Трудовая функция в 1С: как правильно заполнить код ОКЗ

Трудовая функция с указанием кода по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) используется в 1С:Зарплата и управление персоналом при формировании сведений о трудовой деятельности (ЭТК-РСВ и отчёт СЗВ-ТД до его отмены, а также электронные трудовые книжки). Если код ОКЗ не заполнен или указан неверно, отчётность в СФР может быть отклонена, а данные о трудовой деятельности сотрудника — переданы с ошибками.

Механизм реализован через справочники «Трудовые функции» и «Должности». Трудовая функция привязывается к должности, а уже должность — к штатной расстановке и приёму на работу. Поэтому заполнение начинается не с карточки сотрудника, а с настройки классификаторов и справочников.

Ниже разобран порядок действий: где находится классификатор ОКЗ, как создать трудовую функцию, как связать её с должностью и как проверить, что данные корректно попадут в отчётность.

Где в 1С:ЗУП хранятся трудовые функции и коды ОКЗ

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом трудовые функции ведутся в одноимённом справочнике. Найти его можно через раздел «Настройка» — «Трудовые функции» либо через «Кадры» — «Трудовые функции», в зависимости от версии и настроек интерфейса. Если пункт не виден, проверьте права пользователя и включённость функциональной опции учёта трудовых функций.

Коды ОКЗ подтягиваются из встроенного классификатора. При создании новой трудовой функции поле «Код по ОКЗ» заполняется выбором из классификатора: открывается иерархический список, где коды сгруппированы по укрупнённым группам занятий. Вводить код вручную текстом не требуется — выбор из списка исключает опечатки.

Подготовка: проверка функциональности и прав

Перед заполнением убедитесь, что в программе включён учёт трудовых функций. Откройте «Настройка» — «Реквизиты и дополнительные сведения» или раздел настроек кадрового учёта (в разных релизах путь отличается) и проверьте, что использование трудовых функций активно. В свежих релизах эта возможность включена по умолчанию, так как без неё невозможно сформировать сведения о трудовой деятельности.

Второй момент — права. Пользователю нужны права на добавление и изменение справочников «Трудовые функции» и «Должности». Обычно это роли кадровика или специалиста по настройке. Если кнопка «Создать» неактивна, обратитесь к администратору системы.

Пошаговое заполнение трудовой функции с кодом ОКЗ

Основная работа выполняется в три шага: создание трудовой функции, выбор кода из классификатора и привязка к должности. Ниже — подробный порядок.

1. 1
   Откройте «Настройка» (или «Кадры») — «Трудовые функции» и нажмите «Создать».
2. 2
   Введите наименование трудовой функции — например, «Ведение бухгалтерского учёта» или формулировку из профстандарта.
3. 3
   В поле «Код по ОКЗ» нажмите кнопку выбора, найдите нужный код в дереве классификатора (поиск работает по коду и по наименованию) и подтвердите выбор.
4. 4
   Сохраните трудовую функцию кнопкой «Записать и закрыть».
5. 5
   Откройте справочник «Должности», выберите нужную должность и укажите созданную трудовую функцию в соответствующем поле.
6. 6
   Запишите должность и проверьте, что у сотрудников на этой позиции трудовая функция отображается в кадровых документах.

Наименование трудовой функции формулируйте так, как оно должно отображаться в сведениях о трудовой деятельности. Обычно берут формулировку из профессионального стандарта, должностной инструкции или ЕКС. Код ОКЗ при этом должен соответствовать сути выполняемой работы, а не просто названию должности.

Как подобрать правильный код ОКЗ

Классификатор ОКЗ построен иерархически: укрупнённые группы (первый знак), субгруппы и далее до четырёхзначного кода конкретного занятия. Для отчётности обычно достаточно кода базового уровня. Например, для бухгалтера подбирается код из группы специалистов в области экономики и учёта, для программиста — из группы специалистов в области ИКТ.

Если затрудняетесь с выбором, используйте поиск по наименованию в форме подбора: введите ключевое слово («бухгалтер», «слесарь», «менеджер») и выберите наиболее близкое занятие. Точность важна: код попадает в электронные сведения о трудовой деятельности и используется для статистики и контроля.

Удобно сначала выгрузить список всех должностей организации в таблицу и проставить коды ОКЗ на бумаге или в Excel, согласовав с руководителями подразделений. Потом заполнение в 1С займёт значительно меньше времени и без спорных ситуаций.

Привязка трудовой функции к должности и штатной расстановке

Трудовая функция указывается в карточке должности (справочник «Должности», раздел «Кадры» — «Должности»). Одна должность связана с одной трудовой функцией. Если в организации несколько должностей с одинаковой сутью работы (например, «Бухгалтер» и «Старший бухгалтер»), для них можно использовать одну и ту же трудовую функцию с одним кодом ОКЗ — создавать дубли не нужно.

После привязки данные автоматически используются в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». При формировании мероприятий ЭТК (приём, перевод, увольнение, переименование) программа подставляет трудовую функцию и код ОКЗ из должности, указанной в документе. Ручное переопределение в документе обычно не требуется.

Проверка результата перед отправкой отчётности

Контрольная точка — отчёт по сведениям о трудовой деятельности. Сформируйте отчёт «Сведения о трудовой деятельности» (или печатную форму мероприятия ЭТК) по нескольким сотрудникам и убедитесь, что в строках присутствуют наименование трудовой функции и код ОКЗ. Отсутствие кода в готовом отчёте — признак того, что где-то в цепочке «трудовая функция — должность — документ» данные не заполнены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка трудовой функции

Норма

Заполнены наименование и код ОКЗ, выбранный из классификатора

Тревожный признак

Код пуст или введён произвольным текстом

Карточка должности

Норма

Указана трудовая функция

Тревожный признак

Поле трудовой функции пустое

Отчёт по сведениям о трудовой деятельности

Норма

В строках мероприятий есть код ОКЗ и наименование функции

Тревожный признак

Пустые колонки или ошибки форматно-логического контроля при выгрузке

Дополнительно прогоните встроенную проверку отчёта перед отправкой в СФР: программа укажет на сотрудников, у которых отсутствуют обязательные сведения, включая код ОКЗ. Исправляйте данные в источнике (справочниках), а не вручную в отчёте — иначе при следующем формировании ошибка вернётся.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — массовое первоначальное заполнение. Если трудовые функции не велись раньше, а должностей много, не пытайтесь заполнить всё вручную за один проход без плана. Сгруппируйте должности по типам работ, определите код для каждой группы и только потом вносите данные. Это снижает количество разнобойных кодов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Должностей мало и они разнородныеСоздайте отдельную трудовую функцию для каждой должности с точным кодом ОКЗ

Есть группы однотипных должностейСоздайте одну трудовую функцию на группу и привяжите её ко всем должностям группы

Нужный код не находится в классификатореПроверьте актуальность релиза конфигурации и поищите код по синонимичным наименованиям занятий

Отчёт уже отправлен с неверным кодомИсправьте данные в справочниках и подайте корректирующие сведения по правилам СФР

Ограничения и особенности механизма

Трудовая функция в типовой конфигурации привязана к должности, а не к конкретному сотруднику. Если сотрудник на одной должности фактически выполняет разные функции, в рамках типового механизма отражается одна основная функция. Для нестандартных ситуаций потребуется либо разделение должностей в штатном расписании, либо доработка конфигурации — это уже задача для специалиста по внедрению.

Также учитывайте, что классификатор ОКЗ периодически обновляется на уровне нормативной базы. После обновления релиза конфигурации стоит проверить, не изменились ли используемые вами коды, и при необходимости актуализировать справочник.

Частые вопросы

Обязательно ли заполнять код ОКЗ в 1С?

Да, если организация передаёт сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Код ОКЗ является обязательным реквизитом мероприятий электронной трудовой книжки, и без него сведения не пройдут форматный контроль.

Можно ли указать несколько трудовых функций для одной должности?

В типовой конфигурации должность связывается с одной трудовой функцией. Если работа принципиально разная, принято решение о разделении на отдельные должности в штатном расписании, каждая со своей функцией и кодом ОКЗ.

Что делать, если в классификаторе нет подходящего кода?

Выберите код занятия, наиболее близкий по содержанию работы, ориентируясь на фактические трудовые обязанности. Предварительно убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза — классификатор поставляется вместе с ней.

Изменится ли что-то у уже принятых сотрудников после заполнения кодов?

Исторические кадровые документы не переписываются, но при формировании сведений о трудовой деятельности программа возьмёт трудовую функцию и код из текущей карточки должности. Поэтому после заполнения проверьте отчёт по сотрудникам, принятым ранее.

Нужно ли создавать отдельную трудовую функцию для каждой должности?

Нет. Одну трудовую функцию можно привязать к нескольким должностям, если суть работы и код ОКЗ совпадают. Это упрощает ведение справочника и снижает риск разнобоя в кодах.