Другое · 8 мин
Сведения о застрахованном лице в 1С: где найти и как проверить
Где в 1С:ЗУП найти сведения о застрахованном лице: карточка сотрудника, регистры страховых взносов, отчеты в СФР. Пошаговые инструкции и проверка данных.
Сведения о застрахованном лице — это персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения), а также информация о страховом стаже, начисленных взносах и периодах работы, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР). В 1С:ЗУП эти данные распределены по нескольким местам: карточке сотрудника, кадровым документам, регистрам учета взносов и регламентированным отчетам.
Понимать, где лежит каждый блок сведений, важно в трех ситуациях: при подготовке персонифицированной отчетности (перссведения, ЕФС-1, РСВ), при ответе на запрос сотрудника о его стаже и взносах, а также при исправлении ошибок, из-за которых СФР отклоняет отчетность. Ниже разобрано, где искать каждый тип данных в типовой 1С:ЗУП 3.1 и как проверить их корректность.
Где в карточке сотрудника хранятся персональные данные
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и выберите нужного работника. В шапке карточки отображаются ФИО, дата рождения и основные реквизиты. СНИЛС и ИНН указаны в полях карточки; если они не видны сразу, откройте полную форму по ссылке «Подробнее» или редактированию.
Документы, удостоверяющие личность, адреса и контактные данные находятся на вкладках карточки: «Личные данные», «Адреса, телефоны». Именно отсюда программа берет данные при формировании перссведений и ЕФС-1. Если в отчете ошибка в ФИО или дате рождения — исправлять нужно здесь, а не в самом отчете.
Важный нюанс: изменения личных данных (например, смена фамилии) в 1С оформляются документом «Изменение личных данных» (раздел «Кадры»). Если просто переписать фамилию в карточке, история изменений потеряется, и в отчетность за прошлые периоды могут уйти некорректные значения.
Как найти сведения о страховом стаже
Стаж для отчетности в СФР хранится отдельно от кадровых приказов. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или используйте раздел «Кадры» → «Стажи». Здесь фиксируются периоды работы, виды стажа (страховой, для больничных) и основания.
Для отчета ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности формируются на основании кадровых документов: приемов, переводов, увольнений. Проверить, какие периоды попадут в отчет, можно через «Отчеты, справки» → «Стаж работы» или непосредственно в форме ЕФС-1, раскрыв сотрудника двойным щелчком.
Где посмотреть начисленные взносы по застрахованному лицу
Данные о взносах по каждому сотруднику хранятся в регистрах учета страховых взносов, но работать с ними напрямую не нужно — для этого есть отчеты. Основной инструмент: «Отчеты, справки» → «Анализ взносов в фонды». В настройках отчета можно развернуть данные до конкретного сотрудника и увидеть базу, начисленные суммы по каждому виду взносов помесячно.
Дополнительно полезен отчет «Карточка учета страховых взносов» (там же, в разделе отчетов по взносам). Она показывает по одному застрахованному лицу полную картину за период: доходы, необлагаемые суммы, базу и взносы по тарифам. Это удобно при разборе расхождений с СФР.
- 1Откройте «Отчеты, справки» → «Анализ взносов в фонды»
- 2Укажите период и организацию, сформируйте отчет
- 3В настройках добавьте группировку «Сотрудник» или установите отбор по физлицу
- 4Для детализации по одному лицу сформируйте «Карточку учета страховых взносов» за тот же период
- 5Сверьте итоги с данными расчетных документов «Начисление зарплаты и взносов»
Где формируются отчеты со сведениями о застрахованных лицах
Вся персонифицированная отчетность собирается в разделе «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность». Здесь создаются формы: персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячно), ЕФС-1 (при кадровых событиях и по итогам года), РСВ (ежеквартально, раздел 3 содержит персданные застрахованных).
Также персонифицированные сведения можно создать напрямую: «Отчеты, справки» → «Персонифицированные сведения о физлицах». В документе по кнопке «Заполнить» программа подтянет всех застрахованных лиц с доходами за месяц. Раскрыв строку сотрудника, вы увидите суммы, которые уйдут в СФР.
Перед отправкой обязательно запускайте встроенную проверку: в форме отчета кнопка «Проверка» → «Проверить в интернете» или контрольные соотношения. Она выявит ошибки в СНИЛС, ФИО и расхождения сумм до того, как отчет отклонит фонд.
Как проверить данные перед отправкой
11 цифр, проходит контрольную сумму, отчет не ругается
Ошибка контрольного числа или пустое поле — отчет будет отклонен
Совпадают с паспортом и данными СФР
Расхождения после смены фамилии без документа «Изменение личных данных»
Совпадают с «Анализом взносов» за тот же месяц
Разница — есть непроведенные или исправленные задним числом документы
Типичные ошибки и что делать при расхождениях
Самая частая проблема — застрахованное лицо не попадает в отчет. Причины: сотрудник не принят документом «Прием на работу» (только создан в справочнике), у него нет начислений за период, либо в карточке не указано, что он является застрахованным лицом (настройка в учетной политике и договорах ГПХ).
Вторая типичная ситуация — дубли физических лиц. Если один человек заведен дважды с разным написанием ФИО, взносы и стаж раздробятся между карточками. Найдите дубли через поиск по СНИЛС в справочнике «Физические лица» и объедините записи штатной обработкой поиска дублей или переносом данных, предварительно сделав резервную копию.
Когда обращаться к специалисту
Самостоятельно безопасно: просматривать данные, формировать отчеты, исправлять опечатки в реквизитах через штатные документы. К специалисту по 1С или в поддержку стоит обращаться, если требуется объединение дублей физлиц с историей, корректировка регистров взносов вручную или исправление отчетности за закрытые периоды — ошибки здесь влияют на стаж и пенсионные права реальных людей.
Что важно запомнить
Персональные данные — в карточке сотрудника, стаж — в разделе «Стажи» и трудовой деятельности, взносы — в отчетах «Анализ взносов» и «Карточка учета страховых взносов», а готовые сведения для СФР — в 1С-Отчетности. Исправления делайте через документы, а не прямым редактированием, и всегда проверяйте отчет перед отправкой.
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии найти сведения о застрахованных лицах?
В 1С:БП 3.0 логика похожая: карточка сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», взносы — в отчете «Анализ взносов» и регламентированных отчетах через «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Персонифицированные сведения формируются там же через 1С-Отчетность.
Почему сотрудник не попадает в персонифицированные сведения?
Чаще всего у него нет начислений в отчетном месяце, прием оформлен не документом, а просто записью в справочнике, или договор ГПХ не отмечен как облагаемый взносами. Проверьте наличие проведенного документа начисления за период.
Как исправить ошибку в СНИЛС после отправки отчета?
Исправьте СНИЛС в карточке физического лица, затем сформируйте корректирующий (отменяющий и новый) отчет за тот же период. СФР связывает записи по СНИЛС, поэтому без корректировки данные зависнут на неверном номере.
Можно ли посмотреть стаж, который СФР уже знает о сотруднике?
Да, через электронный обмен: в 1С-Отчетности доступны запросы в СФР (например, о состоянии лицевого счета), если подключен обмен с фондом. Данные приходят в раздел входящих документов.
Чем отличаются сведения в ЕФС-1 и персонифицированных сведениях?
ЕФС-1 передает кадровые события и стаж (прием, увольнение, периоды работы), а персонифицированные сведения — суммы выплат и взносов по физлицам ежемесячно. Это разные формы с разными источниками данных в программе.