Другое · 10 мин
Среднесписочная численность: где посмотреть в 1С
Где найти среднесписочную численность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отчёты, настройки отбора, расшифровка, частые ошибки и проверка результата.
Среднесписочная численность (ССЧ) нужна для отчётности в ФНС, статистики, расчёта лимитов по спецрежимам и подтверждения права на льготы. В типовых конфигурациях 1С этот показатель считается автоматически на основе кадровых документов, но найти нужный отчёт с первого раза удаётся не всем: в разных конфигурациях он расположен в разных разделах и называется по-разному.
В 1С:ЗУП основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность» (или «Численность и текучесть кадров» в новых редакциях). В 1С:Бухгалтерии показатель доступен через регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» и универсальные отчёты по кадрам. Ниже — конкретные пути к отчётам, настройки периода и способы проверить, что цифра посчиталась правильно.
Где находится отчёт по среднесписочной в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Отчётность, справки». В списке отчётов найдите «Среднесписочная численность» — в редакции 3.1 он расположен в подборке кадровых отчётов. Если отчёта нет на видном месте, воспользуйтесь ссылкой «Все отчёты» и поиском по слову «среднесписочная».
В свежих релизах ЗУП 3.1 показатель ССЧ также выводится в отчёте «Численность и текучесть кадров» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Там же можно посмотреть динамику по месяцам: отчёт показывает среднесписочную за каждый месяц периода и за период в целом. Это удобно, когда нужно проверить не одну цифру за год, а ход показателя по кварталам.
После открытия отчёта задайте период и организацию в шапке, затем нажмите «Сформировать». Если в базе несколько организаций или обособленных подразделений, проверьте отбор — по умолчанию отчёт может строиться по всем организациям сразу, и итог «размажется».
Как посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного произвольного отчёта по ССЧ может не быть в стандартной поставке — кадровый учёт там упрощённый. Основной путь: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → создать отчёт «Сведения о среднесписочной численности». Программа заполнит показатель автоматически по данным кадровых документов за выбранный год.
Если нужно посмотреть численность за произвольный период, а не за год, используйте отчёт «Список сотрудников» или «Штатная расстановка» из раздела «Зарплата и кадры» и посчитайте показатель вручную по методике: суммируется списочная численность за каждый календарный день и делится на число дней в периоде. Для баз с небольшим штатом это быстрее, чем настраивать произвольный отчёт.
Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии корректный автоматический расчёт ССЧ зависит от того, ведётся ли учёт сотрудников документами «Приём на работу» и «Увольнение». Если сотрудники заведены только справочником без кадровых приказов, сведения заполнятся неверно или пусто.
Как выбрать действие
Настройка периода, отборов и расшифровка
Стандартная ошибка — смотреть ССЧ за месяц, когда нужен год, или наоборот. Для сведений в налоговую берётся полный календарный год, для статистических форм — отчётный период формы. В шапке отчёта период задаётся датами «с» и «по»; проверьте, что последняя дата — последний день периода, иначе итог будет занижен.
Через кнопку «Настройки» можно добавить отбор по подразделению, виду занятости или конкретному сотруднику. Это полезно, когда нужно подтвердить льготу по конкретному подразделению. Для расшифровки цифры дважды кликните по показателю или сформируйте вариант отчёта с детализацией по сотрудникам — программа покажет, кто вошёл в расчёт и с какими периодами.
- 1Откройте раздел «Отчётность, справки» и найдите отчёт «Среднесписочная численность»
- 2Укажите период (для ФНС — с 1 января по 31 декабря) и организацию
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение
- 4При сомнениях откройте расшифровку по сотрудникам и сверьте со списком работающих
- 5Сохраните или распечатайте отчёт через меню «Ещё»
Кого программа включает и не включает в расчёт
Типовой алгоритм 1С следует общим правилам: в ССЧ входят сотрудники по трудовым договорам, включая временных и сезонных, а также находящиеся в отпусках, на больничном и в командировках. Не включаются внешние совместители и лица по договорам ГПХ — они учитываются отдельными показателями. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком в среднесписочную не входят.
Особый случай — сотрудники на неполном рабочем времени. Если неполное время установлено по инициативе работодателя или по закону, такие работники учитываются пропорционально отработанному времени; программа делает это на основании графика работы, указанного в кадровом приказе. Если график в документе приёма заполнен неверно, ССЧ исказится.
Почему цифра может быть неверной и как это проверить
Три типовые причины расхождений: непроведённые или опоздавшие кадровые документы, некорректные даты увольнения (увольнение «задним числом» после закрытия периода) и сотрудники, оформленные вне кадрового учёта. Ещё одна причина — дубли физических лиц: один человек заведён дважды, и программа считает его как двух сотрудников.
Для проверки сформируйте отчёт «Список сотрудников» (или «Остатки отпусков»/«Штатная расстановка») на конец периода и сопоставьте количество работающих с расшифровкой ССЧ. Разница в 1–2 человека обычно объясняется дробным учётом неполного времени или увольнениями внутри периода — это нормально, ССЧ почти никогда не равна списочной численности на конкретную дату.
Как проверить результат
Итог — дробное или целое число, близкое к среднему штату
Ноль или пустой отчёт при работающих сотрудниках
В списке только актуальные сотрудники без дублей
Один человек дважды или уволенные с давними датами
Отклонение объясняется увольнениями и неполным временем
Разница в несколько человек без причины
Частые ошибки при работе с показателем
Главная ошибка — путать ССЧ со списочной численностью и средней численностью. Списочная — это количество на конкретную дату; средняя численность шире ССЧ, так как включает внешних совместителей и подрядчиков по ГПХ. Для сведений в ФНС нужна именно среднесписочная — подстановка другого показателя приведёт к расхождению с данными налоговой.
Вторая ошибка — формировать отчёт до закрытия периода: если зарплата за последний месяц не рассчитана, а часть увольнений не проведена, цифра будет промежуточной. Третья — ручная правка итога в распечатанном отчёте вместо исправления исходных кадровых данных: при следующей выгрузке или проверке расхождение всплывёт снова.
Если типового отчёта нет или он не подходит
В старых редакциях конфигураций отдельный отчёт по ССЧ может отсутствовать. В этом случае используйте универсальный отчёт по регистрам кадрового учёта или консоль отчётов, либо выгрузите список сотрудников с датами приёма и увольнения в Excel и посчитайте показатель по стандартной методике. Для небольшой компании это займёт 15–20 минут.
Если конфигурация доработана и кадровые документы нестандартные, типовой расчёт может не учитывать часть данных — тогда корректнее заказать внешний отчёт у специалиста по 1С, который соберёт ССЧ по фактическим регистрам вашей базы. Перед этим зафиксируйте на тестовом периоде, какая цифра считается верной, чтобы было с чем сверить результат доработки.
Что важно запомнить
ССЧ в ЗУП смотрят в «Отчётность, справки» → «Среднесписочная численность», в Бухгалтерии — через регламентированные отчёты. Показатель строится по кадровым документам: проведённые приёмы и увольнения, корректные графики неполного времени и отсутствие дублей физлиц — три условия правильной цифры. Расхождения проверяйте расшифровкой по сотрудникам.
Частые вопросы
Чем среднесписочная численность отличается от списочной?
Списочная — количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее арифметическое списочной численности за все календарные дни периода. Из-за приёмов, увольнений и неполного времени ССЧ почти всегда дробная и не совпадает со списочной на конец месяца.
Почему в отчёте ССЧ дробное число?
Это норма: показатель — среднее значение за период, а не количество людей. В сведениях для ФНС итог округляется до целых по общим правилам арифметики; программа делает это при заполнении регламентированного отчёта.
Входят ли внешние совместители в ССЧ?
Нет. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в среднесписочную не включаются — они входят в более широкий показатель «средняя численность». Внутренние совместители в ССЧ учитываются как один человек.
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте три вещи: правильно ли задан период и отбор по организации, проведены ли документы приёма на работу, не работаете ли вы в копии базы без кадровых данных. Чаще всего причина — непроведённые кадровые приказы.
Можно ли посмотреть ССЧ за произвольный период, например за квартал?
Да. В отчёте ЗУП период задаётся произвольными датами — программа пересчитает показатель за указанный интервал. В 1С:Бухгалтерии регламентированный отчёт жёстко привязан к году, поэтому для квартала используйте расчёт по списку сотрудников.
Учитываются ли сотрудницы в декретном отпуске?
Нет, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из среднесписочной численности, хотя остаются в списочном составе. Типовой отчёт 1С исключает их автоматически по данным документов отпусков.