Другое · 10 мин
Как сформировать справку СТД-Р в 1С: пошаговая инструкция
Как сделать справку СТД-Р в 1С ЗУП: где найти документ, порядок заполнения, отправка в СФР, типичные ошибки и проверка результата.
Справка СТД-Р (сведения о трудовой деятельности работника) — документ, который кадровики формируют на основании отчётов СЗВ-ТД, переданных в Социальный фонд России (ранее ПФР). Работники запрашивают её, чтобы подтвердить стаж и места работы, а работодатель обязан выдать справку при увольнении или по заявлению сотрудника. В 1С:ЗУП справка формируется автоматически из данных учёта, но есть нюансы, о которых нужно знать, чтобы документ прошёл проверку и был принят фондом.
Функционал доступен в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) актуальных релизов. Если используется старая версия программы или базовая редакция, часть возможностей может отсутствовать — перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до релиза, поддерживающего актуальные формы отчётности в СФР.
Что такое справка СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — это форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она заменила запрос сведений из бумажной трудовой книжки после перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Справка содержит перечень периодов работы, должности, структурные подразделения и основания кадровых событий (приём, перевод, увольнение).
Работодатель обязан выдать СТД-Р в двух случаях: при увольнении сотрудника (в последний рабочий день) и по письменному заявлению работника — в течение трёх рабочих дней. Справка формируется только по данным, которые организация уже передала в СФР отчётами СЗВ-ТД. Если какие-то кадровые события ещё не отправлены в фонд, в справке их не будет — это принципиальное ограничение формы.
Где в 1С находится документ СТД-Р
В 1С:ЗУП документ расположен в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». В открывшемся списке по кнопке «Создать» доступен пункт «Справка СТД-Р» (в некоторых релизах — «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р»). Альтернативный путь — раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где справку можно создать в контексте обмена с фондом.
Если пункта «Электронные трудовые книжки» в меню нет, проверьте настройки функциональности: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Электронные трудовые книжки» — опция должна быть включена. Также у пользователя должны быть права на кадровые документы и отчётность.
В конфигурации «1С:Бухгалтерия» с кадровым учётом в ограниченном объёме формирование СТД-Р также доступно, но полноценная работа с ЭТК реализована именно в ЗУП. Если у вас комплексная автоматизация или ERP, документ ищите в подсистеме «Зарплата и кадры».
Пошаговое формирование справки
Процесс занимает несколько минут, если кадровый учёт в программе ведётся корректно. Ниже — стандартная последовательность действий.
- 1Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» и нажмите «Создать» → «Справка СТД-Р»
- 2Выберите организацию и сотрудника из справочника
- 3Укажите дату формирования — по умолчанию подставляется текущая
- 4Проверьте автоматически заполненную табличную часть: периоды работы, должности, подразделения, основания событий
- 5Сверьте данные с отправленными отчётами СЗВ-ТД
- 6Проведите документ и распечатайте справку или выгрузите XML-файл для передачи в электронном виде
Табличная часть заполняется автоматически из регистров кадрового учёта. Программа подтягивает все зарегистрированные кадровые события сотрудника: приёмы, переводы, увольнения, переименования должностей и подразделений. Вручную редактировать строки не следует — справка должна соответствовать данным, переданным в СФР.
Если сотрудник работает в организации давно, а отчётность СЗВ-ТД сдаётся не с начала трудовой деятельности, в справке отобразятся только те периоды, по которым сведения передавались. Это не ошибка программы, а отражение реального состояния данных в фонде.
Проверка перед выдачей
Перед печатью или отправкой справки обязательно сверьте её содержимое с реестрами отправленных отчётов СЗВ-ТД. Расхождение между справкой и данными фонда — повод для претензий со стороны работника и вопросов при проверках.
Как проверить результат
Все приёмы, переводы и увольнения совпадают с отправленными СЗВ-ТД
Событие есть в учёте, но отсутствует в справке — значит, СЗВ-ТД по нему не отправлен
ФИО, СНИЛС, дата рождения совпадают с паспортными данными и СНИЛС в базе
Опечатка в ФИО или неверный СНИЛС — справка будет недействительна
ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР актуальны
Устаревший регистрационный номер или реквизиты после реорганизации
Подпись руководителя или уполномоченного лица, печать при наличии
Справка без подписи не имеет юридической силы
Для электронной версии справка выгружается в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Файл передаётся работнику лично или через личный кабинет, если в организации настроен кадровый ЭДО. В 1С выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» или через механизм «1С-Отчетность».
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — неотправленные мероприятия. Перед формированием справки при увольнении убедитесь, что отчёт СЗВ-ТД с событием «Увольнение» подготовлен и отправлен в день увольнения (это требование законодательства). В 1С проверить статус отправки можно в журнале «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» по фильтру вида отчёта.
Если данных в справке не хватает
Ситуация, когда справка формируется с неполными данными, встречается часто. Причины и действия зависят от источника проблемы.
Как выбрать действие
Полезно помнить: справка СТД-Р отражает только ту деятельность, которую работодатель передал в фонд. Полную выписку из электронной трудовой книжки по всем местам работы сотрудник может получить сам — через Госуслуги, в клиентской службе СФР или МФЦ (форма СТД-ПФР).
Отличия от смежных документов
В 1С рядом со справкой СТД-Р находятся похожие формы, и их важно не перепутать.
Сравнение вариантов
Выдаёт работодатель по своим данным о конкретном сотруднике. Содержит сведения только по текущему месту работы
Выписка из ЭТК по всем работодателям, выдаётся фондом. Работодатель её не формирует
Отчёт работодателя в фонд о кадровых событиях. Не выдаётся работнику, но является источником данных для СТД-Р
Актуальна для сотрудников, не подавших заявление о переходе на ЭТК. СТД-Р таким работникам при увольнении не требуется
FAQ
Можно ли сформировать СТД-Р за прошлый период для уволенного сотрудника?
Да. В документе выбирается любой сотрудник, включая уволенных. Справка сформируется по данным, которые были переданы в СФР на момент формирования. Дата документа указывается текущая, а периоды работы подтягиваются из учёта.
Что делать, если кнопки «Справка СТД-Р» нет в меню?
Проверьте три вещи: обновлён ли релиз конфигурации, включена ли функциональность электронных трудовых книжек в настройках программы и есть ли у пользователя права на кадровую отчётность. Чаще всего проблема решается обновлением или настройкой ролей.
Нужно ли отправлять СТД-Р в СФР?
Нет. Справка выдаётся только работнику — на бумаге или в электронном виде с ЭЦП. В фонд отправляется отчёт СЗВ-ТД, а справка формируется на его основе для внутренней выдачи.
Работник просит справку в электронном виде — как передать файл?
Выгрузите справку в XML из документа, подпишите усиленной квалифицированной подписью и передайте работнику удобным способом: через кадровый ЭДО (например, 1С:Кабинет сотрудника) или лично на носителе. Формат выдачи должен соответствовать заявлению работника.
Почему в справке нет информации о работе в других организациях?
СТД-Р содержит только сведения вашей организации. Полную выписку по всем местам работы сотрудник получает самостоятельно через Госуслуги или в СФР — это форма СТД-ПФР, которую работодатель не формирует.
Обязательна ли печать на бумажной справке?
Если организация использует печать, она проставляется. Если от печати отказались, достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Без подписи справка недействительна в любом случае.
Что важно запомнить
Справка СТД-Р в 1С:ЗУП создаётся из раздела «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» и заполняется автоматически по данным отправленных отчётов СЗВ-ТД. Перед выдачей убедитесь, что все кадровые события переданы в СФР, реквизиты сотрудника и организации актуальны. Не редактируйте справку вручную — расхождения с данными фонда исправляются только через корректирующие отчёты.