Трудовая функция в 1С ЗУП 8.3: как заполнить и использовать

Трудовая функция в 1С ЗУП 8.3 — это описание работы по должности, которое программа подставляет в кадровые документы и печатные формы трудового договора. С 2017 года трудовые функции ведутся по профессиональным стандартам и ОК 016-94, поэтому в конфигурации для них выделен отдельный справочник, связанный со штатным расписанием и позициями.

Корректно заполненная трудовая функция решает сразу несколько задач: формулировки в трудовом договоре соответствуют профстандарту, кадровик не вписывает текст вручную в каждый документ, а при изменении формулировки достаточно поправить один элемент справочника. Ниже разобрано, где находится справочник, как его заполнить, привязать к должности и проверить результат в печатной форме.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. В старых релизах и нестандартных доработках названия команд могут отличаться, но логика настройки сохраняется.

Где находится справочник трудовых функций

Справочник «Трудовые функции» доступен из раздела «Настройка» → «Трудовые функции». Если команда не отображается, проверьте настройку состава: перейдите в «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо убедитесь, что в учётной политике включено использование трудовых функций. В части релизов справочник также открывается из карточки должности и позиции штатного расписания по ссылке «Трудовая функция».

Также трудовая функция видна в карточке позиции штатного расписания («Кадры» → «Штатное расписание») на вкладке описания позиции и в карточке должности из справочника «Должности». Это удобно, когда нужно быстро проверить, что за формулировка подставится в документы конкретного сотрудника.

Как создать и заполнить элемент справочника

Откройте справочник и нажмите «Создать». Основные поля элемента:

• Наименование — краткое название функции, по которому её будут искать в списках;
• Трудовая функция (полный текст) — формулировка, которая попадёт в трудовой договор; пишите её в той грамматической форме, в которой она должна печататься;
• Профессиональный стандарт — ссылка на элемент справочника профстандартов, если стандарт применяется;
• Дополнительные реквизиты — код по классификатору, раздел, примечания (состав зависит от релиза).

Формулировку берите из профстандарта или из раздела «Трудовые функции» квалификационного справочника. Если обязательного стандарта для должности нет, допустима собственная формулировка, но она должна отражать реальную работу сотрудника — именно этот текст проверяют при трудовых спорах.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Трудовые функции» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните наименование и полный текст трудовой функции
3. 3
   При необходимости укажите профессиональный стандарт
4. 4
   Запишите элемент и откройте позицию штатного расписания
5. 5
   Укажите трудовую функцию в карточке позиции и сохраните
6. 6
   Проверьте подстановку в печатной форме трудового договора

Привязка трудовой функции к должности и штатному расписанию

Сам по себе элемент справочника ничего не делает — его нужно связать с позицией. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», выберите нужную позицию и в поле «Трудовая функция» укажите созданный элемент. Если ведение штатного расписания отключено, трудовая функция задаётся в карточке должности или непосредственно в кадровом документе приёма.

Если штатное расписание ведётся с историей изменений, новая трудовая функция оформляется документом изменения штатного расписания с даты вступления в силу. Редактировать позицию «задним числом» не следует: это исказит уже проведённые кадровые документы и отчёты.

Когда функция отличается у сотрудников на одной должности

Если на одной должности сотрудники выполняют разную работу (например, бухгалтер по зарплате и бухгалтер по материалам), создайте отдельные позиции штатного расписания с собственными трудовыми функциями. Это корректнее, чем одна общая формулировка, и упрощает кадровый учёт.

Как трудовая функция попадает в трудовой договор

При оформлении документа «Приём на работу» программа подставляет трудовую функцию из позиции штатного расписания. В печатной форме трудового договора (кнопка «Печать» в документе приёма) формулировка выводится в разделе «Предмет договора» или «Трудовая функция» в зависимости от используемого шаблона.

Если организация использует собственные шаблоны договоров (макеты Word), убедитесь, что в шаблоне присутствует поле трудовой функции — иначе текст не выведется, даже если в базе он заполнен. Проверить это можно, сформировав договор по тестовому сотруднику.

Типичные ошибки при заполнении

Ещё одна частая ситуация — отключённое ведение штатного расписания. В этом случае поле трудовой функции в документах может отсутствовать или заполняться вручную, и пользователи ошибочно считают это ошибкой программы. Проверьте настройку: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание».

Проверка результата

После настройки убедитесь, что цепочка работает целиком: справочник → позиция → документ → печатная форма. Сформируйте тестовый приём на работу по позиции с заполненной функцией и откройте печатную форму трудового договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Трудовая функция» в позиции штатного расписания

Норма

Поле заполнено ссылкой на элемент справочника

Тревожный признак

Поле пустое или текст вписан вручную вне справочника

Документ «Приём на работу»

Норма

Трудовая функция подставилась автоматически из позиции

Тревожный признак

Поле пустое, приходится вводить текст руками

Печатная форма трудового договора

Норма

Формулировка выведена в разделе о трудовой функции

Тревожный признак

Раздел пуст — проверьте шаблон договора и заполнение позиции

Дополнительно полезно сверить формулировки с уже подписанными договорами: если в базе текст отличается от бумажного, приведите их в соответствие через дополнительное соглашение, а не через правку справочника «задним числом».

Частые вопросы

Можно ли заполнить трудовую функцию сразу для нескольких позиций?

Да, если позиции однотипные, используйте один и тот же элемент справочника — достаточно указать его в каждой позиции. Для массового изменения удобно документ изменения штатного расписания либо групповая обработка, если она предусмотрены в вашем релизе.

Что делать, если справочник «Трудовые функции» не виден в меню?

Проверьте права пользователя и настройки кадрового учёта: возможность может быть отключена в функциональных опциях. Также справочник открывается из карточки должности и позиции штатного расписания по соответствующей ссылке.

Изменится ли трудовая функция у уже принятых сотрудников после правки позиции?

Нет, документы приёма сохраняют формулировку на момент проведения. Изменение условий трудового договора действующего сотрудника оформляется кадровым переводом или дополнительным соглашением.

Обязательно ли связывать функцию с профессиональным стандартом?

Нет, поле профстандарта информационное. Но если стандарт для должности обязателен, ссылка на него помогает контролировать соответствие формулировок и упрощает подготовку к проверкам.

Почему в печатной форме договора трудовая функция пустая, хотя в позиции заполнена?

Чаще всего используется собственный шаблон договора без поля трудовой функции, либо документ приёма создан до заполнения позиции. Пересоздайте документ или добавьте поле в макет шаблона.

Можно ли хранить несколько трудовых функций у одной позиции?

В типовой конфигурации у позиции указывается одна основная функция. Если работа включает несколько функций профстандарта, их объединяют в тексте одного элемента либо выводят через дополнительное соглашение и должностную инструкцию.