Другое · 9 мин
Среднесписочная численность в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как сформировать
Где в 1С:ЗУП 8.3 найти среднесписочную численность: отчёты «Численность и текучесть кадров», «Среднесписочная численность», настройки расчёта и типичные ошибки.
Данные о среднесписочной численности работников нужны для отчётности в ФНС, статистику (форма П-4), расчёта квот и проверки права на льготы и спецрежимы. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов — приёмов, увольнений, переводов и отпусков, — но найти нужный отчёт с первого раза получается не у всех.
В программе есть несколько отчётов, где фигурирует среднесписочная численность: специализированный отчёт «Среднесписочная численность работников», универсальный «Численность и текучесть кадров», а также штатная расстановка и справки для ФНС. Каждый из них считает показатель по своим правилам и подходит для разных задач.
Ниже разобрано, где именно в интерфейсе ЗУП 8.3 находятся эти отчёты, как настроить период и отборы, почему цифры могут не совпадать с ожиданиями и как проверить корректность расчёта перед сдачей отчётности.
Где находится отчёт по среднесписочной численности
Основной путь: откройте раздел «Кадры» в верхней панели, затем пункт «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров». В его настройках по кнопке «Настройки» можно вывести именно среднесписочную численность за выбранный период с группировкой по организациям, подразделениям или должностям.
Второй вариант — раздел «Отчёты, справки» → «Среднесписочная численность работников». Этот отчёт сразу выводит показатель в привычном виде: среднесписочная численность по месяцам и итог за период. Если нужного пункта нет в меню, откройте «Все отчёты» и начните вводить название в строке поиска — программа найдёт отчёт по слову «численность».
Для сведений в налоговую есть отдельная форма: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → создать отчёт «Сведения о среднесписочной численности» (в актуальных релизах показатель включается в расчёт по страховым взносам, а отдельная форма может быть скрыта). Программа заполнит его автоматически по данным кадрового учёта.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность работников»
- 3Установите период отчёта и при необходимости отбор по организации
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку
- 5Сравните показатель с данными прошлых периодов на предмет резких скачков
Как программа считает среднесписочную численность
Расчёт выполняется по правилам статистики: сначала определяется списочная численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — по данным предыдущего рабочего дня), затем сумма делится на число календарных дней. Показатели по месяцам суммируются и делятся на количество месяцев периода.
В расчёт включаются сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, — работающие, находящиеся на больничном, в командировке, в отпуске. Отдельно учитываются сотрудники с неполным рабочим временем: они включаются пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению.
Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители, исполнители по договорам ГПХ, а также сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком (для статистической отчётности). Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы.
Настройка отбора и группировки данных
Если в базе ведётся несколько организаций, обязательно проверьте поле «Организация» в шапке отчёта — без отбора показатель будет сводным по всем юрлицам, что исказит сведения для ФНС. Для обособленных подразделений используйте отбор по подразделению с учётом иерархии.
В расширенных настройках (кнопка «Настройки» → «Расширенные») доступны группировки по подразделениям, должностям, категориям сотрудников. Это удобно для внутреннего анализа: например, чтобы увидеть среднесписочную численность производственного персонала отдельно от административного.
Полезная опция — вывод расшифровки по сотрудникам. В отчёте «Численность и текучесть кадров» можно добавить группировку «Сотрудник» и увидеть, кто именно вошёл в расчёт за каждый месяц. Это основной инструмент проверки, когда итоговая цифра вызывает сомнения.
Почему цифры не совпадают: типичные причины
Самая частая причина расхождений — непроведённые или отменённые кадровые документы. Увольнение, оформленное приказом на бумаге, но не введённое в программу, завышает численность; приём, записанный без проведения, занижает. Проверьте журналы «Приёмы», «Увольнения», «Кадровые переводы» на наличие непроведённых документов (они отображаются серым).
Вторая причина — разные методики расчёта в разных отчётах. «Штатная расстановка» показывает занятые ставки, а не среднесписочную численность. Отчёт «Списочный состав» выводит число людей на конкретную дату. Сравнивать эти цифры между собой некорректно — они отвечают на разные вопросы.
Третья группа проблем — сотрудники с особыми статусами: внешние совместители, работники по ГПХ, декретницы. В зависимости от настроек отчёта они могут включаться или исключаться из расчёта. Перед сдачей отчётности уточните, какая методика требуется: для Росстата, ФНС или внутренних целей.
Проверка корректности расчёта перед сдачей
Перед отправкой сведений сопоставьте показатель с данными предыдущих периодов. Резкий скачок без объективных причин (массовый приём или сокращение) — повод проверить кадровые документы за период. Полезно сформировать отчёт помесячно и посмотреть динамику.
Для детальной проверки выведите расшифровку по сотрудникам и сверьте спорные позиции: внутренние совместители не должны задваиваться, уволенные в середине месяца должны учитываться только до даты увольнения, декретницы — исключаться или включаться согласно выбранной методике.
Если организация работала неполный год (создана в течение периода), помните правило: сумма помесячных показателей всё равно делится на 12, а не на число месяцев работы. Проверьте, что программа применила правильный делитель.
Как проверить результат
Изменение объясняется реальными приёмами и увольнениями
Резкий скачок без кадровых причин — ищите непроведённые документы
Внутренние совместители учтены один раз, уволенные — до даты увольнения
Дубли сотрудников или присутствие давно уволенных
В отчёт попала только нужная организация
Сводные данные по всем юрлицам базы
Альтернативные способы получить показатель
Если типовые отчёты не дают нужной аналитики, используйте «Универсальный отчёт» по регистрам кадрового учёта или консоль отчётов СКД — так строят произвольные срезы, например среднесписочную численность по категориям персонала с отбором по условиям труда.
Для регулярного контроля настройте рассылку отчёта: в настройках отчёта сохраните вариант и назначьте отправку по расписанию ответственному лицу. Это удобно для ежемесячного мониторинга численности без ручного формирования.
При сложных требованиях (например, выгрузка в специфический формат для головной компании) показатели можно выгрузить в Excel через кнопку «Сохранить» и доработать вручную. Однако любые ручные правки фиксируйте отдельно, чтобы при проверке можно было восстановить логику расчёта.
Сравнение вариантов
Подходит для внутреннего анализа и расшифровки по сотрудникам; требует настройки вывода среднесписочного показателя
Быстрый способ получить готовый показатель за период; меньше гибкости в аналитике
Для официальной сдачи в ФНС; заполняется автоматически, но зависит от актуальности релиза
Частые вопросы
Почему в отчёте дробное число сотрудников?
Это нормально: среднесписочная численность — среднее арифметическое, поэтому результат редко бывает целым. Для отчётности в ФНС показатель округляется до целых по правилам арифметики, для статистики может указываться с десятыми.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители не включаются в среднесписочную численность — они учитываются отдельной строкой в статистической отчётности. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы.
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте три вещи: правильность периода, отбор по организации и наличие проведённых документов приёма на работу. Если приёмы введены через «Сотрудники» без кадровых документов, отчёт их не увидит.
Учитываются ли сотрудницы в декретном отпуске?
Для статистической отчётности и сведений в ФНС сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из среднесписочной численности. В отчёте «Численность и текучесть кадров» методику можно уточнить в настройках.
Как получить численность по подразделению?
В отчёте «Численность и текучесть кадров» откройте настройки, добавьте группировку «Подразделение» и при необходимости установите отбор по конкретному подразделению с учётом иерархии, затем сформируйте отчёт заново.
Можно ли сформировать отчёт за прошлый год?
Да, кадровые данные хранятся в базе, и отчёт формируется за любой закрытый период. Учтите, что если после сдачи отчётности в старый период вносились исправления, цифры могут отличаться от ранее сданных.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП 8.3 находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Перед сдачей сведений проверьте отбор по организации, проведённость кадровых документов и расшифровку по сотрудникам — большинство расхождений связано именно с данными, а не с расчётом программы.