Другое · 10 мин
Трудовая функция бухгалтера в 1С 8.3: как заполнить правильно
Как заполнить трудовую функцию бухгалтера в 1С 8.3: справочник трудовых функций, профстандарты, штатное расписание и личная карточка Т-2. Пошаговая инструкция.
Трудовая функция бухгалтера в 1С 8.3 заполняется через справочник «Трудовые функции», который связан с профессиональными стандартами, и затем подтягивается в штатное расписание, должности и личную карточку сотрудника. Механизм реализован в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и частично в «1С:Бухгалтерии 8» при включённом кадровом учёте.
Заполнение трудовой функции нужно для корректного оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений: согласно ст. 57 ТК РФ трудовая функция — обязательное условие договора. Кроме того, сведения о трудовой функции передаются в отчётность, в том числе в сведения о трудовой деятельности (ЭТК), поэтому ошибки в справочнике отражаются на отчётных формах.
Ниже разобран порядок действий: от включения настроек учёта до проверки результата в карточке сотрудника, а также типичные ошибки, из-за которых трудовая функция не сохраняется или не попадает в печатные формы.
Где хранится трудовая функция в 1С 8.3
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» трудовые функции ведутся в одноимённом справочнике. Найти его можно через раздел «Настройка» → «Трудовые функции» либо через «Кадры» → «Все кадровые справочники». Если пункт не отображается, значит, в настройках программы отключён учёт по профессиональным стандартам.
Справочник связан с классификатором профстандартов. Для бухгалтера действует профессиональный стандарт «Бухгалтер» (утверждён приказом Минтруда), в котором трудовые функции сгруппированы по обобщённым функциям: ведение бухгалтерского учёта, составление отчётности, контроль и аудит, а для главбуха — организация и контроль ведения учёта. Каждая обобщённая функция содержит конкретные функции с кодами и уровнями квалификации.
Подготовка: включение настроек профстандартов
Перед заполнением справочника проверьте настройки кадрового учёта. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка» → «Кадровый учёт» (в зависимости от релиза расположение отличается) и убедитесь, что включена опция использования профессиональных стандартов и трудовых функций. В некоторых релизах флаг называется «Использовать профессиональные стандарты».
Если организация ведёт штатное расписание, проверьте также настройку «Ведётся штатное расписание» и «Используется описание позиций» — тогда трудовую функцию можно будет указать один раз в позиции, и она унаследуется всеми сотрудниками на этой позиции. Это избавляет от дублирования ввода при приёме новых бухгалтеров.
Как создать трудовую функцию бухгалтера в справочнике
Откройте справочник «Трудовые функции» и нажмите «Создать». В карточке элемента укажите наименование функции — например, «Ведение бухгалтерского учёта» или более конкретно: «Ведение учёта основных средств». Поле наименования свободное, но рекомендуется придерживаться формулировок профстандарта, чтобы сведения корректно передавались в отчётность.
Заполните реквизиты связи с профстандартом: выберите профессиональный стандарт «Бухгалтер», затем обобщённую трудовую функцию и конкретную трудовую функцию из классификатора. Если классификатор профстандартов не загружен, программа предложит загрузить его с портала 1С — согласитесь, это стандартная операция, не затрагивающая учётные данные.
При необходимости добавьте описание трудовых действий, необходимых знаний и умений — эти поля используются при формировании должностных инструкций и описаний позиций штатного расписания. Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть».
- 1Откройте «Настройка» → «Трудовые функции» и нажмите «Создать».
- 2Введите наименование функции по профстандарту «Бухгалтер».
- 3Выберите профстандарт, обобщённую и конкретную трудовую функцию из классификатора.
- 4Заполните описание трудовых действий, если ведёте должностные инструкции.
- 5Запишите элемент и проверьте, что он доступен для выбора в должности.
Привязка функции к должности и штатному расписанию
Следующий шаг — связать трудовую функцию с должностью или позицией штатного расписания. Откройте справочник «Должности» (или «Штатное расписание» → нужная позиция), найдите позицию «Бухгалтер» и в поле «Трудовая функция» выберите созданный элемент. Если функций несколько (например, ведение учёта и составление отчётности), укажите основную либо используйте табличную часть, если она предусмотрена релизом.
Если включено описание позиций, в карточке позиции штатного расписания можно заполнить раздел с требованиями к квалификации и трудовыми функциями — эти данные попадут в печатную форму описания позиции. Это удобно, когда кадровая служба согласовывает штатку с руководством.
Обратите внимание: изменение трудовой функции в штатном расписании с историей изменений (при включённой опции) оформляется документом «Изменение штатного расписания», а не правкой элемента напрямую. Иначе история позиции исказится.
Указание трудовой функции у сотрудника
Когда сотрудник принимается на позицию с заполненной трудовой функцией, она подставляется в документ «Приём на работу» автоматически. Проверить это можно в карточке сотрудника: раздел «Трудовой договор» или в самом документе приёма — поле «Трудовая функция». Если поле пустое, выберите функцию вручную из справочника.
Для уже работающих бухгалтеров трудовую функцию можно добавить документом «Кадровый перевод» (если меняются условия договора) либо через изменение трудового договора, в зависимости от того, как настроена программа. Простое заполнение справочника задним числом не изменит условия уже заключённых договоров — юридически это оформляется дополнительным соглашением.
Трудовая функция также участвует в формировании сведений о трудовой деятельности для электронных трудовых книжек. Убедитесь, что в мероприятиях ЭТК (приём, перевод) функция указана корректно, иначе сведения уйдут в ПФР/СФР с пустым или неверным значением.
Как проверить результат
Заполнено и совпадает с функцией позиции штатки
Поле пустое или функция не из справочника
Функция выводится в разделе условий договора
В форме прочерк или старое наименование
Мероприятие содержит трудовую функцию
Функция отсутствует в мероприятии
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — создание дублей в справочнике «Трудовые функции» с разными написаниями («Ведение бухучёта», «Ведение бух. учёта»). Дубли затрудняют отбор в отчётах и приводят к тому, что сотрудники одной должности имеют формально разные функции. Перед созданием нового элемента выполните поиск по справочнику.
Вторая типичная проблема — незагруженный классификатор профстандартов: без него нельзя указать код функции, и часть отчётных форм останется незаполненной. Третья ошибка — заполнение функции только в справочнике без привязки к позициям и сотрудникам: справочник сам по себе ничего не «разносит» по документам.
Ограничение механизма: в «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый учёт сокращён, и полноценная работа с профстандартами там может отсутствовать. Если учёт ведётся в Бухгалтерии, а требования к кадровым документам высокие, рассмотрите ведение кадров в ЗУП с синхронизацией.
Проверка результата и отчётность
После заполнения проверьте цепочку целиком: справочник → позиция штатного расписания → документ приёма/перевода → печатная форма трудового договора. Сформируйте печатную форму договора из документа приёма и убедитесь, что трудовая функция выводится в тексте.
Для контроля по всем сотрудникам используйте кадровые отчёты: «Штатные сотрудники», «Сотрудники организаций» с настройкой группировки по трудовой функции, а также отчёты по сведениям ЭТК. Если в отчёте видны сотрудники-бухгалтеры без функции — вернитесь к их кадровым документам и заполните поле.
Что важно запомнить
Трудовая функция бухгалтера создаётся в справочнике «Трудовые функции» с привязкой к профстандарту, затем указывается в позиции штатного расписания и в кадровых документах сотрудника. Результат проверяется печатной формой трудового договора и сведениями ЭТК. Изменения в штатке с историей вносятся только документом.
FAQ
Где именно в меню 1С:ЗУП 8.3 находится справочник трудовых функций?
Обычно в разделе «Настройка» → «Трудовые функции» либо через «Кадры» → «Все кадровые справочники». Если пункта нет, проверьте, что в настройках кадрового учёта включено использование профессиональных стандартов, и что у пользователя есть права на чтение справочника.
Обязательно ли привязывать функцию к профстандарту «Бухгалтер»?
Формально в программе можно создать функцию без профстандарта, но тогда не удастся указать код и уровень квалификации, а часть отчётных форм останется незаполненной. Для должностей, по которым профстандарт обязателен, привязка фактически необходима.
Можно ли указать сотруднику несколько трудовых функций?
В типовом механизме в кадровом документе указывается одна функция. Если бухгалтер совмещает несколько направлений, обычно выбирают основную функцию, а остальные описывают в должностной инструкции и тексте трудового договора. Возможности зависят от релиза — проверьте наличие табличной части в карточке позиции.
Почему трудовая функция не подставилась в документ приёма на работу?
Чаще всего функция не заполнена в позиции штатного расписания или в должности, на которую принимают сотрудника. Заполните её в позиции, после чего в новых документах она будет подставляться автоматически; в уже созданных документах выберите функцию вручную.
Нужно ли переоформлять сотрудников, если трудовая функция появилась позже?
Если фактические обязанности не менялись, достаточно заполнить поле в кадровых данных для корректной отчётности. Если формулировка функции в договоре меняется существенно, это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и кадровым документом в программе.
Работает ли этот механизм в 1С:Бухгалтерии 8.3?
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт ограничен, и полноценная работа с профстандартами и трудовыми функциями может быть недоступна. Полноценный механизм реализован в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»; при необходимости кадры ведут в ЗУП с обменом данными с Бухгалтерией.