СТД-Р в 1С 8.3 Бухгалтерия при увольнении сотрудника: где найти справку

СТД-Р — это справка о размере заработной платы и иных выплат, которую работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения. Она нужна новому работодателю для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. В 1С:Бухгалтерии 8.3 справка формируется автоматически на основании начислений, но найти её в интерфейсе с первого раза удается не всем: документ спрятан в разделе кадрового учета и зависит от настроек функциональности программы.

Ключевой момент: СТД-Р в 1С 8.3 доступна только в том случае, если в программе ведется кадровый учет и расчет зарплаты. Если зарплатный блок отключен в настройках функциональности, соответствующих документов в меню просто не будет. Поэтому поиск справки начинается с проверки конфигурации учета, а уже потом — с самого документа увольнения.

Ниже разобрано, где именно находится СТД-Р в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, как сформировать её из документа увольнения, какие данные проверить перед выдачей и что делать, если справка не формируется или суммы в ней не сходятся.

Где находится СТД-Р в интерфейсе 1С 8.3 Бухгалтерия

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 справка СТД-Р относится к кадровым документам. Основной путь: раздел «Зарплата и кадры» → подраздел «Кадровый учет» → пункт «Все кадровые документы». В открывшемся журнале по кнопке «Создать» доступен список видов документов, среди которых есть справка о заработке для расчета пособий.

В зависимости от версии релиза название документа может отличаться: «Справка о заработке для расчета пособий (СТД-Р)», «Справка о заработке (СТД-Р)» или «Исходящая справка о заработке». Это один и тот же документ — форма менялась вместе с обновлением законодательства, когда бумажная справка 182н была заменена на СТД-Р.

Если журнала «Все кадровые документы» нет в меню, проверьте раздел «Кадры» (в некоторых релизах разделы называются по-разному) или воспользуйтесь глобальным поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «СТД-Р» или «справка о заработке». Программа покажет подходящие объекты, и по ним можно перейти напрямую.

Как включить кадровый учет, если раздел не отображается

1С:Бухгалтерия позволяет работать в упрощенном режиме без кадрового учета — тогда зарплата начисляется вручную проводками, а документы приема и увольнения недоступны. В таком режиме сформировать СТД-Р штатными средствами нельзя.

Чтобы включить нужный функционал, откройте «Администрирование» → «Настройки программы» → «Функциональность». На вкладке, отвечающей за сотрудников и зарплату, установите флажки ведения кадрового учета и расчета зарплаты. После сохранения настроек перезапустите сеанс или обновите интерфейс — раздел «Зарплата и кадры» пополнится нужными журналами.

Учтите ограничение: включение кадрового учета «задним числом» не заполнит программу историческими данными. Если сотрудник работал давно, а кадровые документы и начисления в базе не велись, справка СТД-Р сформируется пустой или неполной — данные придется вводить вручную.

Формирование СТД-Р на основании документа «Увольнение»

Самый быстрый и правильный способ — создать справку из документа увольнения. Тогда программа автоматически подтянет сотрудника, организацию и периоды работы, а риск ошибиться в реквизитах минимален.

Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», найдите нужное увольнение (можно отфильтровать журнал по сотруднику). Откройте документ и нажмите кнопку «Создать на основании» в командной панели. В списке выберите справку о заработке для расчета пособий. Программа создаст новый документ с уже заполненной шапкой.

После создания документ нужно заполнить расчетными данными. В форме справки обычно есть кнопка «Заполнить» или «Заполнить по данным учета» — она подтягивает суммы начислений за расчетные годы и количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребенком).

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и найдите увольнение сотрудника
2. 2
   Откройте документ увольнения и нажмите «Создать на основании» → справка о заработке (СТД-Р)
3. 3
   Проверьте шапку: организация, сотрудник, СНИЛС, период работы
4. 4
   Нажмите «Заполнить» для подстановки сумм заработка и исключаемых дней по годам
5. 5
   Сверьте суммы с расчетными листками и отчетами по страховым взносам
6. 6
   Проведите документ, сформируйте печатную форму по кнопке «Печать» и выдайте сотруднику

Какие данные проверить в справке перед выдачей

Справка СТД-Р содержит персональные данные сотрудника, сведения о страхователе, суммы выплат по годам расчетного периода и количество календарных дней исключаемых периодов. Ошибка в любой из этих частей приведет к тому, что новый работодатель неправильно рассчитает пособие, а ответственность за достоверность несет выдавшая справку организация.

Проверьте СНИЛС и ФИО сотрудника — они подтягиваются из карточки физического лица, и если там была опечатка, она перенесется в справку. Реквизиты организации (ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР) берутся из карточки организации; убедитесь, что регистрационный номер в Фонде социального страхования заполнен, иначе справка будет формально недействительной.

Суммы заработка по годам должны совпадать с базой для начисления страховых взносов на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство). Для сверки используйте расчетные листки сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок») и отчет «Анализ взносов в фонды». Расхождения чаще всего возникают из-за выплат, не облагаемых взносами, — они в базу СТД-Р не входят.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам в справке

Норма

Совпадают с облагаемой взносами базой в расчетных листках и отчете по взносам

Тревожный признак

Справка пустая, суммы меньше начислений или годы отсутствуют

Исключаемые периоды (больничные, декрет)

Норма

Дни отражены с разбивкой по годам и видам периодов

Тревожный признак

Больничные есть в учете, но в справке дни не показаны

Реквизиты организации и СНИЛС сотрудника

Норма

Все поля заполнены, печатная форма выводится без пустых граф

Тревожный признак

Пустой регистрационный номер СФР или ошибка в СНИЛС

Почему справка формируется пустой или с неверными суммами

Самая частая причина пустой СТД-Р — начисления сотруднику в программе не проводились документами расчета зарплаты. Если зарплата отражалась только ручными операциями (проводками), регистры учета для расчета пособий не заполнялись, и справке нечего подтягивать.

Вторая причина — неверно указанный расчетный период в самой справке. По умолчанию программа подставляет два календарных года, предшествующих году увольнения. Если сотруднику нужны другие годы (например, при замене лет из-за декретного отпуска), период корректируется вручную в форме документа, после чего заполнение нужно повторить.

Третья группа проблем — устаревший релиз конфигурации. Формы справок и механизмы их заполнения регулярно обновляются: если программа давно не обновлялась, документ может называться по-старому (справка 182н), заполняться с ошибками или отсутствовать вовсе. Проверить актуальность релиза можно через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Обновление версии программы».

Печать и выдача справки сотруднику

После проведения документа печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме справки. Программа предложит готовый бланк, соответствующий действующей форме. Справка подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и главным бухгалтером, при наличии печати организации — заверяется ею.

СТД-Р выдается в день увольнения вместе с другими документами. Если сотрудник согласен получить справку в электронном виде, её можно направить с усиленной квалифицированной подписью — возможность электронной выдачи предусмотрена законодательством, но требует технической возможности подписания документа.

Если сотрудник уволен ранее, а справку запросил позже, работодатель обязан выдать её в течение трех рабочих дней с момента обращения. В программе для этого создается новый документ справки вручную из журнала кадровых документов — привязка к увольнению в этом случае не обязательна, достаточно выбрать сотрудника и заполнить данные учета.

Сравнение вариантов

Создание на основании увольнения

Подходит при текущем увольнении: шапка заполняется автоматически, минимум ручного ввода. Ограничение — требуется проведенный документ увольнения

Создание из журнала кадровых документов

Подходит для повторной выдачи бывшему сотруднику. Сотрудника и организацию нужно выбрать вручную, данные заполняются кнопкой «Заполнить»

Ручное заполнение

Крайний вариант, когда учет в базе не велся. Суммы вводятся по данным архивов или другой программы; требует обязательной документальной проверки каждой цифры

Часто задаваемые вопросы

Чем СТД-Р отличается от справки 182н?

Это последовательные формы одного и того же документа о заработке для расчета пособий. Справка 182н применялась ранее, затем её заменила СТД-Р. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии используется актуальная форма; в старых может остаться прежнее название, поэтому программу стоит обновить.

За какие годы заполняется СТД-Р при увольнении?

По умолчанию — за два календарных года, предшествующих году увольнения, и текущий год. Если в расчетных годах сотрудник был в отпуске по беременности или уходу за ребенком, по его заявлению годы можно заменить — в документе это делается ручной корректировкой периодов с повторным заполнением.

Почему в справке нет кнопки «Заполнить» или она не работает?

Чаще всего причина в том, что расчет зарплаты в базе не велся штатными документами либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте наличие проведенных документов «Начисление зарплаты» по сотруднику и права доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Можно ли сформировать СТД-Р, если зарплата считалась в 1С:ЗУП, а бухгалтерия ведется в 1С:Бухгалтерии?

Справку нужно формировать в той программе, где ведется расчет зарплаты, — то есть в 1С:ЗУП. В 1С:Бухгалтерии данных о начислениях в этом случае нет, и корректно заполнить СТД-Р там не получится.

Что делать, если сотрудник обнаружил ошибку в уже выданной справке?

Создайте в программе исправленный документ справки с теми же реквизитами, но верными данными, предварительно исправив ошибку в учете (в начислениях или карточках), а не только в бумажной форме. Исправленная справка выдается сотруднику взамен ошибочной.

Обязательно ли проводить документ справки, или достаточно распечатать?

Документ следует провести: проведение фиксирует факт выдачи в учете и сохраняет данные в регистрах. Непроведенный документ может быть случайно изменен или удален, и подтвердить, какие суммы были выданы сотруднику, будет сложно.