Другое · 9 мин
Справка СТД-Р: где её взять в 1С и как правильно сформировать
Где взять справку СТД-Р в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция формирования, настройка ЭДО с ПФР, проверка данных и типичные ошибки при выдаче.
Справка СТД-Р — это документ о трудовой деятельности работника, который пришёл на смену бумажной трудовой книжке. Работодатель обязан выдать её при увольнении сотрудника и по его письменному заявлению, а данные для справки берутся из сведений, переданных в ПФР (ныне Социальный фонд России) по форме СЗВ-ТД. В программах 1С справка формируется автоматически на основе кадровых документов, но только при условии, что учёт ведётся корректно.
Чаще всего с задачей сталкиваются пользователи 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии с модулем кадров. Проблема обычно не в том, как нажать кнопку, а в том, что справка формируется пустой, с ошибками или не содержит нужных периодов. Ниже разобраны места, где искать документ, порядок его заполнения, проверка данных и типичные сбои.
Что такое СТД-Р и когда её нужно выдавать
СТД-Р — утверждённая форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем работнику». Она содержит периоды работы, должности, структурные подразделения, основания кадровых событий и причины увольнения. Форма отражает только сведения, которые работодатель передаёт в СФР по отчёту СЗВ-ТД, — то есть кадровые мероприятия с 2020 года и позднее.
Выдать справку обязаны в двух случаях: в день увольнения работника и по письменному заявлению действующего сотрудника — в срок не позднее трёх рабочих дней. Справка может быть выдана на бумаге с подписью и печатью либо в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной подписью, если работник согласился на такой формат.
Где найти справку СТД-Р в 1С:ЗУП
Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники», выберите нужного работника. В форме сотрудника нажмите кнопку «Печать» и в списке печатных форм найдите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)». Программа сформирует документ на текущую дату по всем кадровым событиям сотрудника.
Второй вариант — при увольнении. В документе «Увольнение» или «Увольнение списком» есть возможность сформировать комплект документов при увольнении, куда входит и СТД-Р. Это удобно, потому что справка создаётся сразу с учётом последнего кадрового события — самого увольнения.
Также форма доступна из журнала документов «Все справки сотрудникам» (раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» в зависимости от версии конфигурации). Там можно создать справку отдельным документом, сохранить её в базе и вернуться к ней позже.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника
- 2Нажмите «Печать» → «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 3Проверьте периоды, должности и основания кадровых событий в сформированной форме
- 4При необходимости укажите дату выдачи и реквизиты заявления работника
- 5Распечатайте справку, подпишите у руководителя или лица, ответственного за кадровый учёт, и заверьте печатью при её наличии
Как сформировать СТД-Р в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 возможности кадрового учёта ограничены, но справка СТД-Р, как правило, доступна. Путь аналогичен: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → карточка сотрудника → кнопка «Печать». Если формы СТД-Р в списке нет, проверьте обновлённость релиза — в старых версиях печатная форма могла отсутствовать или называться иначе.
Важное ограничение: если кадровый учёт в бухгалтерской программе ведётся не в полном объёме (например, переводы и изменения условий труда не оформляются документами), справка будет содержать только приём и увольнение. В этом случае недостающие сведения придётся внести документами задним числом либо формировать справку вручную по шаблону.
Почему справка формируется пустой или с ошибками
Самая частая причина пустой СТД-Р — кадровые события не оформлены документами, а внесены только в регистры или обработаны нестандартным способом. Справка собирает данные из документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и связанных с ними сведений о мероприятиях ЭТК. Если сотрудник принят «вручную» или данные перенесены обработкой без кадровых документов, форма окажется пустой.
Вторая причина — в кадровых документах не заполнены реквизиты, обязательные для ЭТК: дата и номер приказа-основания, причина увольнения по ТК РФ, признак мероприятия. Откройте документ и проверьте вкладку или группу полей, связанных с электронной трудовой книжкой. После исправления перепроведите документ и сформируйте справку заново.
Третья ситуация — расхождение со сведениями, уже отправленными в фонд по СЗВ-ТД. Если справка выдаётся после сдачи отчётности, она должна соответствовать переданным данным. Исправлять прошлые события нужно через отменяющие и корректирующие сведения СЗВ-ТД, а не простым редактированием справки.
Проверка данных перед выдачей
Перед печатью сверьте справку с кадровыми документами и с данными, отправленными по СЗВ-ТД. В 1С:ЗУП удобно использовать отчёт «Сведения о трудовой деятельности» или журнал мероприятий ЭТК — они показывают, какие события зафиксированы и в каком виде ушли в фонд. Все строки справки должны иметь дату, наименование мероприятия, должность и основание.
Особое внимание уделите формулировке причины увольнения: она должна точно соответствовать статье ТК РФ, указанной в приказе. Также проверьте наименование организации — если за время работы сотрудника оно менялось, переименование должно быть отражено отдельным кадровым мероприятием.
Как проверить результат
В справке есть все приёмы, переводы и увольнения с датами и основаниями
Отсутствуют периоды работы или переводы — проверяйте кадровые документы
Формулировка совпадает со статьёй ТК РФ из приказа об увольнении
Поле пустое или формулировка произвольная
Данные справки совпадают со сведениями, переданными в фонд
Есть расхождения — нужна корректировка отчётности
Электронный вариант и отправка через ЭДО
Если работник согласен получить справку в электронном виде, её можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и передать через оператора ЭДО или направить файлом. В 1С подписание выполняется штатными средствами электронной подписи при настроенном сертификате. Электронная СТД-Р имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.
Учтите: формат электронной справки регламентирован, поэтому просто отсканированная бумажная справка или файл Word электронным документом не считается. Формируйте файл именно из программы — в актуальных релизах 1С:ЗУП выгрузка в утверждённом XML-формате поддерживается.
Если стандартной формы нет или она не подходит
В старых релизах или нетиповых конфигурациях печатной формы СТД-Р может не быть. Первое действие — обновить конфигурацию до актуального релиза: формы и форматы регулярно дорабатываются. Если обновление невозможно, допустимо сформировать справку по утверждённому шаблону вне 1С, заполнив её по данным программы, но тогда вся ответственность за корректность ложится на кадровика.
Для доработанных конфигураций, где печатная форма перестала работать после обновления, проверьте, не переопределён ли модуль печати в расширениях. Часто проблема решается отключением устаревшего расширения или адаптацией внешней печатной формы под новый релиз.
Что важно запомнить
СТД-Р в 1С формируется из карточки сотрудника или документа увольнения и целиком зависит от качества кадрового учёта. Перед выдачей сверьте справку с кадровыми документами и данными СЗВ-ТД, а расхождения исправляйте через документы и корректирующую отчётность, а не ручной правкой печатной формы.
Частые вопросы
Выдаётся ли СТД-Р действующему сотруднику или только при увольнении?
Выдаётся в обоих случаях. Действующему работнику — по его письменному заявлению в течение трёх рабочих дней, при увольнении — обязательно в день расторжения договора без заявления.
Почему в справке нет периодов работы до 2020 года?
СТД-Р содержит только сведения электронной трудовой книжки, которые работодатели передают с 2020 года. Более ранние периоды подтверждаются бумажной трудовой книжкой или выпиской СТД-СФР, если сведения были поданы в фонд отдельно.
Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР?
СТД-Р выдаёт работодатель по данным своего учёта и только за период работы у него. СТД-СФР — выписка из Социального фонда по всем работодателям, которую работник получает самостоятельно через Госуслуги или в клиентской службе фонда.
Можно ли отправить справку работнику по электронной почте?
Можно, если справка подписана усиленной квалифицированной электронной подписью и сформирована в утверждённом формате. Простой скан бумажной справки юридической силы электронного документа не имеет.
Что делать, если в 1С:Бухгалтерии нет печатной формы СТД-Р?
Сначала обновите конфигурацию до актуального релиза — форма добавлена в свежих версиях. Если обновление невозможно, сформируйте справку по утверждённому шаблону вне программы, взяв данные из кадровых документов, и тщательно проверьте формулировки.
Обязательно ли ставить печать организации на справке?
Печать ставится, если она есть у работодателя и её применение закреплено в уставе. Подпись руководителя или уполномоченного лица обязательна в любом случае; на электронной справке её заменяет квалифицированная электронная подпись.