Как сделать СЗВ-ТД в 1С: пошаговая инструкция

СЗВ-ТД — это отчёт о кадровых событиях сотрудников: приём, перевод, увольнение, переименование должности, а также отказ от ведения электронной трудовой книжки. Отчёт нужно сдавать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а при приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления. В типовых конфигурациях 1С весь процесс автоматизирован: данные подтягиваются из кадровых документов, а отправка выполняется через встроенный сервис «1С-Отчётность».

Ниже разобран практический порядок работы в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0: от оформления кадрового документа до получения квитанции о приёме отчёта СФР (бывший ПФР). Инструкция подходит и тем, кто сдаёт отчёт впервые, и тем, кто столкнулся с ошибками при отправке.

Что должно быть настроено до формирования СЗВ-ТД

Перед первой отправкой проверьте базовые настройки. Во-первых, в карточке организации должны быть заполнены регистрационные данные: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. В 1С:ЗУП это справочник «Организации», в 1С:Бухгалтерии — раздел «Главное» → «Реквизиты организации». Ошибка в регистрационном номере — одна из самых частых причин отказа в приёме отчёта.

Во-вторых, должен быть подключён сервис «1С-Отчётность» с действующим сертификатом электронной подписи. Проверить это можно в разделе «Отчётность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами». Если сертификат истёк или направление сдачи в СФР не добавлено, отправка будет невозможна — добавьте направление ПФР/СФР в настройках обмена.

В-третьих, у сотрудников должны быть корректно заполнены персональные данные: СНИЛС, ФИО, дата рождения. СЗВ-ТД без СНИЛС не будет принят. Также проверьте, что в настройках учётной политики организации указано, что сведения о трудовой деятельности передаются в СФР (признак подачи сведений в электронном виде).

Какие кадровые события попадают в отчёт

В СЗВ-ТД включаются следующие мероприятия: приём на работу, перевод (в том числе на другую должность), увольнение, переименование должности или структурного подразделения, установление второй профессии, запрет занимать должность. Отдельный вид мероприятия — подача сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (продолжить бумажную или перейти на электронную).

В 1С эти события отражаются стандартными документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также документами «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Отчёт формируется строго на основании проведённых документов — если приказ не проведён или введён с ошибочной датой, данные в СЗВ-ТД либо не попадут, либо попадут с неверным периодом.

Обратите внимание на даты: программа берёт дату мероприятия из реквизитов кадрового документа (дата приёма, дата перевода, дата увольнения), а не из даты самого документа. Если вы ввели приказ «задним числом», отчёт нужно сформировать за период, в который попадает фактическая дата события, и сдать незамедлительно.

Пошаговое формирование СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП отчёт создаётся из раздела «Отчётность, справки» → «Отчёты по сотрудникам» либо через «1С-Отчётность». Удобнее первый вариант: там отчёт сразу заполняется по кадровым событиям.

1. 1
   Откройте «Отчётность, справки» → «Отчёты по сотрудникам» и нажмите «Создать» → «СЗВ-ТД».
2. 2
   Укажите организацию и отчётный период (месяц, в котором произошло событие).
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт все кадровые мероприятия за период.
4. 4
   Проверьте список сотрудников: СНИЛС, вид мероприятия, дата, наименование должности по штатному расписанию.
5. 5
   Нажмите «Проверить» для контроля формата, затем «Отправить» — отчёт уйдёт через 1С-Отчётность.
6. 6
   Дождитесь квитанции о приёме в журнале «1С-Отчётность».

Если какое-то событие не попало в отчёт, проверьте, проведён ли соответствующий кадровый документ и не был ли этот сотрудник уже отражён в ранее сданном СЗВ-ТД. Программа не включает повторно события, по которым отчёт уже принят фондом. При необходимости добавить строку вручную есть кнопка «Добавить», но ручное заполнение повышает риск расхождения с учётными данными.

По заявлениям о способе ведения трудовой книжки действует особый срок: такие сведения сдаются до конца месяца, следующего за месяцем подачи заявления, а не на следующий день. В 1С эти заявления регистрируются отдельным документом и включаются в отчёт автоматически.

Формирование СЗВ-ТД в 1С:Бухгалтерии 3.0

В бухгалтерской конфигурации отчёт находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по сотрудникам» либо через «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать» → раздел «Отчётность в фонды». Принцип тот же: указываете организацию и период, нажимаете «Заполнить».

Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия ведёт упрощённый кадровый учёт. Если у вас сложные переводы, совмещения или массовые переименования должностей, часть событий придётся добавлять в отчёт вручную. Поэтому при штате от нескольких десятков человек и активной кадровой динамике надёжнее вести кадры в 1С:ЗУП.

После заполнения обязательно выполните проверку кнопкой «Проверка» → «Проверить в интернете» (или встроенной проверкой формата). Программа покажет ошибки: пустой СНИЛС, отсутствующая дата мероприятия, незаполненное наименование должности. Исправьте их до отправки — это быстрее, чем получать отказ и сдавать отчёт заново.

Отправка и контроль приёма отчёта

Отправка выполняется кнопкой «Отправить» из формы отчёта или из журнала «1С-Отчётность». Статус отчёта меняется поэтапно: «Подготовлен» → «Отправлен» → «Сдан» (при положительной квитанции) либо «Не сдан» при отказе. Квитанция обычно приходит в течение нескольких часов, но в пиковые дни ответ фонда может задерживаться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в журнале 1С-Отчётности

Норма

«Сдан» с положительной квитанцией СФР

Тревожный признак

«Не сдан» или статус не меняется более суток

Протокол ошибок

Норма

Протокол пуст или содержит только информационные сообщения

Тревожный признак

Ошибки формата, неверный регномер, не найден СНИЛС

Состав отчёта

Норма

Все кадровые события периода включены, даты совпадают с приказами

Тревожный признак

Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом

Сохраните квитанцию о приёме — это подтверждение своевременной сдачи. При спорах о сроках именно дата в квитанции определяет, уложились ли вы в установленный срок. Рекомендуется также периодически сверять отправленные отчёты с журналом кадровых приказов, чтобы не пропустить события, введённые в базу задним числом.

Типичные ошибки и как их исправить

Если отчёт не принят, текст ошибки смотрите в протоколе: двойной щелчок по строке отчёта в журнале «1С-Отчётность» → «Протокол». Наиболее частые причины — ошибки в персональных данных и неактуальная версия формата. Во втором случае помогает обновление конфигурации: форматы отчётности фонд меняет, и старые релизы 1С могут формировать файл устаревшей версии.

Ошибку в уже принятом отчёте исправляют подачей нового СЗВ-ТД с тем же событием и корректными данными (для отмены — с признаком отмены мероприятия, если такая возможность предусмотрена формой). В 1С для этого создаётся новый отчёт за соответствующий период, куда событие добавляется вручную с исправленными реквизитами.

Сроки сдачи и ответственность

Базовое правило: СЗВ-ТД сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания кадрового приказа. Это касается приёма, перевода и увольнения. Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки подаются до конца следующего месяца. Если день приказа — пятница, крайний срок — понедельник.

За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения предусмотрена административная ответственность для должностных лиц, а также штрафные санкции за каждого застрахованного лица по линии фонда. Поэтому в крупных организациях имеет смысл настроить регулярную проверку: ежедневно формировать черновик СЗВ-ТД и сверять его с проведёнными за день кадровыми документами.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если в месяце не было кадровых событий?

Нет. Форма подаётся только при наличии кадровых мероприятий: приёмов, переводов, увольнений, переименований или заявлений о способе ведения трудовой книжки. Нулевой отчёт законодательством не предусмотрен.

Сотрудник уволен, но отчёт уже отправлен с ошибочной датой. Что делать?

Сформируйте новый СЗВ-ТД за тот же период и добавьте в него это событие вручную с правильной датой, при необходимости — с отменой ранее поданного мероприятия. После приёма корректирующего отчёта сведения в электронной трудовой книжке будут исправлены.

Почему кадровый перевод не попадает в отчёт автоматически?

Чаще всего документ «Кадровый перевод» не проведён, либо событие уже включалось в ранее сданный отчёт, либо дата перевода относится к другому периоду, чем указан в шапке отчёта. Проверьте эти три момента, затем перезаполните отчёт.

Можно ли сдать СЗВ-ТД без 1С-Отчётности?

Да. Отчёт можно выгрузить в файл и подать через личный кабинет на сайте СФР или через другого оператора ЭДО. В форме отчёта есть кнопка «Выгрузить». Но встроенная отправка удобнее: статусы и квитанции приходят прямо в программу.

Как отразить в СЗВ-ТД переименование должности без перевода сотрудника?

Оформляется кадровое мероприятие «Переименование должности». В 1С:ЗУП для этого используется документ изменения штатного расписания и кадровый перевод с соответствующим видом мероприятия. Проверьте, чтобы в отчёте вид мероприятия был именно «Переименование», иначе в трудовой книжке отразится перевод.

Что делать, если 1С выдаёт ошибку формата при отправке?

Сначала обновите конфигурацию и формы регламентированной отчётности — формат СЗВ-ТД периодически меняется. Если ошибка сохраняется, откройте протокол проверки и исправьте указанные реквизиты: обычно это СНИЛС, дата мероприятия или регистрационный номер организации.