Среднесписочная численность в 1С: порядок расчёта и проверки

Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организации сдают в налоговую в составе расчёта по страховым взносам, а также используют для подтверждения права на льготы, упрощённые режимы и квоты. В программах 1С расчёт автоматизирован, но корректность результата напрямую зависит от того, как ведётся кадровый учёт: приёмы, увольнения, графики работы и виды занятости сотрудников.

Методика расчёта закреплена в указаниях Росстата: среднесписочная численность за месяц складывается из суммы списочной численности за каждый календарный день, делённой на число календарных дней месяца. Работники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, а внешние совместители и исполнители по гражданско-правовым договорам в ССЧ не включаются.

Ниже разобран практический порядок расчёта в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, настройки, влияющие на точность, способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых численность «не сходится».

Как устроен расчёт ССЧ и кто входит в численность

Формула за месяц: сумма списочной численности за каждый календарный день (включая выходные и праздники) делится на количество календарных дней месяца. За выходные дни берётся численность предшествующего рабочего дня. ССЧ за квартал или год — это среднее арифметическое помесячных значений.

В списочную численность включаются сотрудники по трудовым договорам, в том числе временно отсутствующие: в отпуске, на больничном, в командировке, в отпуске по беременности и родам. Не включаются внешние совместители, лица по договорам ГПХ, сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком (при расчёте ССЧ они исключаются) и работники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением.

Особая категория — сотрудники с неполным рабочим временем. Если неполное время установлено по соглашению сторон, они учитываются пропорционально отработанным часам. Если сокращённое время положено по закону (например, несовершеннолетние, вредные условия), такие сотрудники учитываются как целые единицы.

Где в 1С:ЗУП посмотреть среднесписочную численность

В 1С:ЗУП 3.1 основной инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». В отчёте можно выбрать период, организацию и при необходимости подразделение. В таблице отдельно выводятся среднесписочная численность, численность сотрудников на начало и конец периода, принятые и уволенные.

Для детализации по месяцам удобно использовать вариант отчёта с группировкой по периодам или отчёт «Штатная численность и ССЧ». Если в базе ведётся несколько организаций, обязательно проверяйте отбор по организации — иначе показатель соберётся по всему контуру учёта.

Расчёт в ЗУП выполняется по данным кадровых документов и рабочего времени. Программа сама определяет, кого включать в ССЧ, исходя из вида занятости (основное место, внутреннее совместительство) и графика работы сотрудника.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров»
2. 2
   Установите период расчёта и отбор по организации
3. 3
   Сформируйте отчёт и найдите строку «Среднесписочная численность»
4. 4
   При необходимости расшифруйте показатель двойным щелчком или детальным вариантом отчёта
5. 5
   Сверьте результат с ручным расчётом за один месяц для контроля

Как посчитать ССЧ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт ограничен, но среднесписочная численность рассчитывается. Показатель автоматически подставляется в расчёт по страховым взносам (титульный лист) и в форму сведений, если она предусмотрена. Также можно воспользоваться отчётом «Списочная численность» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» (название может отличаться в зависимости от релиза).

В БП расчёт опирается на документы «Приём на работу» и «Увольнение», а также на сведения о неполном рабочем времени, указанные в кадровых документах. Если в программе ведётся только расчёт зарплаты без полноценного кадрового учёта, проверьте, что у всех сотрудников корректно заполнены даты приёма и увольнения — именно они формируют численность по дням.

Ограничение БП: сложные случаи (неполное время, внутренние совместители, длительные отсутствия) обрабатываются проще, чем в ЗУП. При численности от нескольких десятков человек и нестандартных графиках надёжнее перейти на ЗУП или сверять расчёт вручную.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полноценный расчёт ССЧ с учётом графиков, отсутствий и видов занятости; подходит для любой численности, но требует корректного ведения кадрового учёта

1С:Бухгалтерия 8.3

Достаточно для небольших организаций с простыми графиками; показатель подставляется в отчётность автоматически, но сложные случаи лучше проверять вручную

Ручной расчёт в Excel

Контрольный вариант для сверки; требует выгрузки списка сотрудников с датами приёма и увольнения и аккуратного учёта неполного времени

Настройки, от которых зависит точность расчёта

Первое, что влияет на ССЧ, — графики работы сотрудников. Для работника с неполным временем должен быть создан отдельный график с установленным флажком «Неполное рабочее время» и указанием способа расчёта нормы (по другому графику или по заданному расписанию). Если неполное время оформлено только приказом «на бумаге», а в программе стоит обычная пятидневка, сотрудник посчитается как целая единица, и ССЧ завысится.

Второй фактор — корректность отсутствий. Отпуск по уходу за ребёнком должен быть оформлен документом «Отпуск по уходу за ребёнком» (в ЗУП), а не просто отсутствием начислений. Только тогда программа исключит сотрудницу из ССЧ за период отпуска.

Третий фактор — виды занятости. Внутренние совместители не должны удваивать численность: в ЗУП они учитываются вместе с основным местом как один человек. Внешние совместители в ССЧ не входят вовсе — проверьте, что вид занятости в карточке сотрудника указан верно.

Как проверить результат и не ошибиться вручную

Контрольная сверка: возьмите один месяц и посчитайте ССЧ вручную. Выпишите численность на каждый день (по выходным — численность пятницы), сложите и разделите на число календарных дней. Затем отдельно посчитайте сотрудников с неполным временем: отработанные часы за месяц делятся на норму часов при полной занятости.

В ЗУП расшифровка показателя доступна через детальные варианты отчёта: можно вывести список сотрудников, вошедших в расчёт, с периодами их работы. Это самый быстрый способ найти «лишнего» или «потерянного» человека.

Типичный признак ошибки — ССЧ заметно больше фактического штата. Чаще всего причина в неувольненных сотрудниках (человек ушёл, а документ не провели) или в сотрудницах в отпуске по уходу за ребёнком, у которых отпуск не оформлен документом. Обратная ситуация — заниженная ССЧ — обычно означает, что кому-то ошибочно назначен график неполного времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц против штатного расписания

Норма

Отклонение объяснимо неполным временем и отпусками по уходу

Тревожный признак

ССЧ больше числа работающих без видимой причины

Список сотрудников в расшифровке отчёта

Норма

Все принятые и уволенные в периоде отражены с верными датами

Тревожный признак

Есть уволенные фактически, но не оформленные документом

Сотрудники с неполным временем

Норма

Учтены дробно, пропорционально часам

Тревожный признак

Учтены как целые единицы или исключены полностью

Типичные ошибки и риски

Самая частая ошибка — расчёт ССЧ по числу оформленных сотрудников на конец месяца вместо среднего за период. Такая цифра почти всегда неверна и может исказить право на льготы, например для IT-организаций или субъектов малого бизнеса, где численность — критерий применения пониженных тарифов.

Вторая ошибка — включение внешних совместителей и подрядчиков по ГПХ. Это завышает показатель и может привести к вопросам при проверке расчёта по страховым взносам, где ССЧ указывается на титульном листе.

Третья группа ошибок — техническая: непроведённые кадровые документы, перенос дат приёма «задним числом» после расчёта, дубли сотрудников в справочнике. После любых исправлений кадровых данных за прошлые периоды отчёт нужно формировать заново.

Часто задаваемые вопросы

Входит ли внешний совместитель в среднесписочную численность?

Нет. Внешние совместители учитываются отдельно и в ССЧ не включаются. Внутренний совместитель считается один раз — по основному месту работы. Проверьте вид занятости в карточке сотрудника, чтобы программа отработала это правильно.

Учитывается ли сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком?

В среднесписочной численности такие сотрудницы не учитываются за период отпуска. Чтобы 1С исключила их из расчёта, отпуск должен быть оформлен соответствующим кадровым документом, а не просто отсутствием начислений.

Как округлять среднесписочную численность?

Для отчётности показатель обычно указывается в целых единицах с округлением по арифметическим правилам. Внутри расчёта за месяц промежуточные значения лучше не округлять — округляется итог за отчётный период.

Почему ССЧ в отчёте 1С не совпадает с моим ручным расчётом?

Чаще всего расхождение дают сотрудники с неполным временем (программа считает их пропорционально часам), отсутствия, оформленные документами, и разница в учёте дня увольнения. Сформируйте расшифровку отчёта по сотрудникам и сравните списки.

Нужно ли считать ССЧ, если в организации один учредитель-директор?

Да, если он состоит в трудовых отношениях с организацией и получает зарплату — он включается в списочную численность. Если трудового договора нет и начислений не было, в ССЧ он не входит.

Можно ли выгрузить расчёт ССЧ из 1С для проверяющих?

Да, отчёт «Численность и текучесть кадров» (в ЗУП) или списочную численность (в БП) можно сохранить в Excel или PDF через стандартную кнопку сохранения табличного документа и приложить к пояснениям.