Трудовая функция генерального директора в 1С 8.3: пошаговое заполнение

Трудовая функция генерального директора — реквизит, который в 1С 8.3 (ЗУП) требуется в первую очередь для формирования сведений о трудовой деятельности (ЭТК) и отчётности по форме СЗВ-ТД. Особенность руководителя в том, что он часто является единственным учредителем, и кадровые документы на него оформляются иначе, чем на рядового сотрудника: нет классического трудового договора с должностной инструкцией, а функция вытекает из устава и решения участников.

В программе трудовая функция привязывается к позиции штатного расписания и к кадровому переводу либо приёму на работу. Если реквизит не заполнен, при отправке СЗВ-ТД отчёт не пройдёт форматно-логический контроль: для мероприятий «Приём» и «Перевод» трудовая функция обязательна. Поэтому заполнить её нужно до первой сдачи отчётности, а не в момент обнаружения ошибки.

Ниже разобрано, где именно в 1С:ЗУП 8.3 хранится трудовая функция, как её корректно сформулировать для генерального директора, какие документы создать и как проверить, что данные попадут в отчётность.

Где в 1С 8.3 хранится трудовая функция

Основное место хранения — справочник «Штатное расписание», точнее позиция штатного расписания. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», найдите позицию «Генеральный директор» и откройте её карточку. В форме позиции есть поле «Трудовая функция», которое заполняется текстом и кодом по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

Если штатное расписание в программе не ведётся (такая настройка допустима для небольших организаций), трудовая функция указывается непосредственно в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод». В этом случае поле появляется в самом документе, и его нужно заполнить вручную при оформлении директора.

Дополнительно трудовая функция отображается в карточке сотрудника на закладке «Трудовая деятельность» — там формируются записи для электронной трудовой книжки. Именно отсюда данные попадают в отчёт СЗВ-ТД и в сведения ЭТК.

Как сформулировать трудовую функцию директора

Для генерального директора типовая формулировка — «Руководство организацией» или «Осуществление руководства организацией». По ОКЗ руководителям организаций соответствует группа кодов 1xxx (руководители), конкретный код подбирается по классификатору — чаще используют код из раздела руководителей организаций. Если в организации утверждён профессиональный стандарт или должностная инструкция, формулировку берут оттуда.

Важный нюанс: если директор является единственным учредителем, трудовая функция всё равно указывается. Трудовые отношения с таким руководителем оформляются решением единственного участника и трудовым договором, и для целей ЭТК он — обычный застрахованный работник с трудовой функцией.

Пошаговое заполнение через штатное расписание

Наиболее корректный путь — заполнить трудовую функцию на уровне позиции, тогда она автоматически подтянется во все кадровые документы по этой должности.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и найдите позицию «Генеральный директор».
2. 2
   Откройте позицию на редактирование (команда «Изменить» или двойной клик).
3. 3
   В поле «Трудовая функция» введите формулировку, например «Руководство организацией», и укажите код по ОКЗ.
4. 4
   Запишите позицию. Если изменение должно действовать с определённой даты, используйте механизм изменения штатного расписания с указанием даты.
5. 5
   Проверьте документ «Приём на работу» директора: трудовая функция должна подтянуться автоматически.
6. 6
   Откройте карточку сотрудника → «Трудовая деятельность» и убедитесь, что запись о приёме содержит трудовую функцию.

Если позиция уже используется в проведённых документах, программа может предложить изменить штатное расписание документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу. Это правильный вариант: история изменений сохранится, и записи ЭТК сформируются корректно.

Заполнение без ведения штатного расписания

Когда в настройках учётной политики отключено ведение штатного расписания (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт»), трудовая функция вводится в кадровых документах напрямую.

1. Откройте документ «Приём на работу» генерального директора (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу»).
2. Найдите поле «Трудовая функция» — оно располагается рядом с должностью и подразделением.
3. Введите формулировку и код ОКЗ, запишите и проведите документ.
4. Если директор уже принят, а поле пустое, создайте документ «Кадровый перевод» с той же датой и заполните трудовую функцию там, либо отредактируйте приём, если отчётность ещё не сдавалась.

Проверка записей для электронной трудовой книжки

После заполнения трудовой функции нужно убедиться, что сведения корректно отразятся в ЭТК. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» и проверьте записи: у мероприятия «Приём» должна быть заполнена колонка «Трудовая функция».

Далее сформируйте отчёт СЗВ-ТД (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность») с мероприятием «Приём» и запустите проверку. Если трудовая функция заполнена, ошибок по этому реквизиту быть не должно. Если директор работает давно, а СЗВ-ТД на него ещё не сдавался, мероприятие «Приём» подаётся один раз с фактической датой приёма.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Трудовая функция» в позиции штатного расписания

Норма

Заполнено текстом и кодом ОКЗ

Тревожный признак

Поле пустое или содержит только код без текста

Запись о приёме в карточке сотрудника

Норма

В мероприятии «Приём» указана трудовая функция

Тревожный признак

Колонка пуста — сведения не попадут в ЭТК

Проверка СЗВ-ТД

Норма

Протокол без ошибок по реквизиту «Трудовая функция»

Тревожный признак

Ошибка форматно-логического контроля по трудовой функции

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: если генеральный директор оформлен как самозанятый или по договору ГПХ (что для единственного руководителя встречается редко и спорно), трудовая функция в кадровом учёте не заполняется, поскольку трудовых отношений нет. Но для штатного директора с трудовым договором заполнение обязательно.

Частые вопросы

Обязательно ли указывать код ОКЗ вместе с формулировкой?

Формально в СЗВ-ТД передаётся текстовая трудовая функция, но в 1С рекомендуется заполнять и код по классификатору: это снижает риск предупреждений при проверке и упрощает унификацию формулировок по организации.

Директор принят давно, а поле «Трудовая функция» появилось в программе позже. Что делать?

Заполните поле в позиции штатного расписания или в документе приёма, затем проверьте запись «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника. Если СЗВ-ТД ещё не сдавался, мероприятие «Приём» сформируется уже с трудовой функцией.

Можно ли указать несколько трудовых функций, если директор совмещает должности?

В записи ЭТК указывается одна трудовая функция по конкретному мероприятию. Совмещение оформляется отдельным документом (совмещение или внутреннее совместительство), и для второй должности создаётся своя позиция со своей трудовой функцией.

Что делать, если СЗВ-ТД уже сдан без трудовой функции?

Не редактируйте задним числом исходные документы. Заполните трудовую функцию в программе, затем сформируйте корректирующие сведения по правилам подачи ЭТК, чтобы данные в ПФР и в базе совпали.

Нужна ли трудовая функция, если организация не перешла на электронные трудовые книжки?

Да. Обязанность подавать СЗВ-ТД не зависит от выбора работника между бумажной и электронной трудовой книжкой, поэтому трудовая функция в кадровых документах заполняется в любом случае.