Справка сотруднику о работе в организации в 1С:ЗУП

Сотрудники регулярно запрашивают справку с места работы — для банков, визовых центров, соцзащиты, суда или нового работодателя. В 1С:Зарплата и управление персоналом такую справку можно сформировать за пару минут, не набирая текст вручную в Word: программа подставит данные из кадрового учёта — организацию, должность, дату приёма, а при необходимости и сведения о заработке.

В ЗУП есть два пути: использовать типовую печатную форму из карточки сотрудника или кадрового приказа либо создать документ «Произвольный кадровый приказ» / «Справка сотруднику» (в зависимости от версии конфигурации). Ниже разберём оба способа, настройку шаблона и проверку результата.

Какие данные должны быть в справке и откуда они берутся

Типовая справка о работе содержит: наименование организации с реквизитами, ФИО сотрудника, должность и подразделение, дату приёма на работу, формулировку о том, что сотрудник действительно работает в организации, дату выдачи и подпись руководителя с печатью. Иногда добавляют график работы, вид договора или средний заработок — если того требует запрашивающая сторона.

Все эти сведения ЗУП берёт из базы: реквизиты — из карточки организации (Настройка — Организации), должность и дата приёма — из документов «Приём на работу» и «Кадровый перевод», ФИО — из карточки физического лица. Если в учёте есть ошибка (например, не проведён перевод на новую должность), она автоматически попадёт в справку.

Способ 1: печать из карточки сотрудника

Самый быстрый вариант — воспользоваться встроенными печатными формами. Откройте раздел Кадры — Сотрудники, найдите нужного сотрудника и откройте его карточку. Нажмите кнопку Печать в командной панели — в списке будут доступны формы, среди которых «Справка с места работы» или «Справка о работе» (точное название зависит от версии конфигурации).

Программа сформирует готовый документ в табличном виде с подставленными данными. Остаётся проверить текст, при необходимости отредактировать формулировку прямо в форме (если включён режим редактирования) и распечатать. Подписывает справку руководитель организации или уполномоченное лицо, ставится печать при её наличии.

1. 1
   Откройте Кадры — Сотрудники и найдите сотрудника по фамилии
2. 2
   Откройте карточку и нажмите кнопку Печать
3. 3
   Выберите форму «Справка с места работы»
4. 4
   Проверьте ФИО, должность, дату приёма и реквизиты организации
5. 5
   Отредактируйте назначение справки, если требуется (например, «для предъявления в банк»)
6. 6
   Распечатайте, подпишите и заверьте печатью

Способ 2: документ «Справка сотруднику»

В свежих версиях ЗУП (редакция 3.1) есть отдельный документ для таких случаев. Перейдите в Кадры — Все кадровые документы, нажмите Создать и в списке выберите «Справка сотруднику» (в некоторых версиях — «Произвольный кадровый документ» с выбором шаблона справки).

В документе укажите организацию, сотрудника и дату. Текст справки формируется по шаблону с автоподстановкой полей. Преимущество этого способа — документ сохраняется в базе, и в любой момент видно, кому, когда и какая справка выдавалась. Это удобно для учёта выданных документов и повторной печати без повторного ввода.

Если документа «Справка сотруднику» в списке нет, проверьте права пользователя и состав функциональности — часть документов может быть скрыта настройками ролей.

Настройка собственного шаблона справки

Типовая формулировка подходит не всегда: банк может требовать указать средний доход, визовый центр — график работы и сохранение места на время отпуска. В этом случае есть два варианта.

Первый — отредактировать готовую печатную форму перед печатью: включите редактирование табличного документа (кнопка с карандашом или меню Ещё — Изменить) и допишите нужный текст. Изменения коснутся только текущего экземпляра.

Второй — создать собственный макет через механизм Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки или через шаблоны произвольных кадровых документов. Это требует навыков работы с макетами 1С, поэтому обычно выполняется специалистом по внедрению. Зато шаблон станет доступен всем кадровикам постоянно.

Какой способ выбрать

Печать из карточки сотрудника

Быстро, ничего не сохраняется в базе. Подходит для разовых стандартных справок.

Документ «Справка сотруднику»

Справка регистрируется в учёте, есть история выдачи. Подходит при регулярных запросах.

Собственный шаблон

Гибкий текст под требования банков и визовых центров, но требует настройки макета.

Справка с указанием заработка

Часто просят справку «о работе и заработной плате». Простая справка о работе суммы не содержит — для дохода есть отдельные формы: справка 2-НДФЛ (формируется в разделе Отчётность, справки — 2-НДФЛ для сотрудников), справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н при увольнении) и справка о среднем заработке для центра занятости.

Если запрашивающей стороне нужна произвольная форма с суммой дохода, создайте справку через документ и добавьте сумму вручную, взяв данные из отчёта «Расчётный листок» или «Свод начислений и удержаний». Сумму указывайте только после сверки с учётными данными — расхождение с данными ФНС может вызвать вопросы у банка.

Проверка результата и учёт выданных справок

Перед выдачей проверьте справку по ключевым точкам: правильность ФИО (особенно после смены фамилии — данные должны быть актуальны в карточке физлица), текущая должность с учётом последних переводов, корректное наименование организации и действующие реквизиты, дата выдачи и наличие подписи.

Для контроля ведите учёт выданных справок: если используете документ «Справка сотруднику», журнал документов сам служит реестром. При печати из карточки регистрации в базе не происходит — в этом случае многие кадровые службы ведут отдельный журнал или сохраняют копию справки в личное дело.

Контрольные точки

Как проверить справку перед выдачей

Должность и подразделение

Норма

Совпадают с последним кадровым приказом

Тревожный признак

В справке старая должность — не проведён или не учтён перевод

ФИО сотрудника

Норма

Актуальные данные из карточки физлица

Тревожный признак

Девичья фамилия или ошибка в отчестве

Реквизиты организации

Норма

Действующее наименование, ОГРН, адрес

Тревожный признак

Старое название после реорганизации

Дата приёма

Норма

Совпадает с приказом о приёме

Тревожный признак

Дата отличается или отсутствует

Типичные ошибки и ограничения

Отдельный случай — справка бывшему сотруднику. Типовая форма «работает в организации» ему не подходит: текст должен подтверждать, что сотрудник работал в организации в такой-то период на такой-то должности. Сформируйте справку через документ и скорректируйте формулировку вручную, либо используйте печатную форму из приказа об увольнении, если она предусмотрена конфигурацией.

Ещё одно ограничение: если сотрудник оформлен как внешний совместитель или по ГПХ, проверьте, что справка отражает реальный характер отношений. Для договоров ГПХ трудовая справка в принципе не выдаётся — подтверждением служит сам договор и акты.

FAQ

Нет кнопки печати справки в карточке сотрудника — что делать?

Проверьте права пользователя и версию конфигурации. В некоторых ролях печатные формы ограничены. Альтернатива — создать документ через Кадры — Все кадровые документы — Создать и найти справку в списке документов, либо обратиться к администратору для настройки роли.

Можно ли сформировать справку на английском языке?

Типовые формы формируются на русском. Для визовых центров обычно создают отдельный шаблон с английским текстом через механизм произвольных кадровых документов или редактируют готовую форму перед печатью.

Как указать в справке средний заработок?

Сумму возьмите из отчёта «Расчётный листок» или «Свод начислений и удержаний» за нужный период и добавьте в текст справки вручную при редактировании формы. Сверьте цифру с данными учёта перед выдачей.

Нужна ли электронная подпись, если справка отправляется по ЭДО?

Если справка передаётся контрагенту или в госорган через ЭДО, она подписывается усиленной квалифицированной подписью организации. Для внутренней выдачи сотруднику достаточно бумажного экземпляра с подписью руководителя.

Уволенный сотрудник просит справку, что он работал у нас. Как оформить?

Создайте справку через документ и измените формулировку на «работал в организации с даты приёма по дату увольнения» с указанием последней должности. Данные возьмите из приказов о приёме и увольнении.

Справка формируется со старым названием организации после переименования — почему?

Проверьте карточку организации: Настройка — Организации. Если переименование оформлено с конкретной даты, убедитесь, что дата справки позже даты смены наименования. При необходимости обновите реквизиты в карточке.