норма

Соответствует наименованию должности или поле пустое

Тревожный признак

Код противоречит текстовой формулировке

Справочник должностей

Норма

Одна должность — одно наименование без дублей

Тревожный признак

Несколько вариантов написания одной должности

Проверка отчёта в 1С

Норма

Ошибок по обязательным полям нет

Тревожный признак

Программа указывает на незаполненную трудовую функцию

Ответы на частые вопросы

Обязательно ли указывать код по ОКЗ в сведениях о трудовой деятельности?

Нет, код по ОКЗ не является обязательным реквизитом. Обязательна текстовая формулировка трудовой функции. Код добавляют для однозначной идентификации занятия, и его отсутствие не является нарушением.

Что писать, если сотрудник совмещает две должности?

В сведениях о трудовой деятельности отражается трудовая функция по основному месту работы. Совмещение, оформленное дополнительным соглашением без перевода, отдельной записью в электронной трудовой книжке не фиксируется. Если совместительство внутреннее и оформлено отдельным договором — по нему передаются свои сведения со своей трудовой функцией.

Можно ли указать трудовую функцию отличной от наименования должности?

Да, если в трудовом договоре определён конкретный вид поручаемой работы, а не только должность. Но на практике проще и безопаснее держать единую формулировку во всех документах: договоре, штатном расписании и отчётах.

Что делать, если трудовая функция уже отправлена с ошибкой?

Подаются корректирующие сведения: сначала отменяющая запись с ошибочными данными, затем запись с правильной трудовой функцией. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены соответствующие документы корректировки сведений о трудовой деятельности.

Нужно ли менять трудовую функцию при изменении обязанностей без смены должности?

Если вид работы существенно изменился, это оформляется как перевод или изменение условий трудового договора, и в сведения передаётся новая формулировка. Незначительное уточнение обязанностей в рамках той же должности отдельной записи не требует.