Другое · 8 мин
Средняя численность работников: где посмотреть в 1С
Где посмотреть среднюю численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговые инструкции, проверка расчёта, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Средняя численность работников нужна для отчётности в Росстат, подтверждения права на льготы, применения спецрежимов и сдачи ряда деклараций. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но найти его и проверить корректность умеют не все пользователи.
Место, где находится отчёт, зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся по штатным сотрудникам с учётом занятых ставок и периодов работы, а в 1С:Бухгалтерии показатель выводится в регламентированных отчётах. Ниже разберём оба варианта и способы проверки результата.
Чем средняя численность отличается от среднесписочной
Прежде чем искать цифру в программе, важно понять, какой именно показатель требуется. Среднесписочная численность учитывает только сотрудников, оформленных по трудовым договорам, включая временно отсутствующих (отпуск, больничный, командировка). Средняя численность — более широкий показатель: к среднесписочной прибавляются внешние совместители и работники по договорам ГПХ.
Для налоговых целей, например для контроля лимита по УСН или патенту, чаще используется средняя численность. Для статистической отчётности формулировка зависит от конкретной формы. В 1С:ЗУП оба показателя можно получить из кадровых отчётов, но настройки отбора будут различаться.
Где посмотреть среднюю численность в 1С:ЗУП 3.1
Основной инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите нужный отчёт. Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению. Программа покажет среднесписочную численность, количество принятых и уволенных, а также коэффициент текучести.
Для получения данных по внешним совместителям и работникам ГПХ проверьте настройки отчёта: кнопка «Настройки» позволяет вывести дополнительные поля и изменить группировки. В типовой поставке часть вариантов отчёта уже предусмотрена — переключайтесь между ними через «Ещё» — «Выбрать вариант отчёта».
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
- 3Установите период и организацию, при необходимости отбор по подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте строку со среднесписочной численностью
- 5Через «Настройки» добавьте внешних совместителей и ГПХ, если нужна средняя численность
- 6Сверьте результат с расшифровкой по сотрудникам
Расшифровка показателя
Чтобы понять, из кого сложилась цифра, дважды щёлкните по значению в ячейке отчёта — программа предложит расшифровку по сотрудникам. Это удобно при расхождениях: видно, кто учтён с дробной ставкой, кто попал в расчёт частичным периодом, а кто исключён по правилам (например, сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком).
Где посмотреть численность в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён, поэтому среднесписочная численность формируется в составе регламентированной отчётности. Перейдите в раздел «Отчёты» — «Регламентированные отчёты», нажмите «Создать» и найдите форму «Сведения о среднесписочной численности работников» либо откройте нужную статистическую форму — показатель заполнится автоматически по данным кадровых документов.
Если организация ведёт зарплату во внешней программе (например, в ЗУП), а в бухгалтерию выгружаются только проводки, автоматический расчёт в БП будет некорректным или пустым. В этом случае численность берите из ЗУП, а в бухгалтерскую отчётность вносите вручную.
Как проверить корректность расчёта
Автоматический расчёт полностью зависит от качества кадровых данных. Программа берёт сведения из документов приёма, перевода и увольнения, а также учитывает график работы и занимаемую ставку. Если сотрудник принят «задним числом» без проведения документа или увольнение оформлено не тем документом, показатель исказится.
Сверьте результат отчёта с ручным подсчётом за один месяц: сложите списочную численность за каждый календарный день и разделите на число дней в месяце. Совпадение с данными 1С подтверждает, что кадровая база в порядке.
Как проверить результат
Все действующие сотрудники периода присутствуют, уволенные исключены с даты увольнения
В списке есть давно уволенные или отсутствуют реально работающие
Сотрудник на 0,5 ставки учитывается пропорционально
Все сотрудники посчитаны как целые единицы независимо от ставки
Годовая численность равна среднему арифметическому помесячных значений
Годовой показатель сильно отличается от суммы месячных
Типичные ошибки и их причины
Чаще всего численность искажается из-за непроведённых кадровых документов, дублей сотрудников в справочнике и некорректно оформленных совместителей. Ещё одна частая причина — сотрудники, принятые в прошлом периоде, но документ создан и проведён позже текущей даты: отчёт за закрытый период при этом уже сдан с другими цифрами.
Что делать, если данные не сходятся
Начните с проверки кадровых документов за период: откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры» и убедитесь, что все документы проведены. Затем проверьте справочник сотрудников на дубли через поиск по ФИО и дате рождения. После исправлений пересформируйте отчёт.
Если расхождение остаётся, сформируйте отчёт «Остатки отпусков» или «Списки сотрудников» за тот же период и сравните состав людей. Разница в составе укажет на конкретного сотрудника, по которому данные введены с ошибкой.
Как выбрать действие
Ограничения типовых отчётов
Типовые отчёты рассчитывают численность по встроенной методике, которая может отличаться от требований конкретной статистической формы. Например, для отдельных форм Росстата действуют особые правила включения работников ГПХ и лиц, находящихся в отпусках. Перед сдачей отчётности сверьте методику с действующими указаниями по заполнению формы.
Если типового отчёта недостаточно, можно настроить собственный вариант через механизм настроек СКД или заказать доработку у специалиста по 1С. Для разовой задачи проще выгрузить список сотрудников в Excel и посчитать показатель вручную по нужной методике.
Что важно запомнить
Среднюю численность в 1С:ЗУП смотрят в отчёте «Численность и текучесть кадров», в 1С:Бухгалтерии — в регламентированных отчётах. Корректность цифры зависит от полноты кадровых документов, отсутствия дублей сотрудников и правильного оформления совместителей. Результат всегда стоит сверять с расшифровкой по сотрудникам.
Частые вопросы
Почему в отчёте по численности стоит ноль?
Чаще всего причина в том, что в этой базе не ведутся кадровые документы (зарплата считается в другой программе) либо в отборе отчёта не выбрана организация или период. Проверьте наличие проведённых документов приёма на работу.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, но учитываются отдельно при расчёте средней численности. В настройках отчёта 1С их можно вывести отдельной колонкой.
Как учитываются сотрудницы в декретном отпуске?
Сотрудницы в отпуске по беременности и родам включаются в среднесписочную численность, а находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком — по общему правилу исключаются. Программа учитывает это автоматически, если отпуск оформлен соответствующим кадровым документом.
Можно ли получить численность за произвольный период, например за квартал?
Да, в отчёте укажите нужные даты начала и окончания. Программа рассчитает показатель как среднее за выбранный период. Для квартала корректнее суммировать помесячные значения и разделить на три — так делает и типовой расчёт.
Что делать, если данные в ЗУП и Бухгалтерии различаются?
Это нормально, если кадры ведутся только в ЗУП: бухгалтерская программа в этом случае не имеет полных данных. Источником для отчётности должна служить программа, где оформляются приёмы и увольнения, а во вторую программу показатель вносят вручную.
Нужно ли округлять среднюю численность до целых?
В регламентированных формах показатель обычно указывается в целых единицах с округлением по арифметическим правилам. В аналитических отчётах 1С значение может выводиться с дробной частью — это нормально для внутреннего анализа.