СТД-Р: как сформировать справку о трудовой деятельности в 1С

СТД-Р — это унифицированная форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она выдаётся сотруднику при увольнении, а также по его заявлению в любой момент, и содержит информацию о периодах работы, должностях и кадровых переводах. Форма утверждена приказом Минтруда и обязательна к применению, поэтому важно, чтобы в программе она формировалась корректно и без ручных правок.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и смежных решениях справка СТД-Р формируется автоматически на основании кадровых документов: приёмов на работу, переводов и увольнений. Если кадровый учёт вёлся в программе аккуратно, справка собирается в пару кликов. Проблемы возникают там, где данные вводились с ошибками, переносились из других программ или документы оформлялись задним числом без контроля.

Ниже разобрано, где находится форма СТД-Р в 1С, как её сформировать при увольнении и по заявлению работника, что проверить перед выдачей и как исправить типичные ошибки в данных.

Что такое форма СТД-Р и когда она нужна

СТД-Р заменила привычную выписку из трудовой книжки после перехода на электронные трудовые книжки. Работодатель обязан выдать её при увольнении каждого сотрудника, а также по письменному заявлению — в течение трёх рабочих дней. Справка включает сведения о работодателе, периодах работы, наименовании должностей и структурных подразделений, основаниях кадровых событий.

Важно различать СТД-Р и СТД-ПФР: первая выдаётся работнику, вторая сдаётся в ПФР (СФР) как отчётность по электронным трудовым книжкам. В 1С это разные документы, хотя источник данных у них общий — кадровые приказы. Путать их нельзя: вместо справки сотруднику нельзя выдать отчётную форму и наоборот.

Где в 1С находится форма СТД-Р

В 1С:ЗУП 3.1 справка доступна двумя путями. Первый — через кадровый документ увольнения: откройте «Кадры» → «Увольнения», выберите нужный документ и в меню «Печать» найдите пункт «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». Это самый быстрый способ при расчёте увольняющегося сотрудника.

Второй путь — для выдачи по заявлению без увольнения. В зависимости от версии конфигурации используется отдельный документ «Справка о трудовой деятельности» в разделе «Кадры» либо обработка формирования сведений для работника. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) форма также доступна из карточки увольнения в разделе «Зарплата и кадры».

Если пункта СТД-Р в меню печати нет, проверьте обновлённость конфигурации: форма появилась в типовых решениях с переходом на электронные трудовые книжки, и на старых релизах её может не быть. Обновление до актуального релиза решает вопрос без доработок.

Формирование СТД-Р при увольнении: пошагово

Для увольняемого сотрудника справка формируется непосредственно из приказа об увольнении. Убедитесь, что документ «Увольнение» проведён, дата увольнения указана верно, а все предыдущие кадровые события сотрудника (приём, переводы) введены в программу.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Увольнения» и найдите документ по сотруднику
2. 2
   Проверьте, что документ проведён и дата увольнения корректна
3. 3
   Нажмите «Печать» и выберите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
4. 4
   Проверьте сформированную форму: периоды работы, должности, подразделения, реквизиты приказов
5. 5
   Укажите дату выдачи и при необходимости номер справки
6. 6
   Распечатайте в двух экземплярах или сформируйте электронный документ с подписью
7. 7
   Зарегистрируйте выдачу в журнале учёта выданных справок

Программа подтянет в справку все кадровые события, введённые документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». Если какой-то период в справке отсутствует, значит, соответствующий документ не проведён или не введён — это сигнал проверить кадровые данные, а не править печатную форму вручную.

Формирование СТД-Р по заявлению работника

Действующему сотруднику справка выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. В этом случае увольнения нет, поэтому используется отдельный механизм: документ формирования сведений о трудовой деятельности для работника (в ЗУП 3.1 — через раздел кадровых отчётов и справок) либо печатная форма из карточки сотрудника.

Порядок такой: откройте карточку сотрудника в справочнике «Сотрудники», перейдите к печатным формам и выберите СТД-Р. Программа сформирует сведения на текущую дату, включив все периоды работы без строки об увольнении. Дату формирования и номер справки укажите вручную в параметрах печати, если они предусмотрены формой.

Заявление сотрудника храните вместе с учётным документом о выдаче — при проверке трудовой инспекции именно заявление подтверждает правомерность и сроки выдачи.

Что проверить перед выдачей справки

Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Перед печатью сверьте справку с первичными кадровыми документами: ошибка в дате приёма или формулировке должности в СТД-Р — это нарушение, за которое работодатель может быть оштрафован, а сотрудник вправе требовать исправления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Периоды работы

Норма

Все периоды от приёма до увольнения (или текущей даты) присутствуют без пропусков

Тревожный признак

Отсутствуют периоды или есть разрывы, которых не было в реальности

Должности и подразделения

Норма

Формулировки совпадают со штатным расписанием и приказами

Тревожный признак

Должности указаны произвольно или не соответствуют приказам

Реквизиты кадровых приказов

Норма

Номера и даты приказов совпадают с документами в базе

Тревожный признак

Пустые или некорректные реквизиты оснований

Данные работодателя

Норма

Наименование организации и ИНН актуальны

Тревожный признак

Устаревшее наименование после реорганизации или переименования

Особое внимание уделите сотрудникам, данные по которым переносились из других программ (например, из ЗУП 2.5 или «КАМИН»). При переносе часто теряются кадровые переводы или дублируются приёмы — справка это сразу покажет.

Электронная выдача и подписание СТД-Р

По согласованию с работником справку можно направить в электронном виде. Для этого документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В 1С это реализуется через механизмы электронного документооборота: сформированный файл справки подписывается и отправляется сотруднику, например, через сервис 1С-Отчётность или личный кабинет, если он используется в компании.

Если сотрудник просит бумажный вариант, электронная выдача его не заменяет — выбор формы остаётся за работником. Бумажная справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью, если она используется в организации.

Типичные ошибки и их исправление

Большинство проблем с СТД-Р связаны не с самой формой, а с состоянием кадрового учёта. Разберём частые ситуации.

Если ошибка обнаружена после выдачи справки, действуйте формально: сформируйте исправленную справку с новой датой, выдайте её сотруднику и зафиксируйте замену в журнале учёта. Устное исправление недопустимо.

Частые вопросы по СТД-Р в 1С

Можно ли сформировать СТД-Р за период до внедрения 1С?

Да, но только если кадровые документы за тот период введены в базу. При переходе на 1С исторические данные вносят документами приёма и переводов с реальными датами и реквизитами приказов — тогда справка соберётся полностью. Если история не перенесена, сведения придётся вводить вручную в учётную систему до формирования справки.

Чем СТД-Р отличается от СТД-ПФР в программе?

СТД-Р — справка для работника, формируется по требованию или при увольнении. СТД-ПФР — отчёт в СФР о кадровых событиях, сдаётся по регламенту электронных трудовых книжек. В 1С это разные документы с разными маршрутами: один выдаётся на руки, другой отправляется через 1С-Отчётность.

Сотрудник уволен давно, справку не выдали. Как сформировать её сейчас?

Откройте архивный документ «Увольнение» за соответствующий период и сформируйте печатную форму СТД-Р. Дата выдачи указывается текущая, а сведения программа соберёт по историческим кадровым документам. Проверьте, что за прошедшее время данные сотрудника не были изменены некорректными корректировками.

Нужно ли нумеровать справки СТД-Р?

Законодательно сквозная нумерация не регламентирована, но вести журнал учёта выданных справок рекомендуется — это подтверждает факт и дату выдачи при спорах. Номер и дату выдачи укажите в форме, если соответствующие поля предусмотрены печатной формой вашей версии.

Форма в 1С не заполняется автоматически. В чём причина?

Чаще всего причина в том, что кадровые события оформлены нештатными документами или введены вручную вне типового механизма. Проверьте, что приём, переводы и увольнение проведены типовыми документами, а конфигурация обновлена до релиза с поддержкой СТД-Р.