Другое · 12 мин
Справка о заработке с предыдущего места работы в 1С: где найти и как ввести
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти справку о заработке с предыдущего места работы (182н), как ввести её данные для расчёта больничного и проверить результат.
Для расчёта больничного пособия сотруднику, который в расчётном периоде работал у других работодателей, нужны сведения о его заработке — справка по форме 182н (справка о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году увольнения). Бухгалтеру или кадровику важно знать две вещи: где в 1С сформировать такую справку увольняющемуся сотруднику и куда ввести данные из справки, принесённой новым работником, чтобы программа правильно рассчитала пособие.
В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3 обе задачи решаются штатными средствами, без доработок. Печатная форма справки создаётся из карточки сотрудника или документа увольнения, а входящие данные вводятся специальным документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Ниже разберём оба сценария пошагово, с проверкой результата и типичными ошибками.
Какая справка нужна для больничного и что она содержит
Справка по форме, утверждённой приказом Минтруда № 182н, содержит суммы выплат работнику за два календарных года, предшествующих году увольнения (или году запроса справки), и текущий год, с которых начислялись взносы на страхование по временной нетрудоспособности. Отдельно указываются периоды, исключаемые из расчёта: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов.
Именно эти данные определяют средний дневной заработок для пособия. Если сотрудник справку не принёс, пособие считается только из заработка на текущем месте работы, что часто занижает выплату. Позднее, когда справка появится, пособие можно пересчитать — но проще ввести данные сразу.
Как распечатать справку 182н в 1С:ЗУП 3.1 при увольнении
Самый быстрый путь — из документа увольнения. Откройте раздел «Кадры», найдите журнал «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), откройте нужное увольнение. В форме документа нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)» — название может немного отличаться в зависимости от релиза, например «Справка о сумме заработка за два календарных года».
Альтернативный путь — из карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте карточку, команда «Печать» → та же справка. Программа автоматически подтянет начисления по годам, облагаемые взносами, и таблицу исключаемых периодов на основании учтённых данных.
Перед печатью проверьте два момента. Первый: все ли начисления за нужные годы проведены и не осталось ли нерассчитанных документов. Второй: корректно ли отражены исключаемые периоды — они берутся из документов отсутствий (больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком). Если сотрудник работал в организации до перехода на 1С и данные за те годы в базе отсутствуют, суммы в справке будут неполными — тогда нужный год придётся дополнить вручную в форме справки, если конфигурация это позволяет, либо оформить справку на бумаге по данным архива.
- 1Откройте документ «Увольнение» или карточку сотрудника в разделе «Кадры».
- 2Нажмите «Печать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)».
- 3Проверьте суммы по годам и таблицу исключаемых периодов.
- 4Распечатайте справку, подпишите у руководителя и заверьте печатью при её наличии.
- 5Выдайте сотруднику в день увольнения вместе с остальными документами.
Куда ввести справку с предыдущего места работы в 1С:ЗУП
Когда новый сотрудник приносит справку от бывшего работодателя, данные вводятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Путь: раздел «Зарплата» → группа «Справки, уведомления, отчётность» (или «См. также») → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Создайте новый документ кнопкой «Создать».
В документе укажите сотрудника, страхователя (наименование прежнего работодателя из справки), период работы и суммы заработка по каждому календарному году — как они распечатаны в справке 182н. На вкладке или в таблице «Дни болезни, ухода за детьми» занесите исключаемые периоды с датами начала и окончания. Проведите документ.
После проведения заработок учитывается автоматически: при создании документа «Больничный лист» программа при расчёте среднего заработка подхватит суммы из входящей справки наряду с начислениями текущей организации. Отдельно «подключать» справку к больничному не нужно — достаточно, чтобы она была проведена до расчёта.
Где ввести данные справки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) механика похожая. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» — если пункта нет в меню, он доступен через «Все документы» или добавляется в навигацию настройкой командного интерфейса. Создайте документ, выберите сотрудника, заполните страхователя, годы и суммы заработка, исключаемые периоды, проведите.
При расчёте документа «Больничный лист» в Бухгалтерии средний заработок будет рассчитан с учётом введённой справки. Убедиться в этом можно, нажав на ссылку расчёта среднего заработка в форме больничного — откроется подробная форма, где видны суммы по годам, в том числе от прежнего работодателя.
Обратите внимание: в типовой Бухгалтерии исходящую справку 182н для увольняемого сотрудника также можно напечатать — из карточки сотрудника или документа «Увольнение» по кнопке «Печать». Если в вашей версии такой формы нет, данные для ручного оформления берутся из отчёта «Анализ взносов в фонды» или расчётных листков по годам.
Сравнение вариантов
Полноценный кадровый и расчётный контур: исходящая справка 182н печатается из увольнения или карточки, входящая вводится отдельным документом. Подходит, если зарплату ведёте в ЗУП.
Входящая справка вводится в разделе «Зарплата и кадры», расчёт больничного выполняется там же. Подходит для небольших организаций без отдельной ЗУП; исходящая форма может отсутствовать в старых релизах.
В форме расчёта среднего заработка больничного суммы можно скорректировать вручную. Вариант на крайний случай: ручная правка не сохраняется как документ и теряется при перерасчёте.
Как проверить, что справка учлась в расчёте больничного
Главный контроль — форма расчёта среднего заработка в документе «Больничный лист». Откройте больничный, перейдите по ссылке с суммой среднего заработка (или на вкладку расчёта). В таблице должны быть строки по каждому году расчётного периода с суммами текущего работодателя и суммами из входящей справки — обычно они помечаются источником «Справка о заработке».
Сверьте итоговый среднедневной заработок: он должен равняться сумме заработка за два года (с учётом предельных баз) делённой на 730 минус исключаемые дни по правилам конкретного пособия. Если сумма из справки не попала в расчёт, чаще всего документ справки не проведён, введён на другого сотрудника или годы в справке не пересекаются с расчётным периодом больничного.
Дополнительно проверьте, что исключаемые периоды из справки корректно уменьшили число дней — это важно для пособий по беременности и родам, где исключаемые дни влияют на знаменатель расчёта.
Как проверить результат
Видны суммы по годам из входящей справки и текущего работодателя
Суммы прежнего работодателя отсутствуют — справка не проведена или годы не совпадают
Документ проведён, указаны страхователь, годы, суммы
Документ помечен на удаление или сохранён без проведения
Дни болезни и отпусков из справки отражены в расчёте
Периоды не введены — средний заработок завышен или занижен
Если справки нет: запрос в ПФР (СФР) и перерасчёт
Сотрудник не всегда может предоставить справку — прежний работодатель ликвидирован или находится в другом регионе. В этом случае пособие рассчитывается по имеющимся данным, а по заявлению работника работодатель направляет запрос о заработке в Социальный фонд России (ранее ПФР). В 1С:ЗУП есть документ «Запрос в ПФР о заработке» (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Пособия»), который формируется и отправляется в электронном виде при подключённом обмене.
После получения ответа суммы вводятся той же входящей справкой о заработке, а пособие пересчитывается. Перерасчёт выполняется за весь прошедший период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки или ответа на запрос. В программе перерасчёт делается исправлением первичного больничного или сторнирующим документом — в зависимости от того, закрыт ли период.
Типичные ошибки при работе со справками о заработке
Первая ошибка — ввод общей суммы за два года одной строкой вместо разбивки по годам. Из-за разных предельных баз по годам расчёт искажается. Вторая — игнорирование исключаемых периодов: для пособия по беременности и родам это напрямую меняет размер выплаты, и ошибка всплывёт при проверке ФСС (СФР).
Третья типичная ситуация — справку ввели после расчёта больничного и забыли пересчитать документ. Больничный не пересчитывается сам: нужно открыть его и выполнить расчёт заново, а если месяц закрыт — оформить доначисление. Четвёртая ошибка — заведение справки на организацию вместо конкретного сотрудника либо дублирование: два документа справки на одного сотрудника за одни годы могут задвоить заработок в расчёте.
Удобно завести правило: входящую справку вводить в программу в день приёма сотрудника на работу, а не в момент наступления страхового случая. Тогда при первом же больничном расчёт будет полным, и не придётся срочно искать подлинник справки в личном деле.
Что важно запомнить
Исходящая справка 182н печатается из увольнения или карточки сотрудника, входящая вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе зарплаты. Суммы вносятся по годам с исключаемыми периодами, результат проверяется в форме расчёта среднего заработка больничного листа.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП 3.1 находится печатная форма справки 182н?
В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) или в документе «Увольнение» по кнопке «Печать» выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)». В некоторых релизах форма называется «Справка о сумме заработка за два календарных года».
Сотрудник принёс справку после того, как больничный уже рассчитан. Что делать?
Введите входящую справку документом, затем откройте больничный и пересчитайте его. Если период закрыт и зарплата выплачена, оформите доначисление пособия — перерасчёт возможен за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.
Можно ли ввести заработок прошлых лет сразу в больничном, без справки?
В форме расчёта среднего заработка суммы можно скорректировать вручную, но это крайняя мера: ручная правка не хранится как документ и слетает при перерасчёте. Правильный способ — документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить нельзя?
По заявлению сотрудника работодатель направляет запрос о заработке в Социальный фонд России. В 1С:ЗУП для этого есть документ запроса, который можно отправить электронно через 1С-Отчётность. После получения ответа данные вводятся входящей справкой, пособие пересчитывается.
За какие годы вводить суммы из справки?
За два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (больничного), — именно эти годы образуют расчётный период. Если в справке есть и текущий год работы у прежнего работодателя, он в расчёт не попадает, но данные стоит ввести полностью, как в документе.
Почему сумма из справки не попадает в расчёт больничного?
Чаще всего документ справки не проведён, введён на другого сотрудника или годы в справке не совпадают с расчётным периодом больничного. Проверьте журнал справок и форму расчёта среднего заработка — там видно, какие источники учтены.