Трудовая функция в 1С:Бухгалтерия 8.3: как заполнить для генерального директора

Трудовая функция — обязательный реквизит кадровых документов в 1С:Бухгалтерия 8.3, который участвует в формировании сведений о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка) и передается в СФР. Генеральный директор в этом смысле не исключение: он тоже застрахованное лицо, и по нему нужно корректно заполнить трудовую функцию в приеме на работу и последующих кадровых переводах.

Сложность в том, что для руководителя организации нет отдельной «особой» настройки — программа обрабатывает его как обычного сотрудника. Поэтому ошибки возникают в основном из-за того, что бухгалтер оставляет поле пустым, пишет произвольный текст или указывает функцию, которая расходится с формулировкой в приказе о приеме и трудовом договоре. Ниже — практическое руководство: где находится поле, что именно вписать и как проверить результат.

Что такое трудовая функция и зачем она в программе

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работы. В 1С:Бухгалтерия 8.3 это поле появилось в кадровых документах для формирования сведений о трудовой деятельности, которые работодатель подает в Социальный фонд России.

Если поле не заполнено, программа либо выдаст предупреждение при проведении документа, либо в отчет уйдет пустое значение, что приведет к ошибкам при сдаче отчетности. Для генерального директора это особенно заметно: как правило, он единственный учредитель-руководитель, и отсутствие его данных в сведениях сразу бросается в глаза при проверке.

Где находится поле «Трудовая функция» в документах

Поле заполняется в документах раздела «Зарплата и кадры» (в некоторых интерфейсах — «Кадры»). Основные места:

• Документ «Прием на работу» — поле «Трудовая функция» рядом с полем «Должность»;
• Документ «Кадровый перевод» — при изменении должности или условий труда;
• Карточка сотрудника — где можно посмотреть историю изменений.

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Приемы на работу», создайте новый документ или откройте существующий по генеральному директору. Под полем «Должность» находится строка «Трудовая функция». Если выбрана должность из справочника, поле может подставиться автоматически, но для руководителя его часто приходится вводить вручную.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Приемы на работу» и создайте документ по генеральному директору
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника, дату приема, подразделение и должность
3. 3
   В поле «Трудовая функция» впишите формулировку из трудового договора, например «Руководство организацией»
4. 4
   Проверьте график работы, вид занятости и оклад
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что нет предупреждений о незаполненных полях

Что именно указать для генерального директора

Формулировка должна совпадать с трудовым договором и приказом о приеме. На практике используются варианты:

• «Руководство организацией» — универсальный вариант, если в договоре нет детализации;
• «Управление деятельностью общества (генеральный директор)» — если в договоре указаны конкретные полномочия;
• «Генеральный директор» — допустимо, если должность и функция в договоре совпадают дословно.

Не пишите сюда учредительные функции («участник общества», «учредитель») — это не трудовая функция. Если директор одновременно является единственным учредителем, это никак не отражается в поле трудовой функции: фиксируется только его работа по трудовому договору как наемного руководителя.

Совмещение и совместительство

Если генеральный директор совмещает руководство с другой работой (например, ведет бухгалтерию в малой фирме), основная трудовая функция указывается в приеме на работу, а дополнительная работа оформляется отдельно — совмещением или внутренним совместительством со своей трудовой функцией. Не смешивайте обе роли в одном поле через запятую: при выгрузке сведений это создаст некорректную запись.

Заполнение при изменении данных: кадровый перевод

Если трудовая функция директора меняется (например, переименована должность или изменились полномочия по новому договору), создайте документ «Кадровый перевод» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы». В нем укажите новую должность и новую трудовую функцию с даты изменения.

Не редактируйте старый проведенный прием на работу задним числом, если сведения по нему уже передавались в фонд: это создаст расхождения между вашей базой и данными СФР. Изменения оформляются новым кадровым событием.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа убедитесь, что данные попали в учет корректно. Откройте карточку сотрудника и проверьте текущее состояние: должность и трудовая функция должны отображаться актуальные. Затем сформируйте отчет по сведениям о трудовой деятельности и проверьте, что по директору есть мероприятие «Прием» с заполненной трудовой функцией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Трудовая функция» в приеме на работу

Норма

Заполнено, совпадает с трудовым договором

Тревожный признак

Пусто или содержит «учредитель», «директор по умолчанию»

Сведения о трудовой деятельности

Норма

По директору есть мероприятие «Прием» с функцией

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчете или функция пустая

Карточка сотрудника

Норма

Текущая должность и функция актуальны

Тревожный признак

Отображаются устаревшие данные после перевода

Ограничения и нюансы в 1С:Бухгалтерии 8.3

Кадровый блок в 1С:Бухгалтерия 8.3 упрощен по сравнению с 1С:Зарплата и управление персоналом. Здесь нет развитого справочника трудовых функций с привязкой к профстандартам — поле заполняется вручную или подставляется из должности. Поэтому контроль формулировок полностью на бухгалтере.

Если в организации несколько сотрудников и кадровый учет ведется полноценно, имеет смысл вести кадры в ЗУП, а в бухгалтерию переносить только итоговые данные. Для микрофирм, где директор — единственный сотрудник, возможностей Бухгалтерии достаточно.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли заполнять трудовую функцию, если директор — единственный учредитель?

Да, если он оформлен как сотрудник по трудовому договору и по нему подаются сведения о трудовой деятельности. Статус учредителя не освобождает от заполнения кадровых реквизитов.

Что писать, если в трудовом договоре функция не прописана подробно?

Используйте наименование должности из штатного расписания — «Генеральный директор». При возможности приведите формулировку в договоре и программе к единому виду, например «Руководство организацией».

Поле «Трудовая функция» не отображается в документе. Почему?

Проверьте, что используется актуальная версия конфигурации — поле появилось в кадровых документах в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Обновите конфигурацию до свежего релиза.

Нужно ли менять трудовую функцию при переименовании должности?

Да, если изменилась формулировка в штатном расписании и договоре. Оформите кадровый перевод с новой должностью и функцией с даты изменения.

Можно ли указать несколько функций через запятую?

Не рекомендуется. Поле предполагает одну формулировку, соответствующую занимаемой должности. Дополнительная работа оформляется совмещением или совместительством отдельным документом.