Справка 182н в 1С: как создать и выдать сотруднику

Справка о сумме заработка за два календарных года (форма 182н) нужна сотруднику при увольнении или по его запросу — новый работодатель использует её для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком. В программах 1С документ формируется автоматически на основе начислений, но перед выдачей данные обязательно проверяют.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий», а в 1С:Бухгалтерии справка создаётся из карточки сотрудника или из документа увольнения. Ниже разобраны оба сценария, проверка сумм и типичные ошибки.

Перед созданием справки убедитесь, что в базе корректно рассчитаны начисления за нужные годы и заполнены периоды исключения — дни болезни, отпуска по беременности и уходу за ребёнком. От этих данных напрямую зависит правильность формы 182н.

Что должно быть в базе перед созданием справки

Форма 182н заполняется данными о начислениях, с которых уплачивались взносы на ВНиМ, за два календарных года, предшествующих году выдачи, а также за текущий год. Если в базе не проведены документы начисления зарплаты за эти периоды, справка сформируется пустой или с неполными суммами.

Проверьте три вещи: наличие рассчитанных документов «Начисление зарплаты и взносов» за нужные годы, корректность вида расчёта у премий и отпускных (они должны облагаться взносами) и заполненные документы нетрудоспособности — они формируют периоды исключения, которые указываются в справке отдельными строками.

Создание справки 182н в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Справки сотрудникам» либо сразу найдите документ «Справка о заработке для расчета пособий (182н)». В новых релизах документ также доступен из журнала «1С-Отчетность» через кнопку создания.

В документе укажите организацию, сотрудника и год выдачи справки — программа сама определит расчётные годы. Нажмите кнопку заполнения: табличная часть заполнится суммами заработка по годам и строками периодов исключения (болезни, декрет, отпуск по уходу за ребёнком) с указанием количества дней.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Справка о заработке для расчета пособий (182н)»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, сотрудника и год выдачи
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — суммы и периоды исключения подставятся автоматически
4. 4
   Сверьте суммы с расчётными ведомостями за соответствующие годы
5. 5
   Проведите документ и выведите справку на печать
6. 6
   Подпишите у руководителя и главного бухгалтера, при наличии — поставьте печать

Создание справки в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа-справки в старших релизах может не быть — форма 182н печатается из документа «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы»). Откройте увольнение сотрудника и в меню «Печать» выберите «Справка для расчёта пособий (182н)».

Если сотрудник не увольняется, а справка нужна по его заявлению, используйте раздел «Отчетность» или карточку сотрудника — в зависимости от релиза печатная форма доступна по команде «Печать» → «Справка о заработке». Если формы нет, проверьте обновление конфигурации: в устаревших релизах печатная форма 182н могла отсутствовать.

Где создавать справку

1С:ЗУП

Отдельный документ «Справка о заработке для расчета пособий» с автозаполнением сумм и дней исключения — основной и самый удобный вариант.

1С:Бухгалтерия

Печатная форма из документа «Увольнение» или карточки сотрудника. Подходит для простого учёта, но периоды исключения иногда приходится вводить вручную.

Ручное заполнение вне 1С

Допустимо при повреждённой базе или переходе с другой программы: суммы берут из расчётных ведомостей и лицевых счетов, справку оформляют по утверждённой форме.

Проверка сумм и периодов исключения

Автозаполнение не гарантирует правильность: программа берёт только те начисления, у которых корректно настроен вид расчёта. Сравните каждую сумму в справке с отчётом «Расчётная ведомость» или «Анализ взносов в фонды» за соответствующий год — база по взносам ВНиМ должна совпадать с суммой в справке.

Отдельно проверьте строки периодов исключения: каждая строка должна содержать даты начала и окончания и количество календарных дней. Если больничный вводился ручным документом или внешней обработкой, он мог не попасть в справку — тогда строку добавляют вручную по кнопке «Добавить».

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма заработка за год

Норма

Совпадает с базой по взносам ВНиМ в отчёте «Анализ взносов»

Тревожный признак

Сумма меньше — часть начислений не облагается взносами по настройке вида расчёта

Периоды исключения

Норма

Каждый больничный и декрет представлен строкой с датами и числом дней

Тревожный признак

Период отсутствует или количество дней не сходится с больничным листом

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, регистрационный номер СФР и адрес заполнены

Тревожный признак

Пустые поля — справку не примет новый работодатель

Типичные ошибки и их исправление

Чаще всего сумма в справке оказывается заниженной из-за того, что какой-то вид начисления (например, премия) настроен как необлагаемый взносами. Исправьте настройку вида расчёта в разделе «Настройка» → «Начисления», затем перезаполните справку. Пересчитывать прошлые периоды ради справки обычно не требуется.

Вторая распространённая проблема — пустые реквизиты страхователя. Регистрационный номер в СФР и код подчинённости берутся из карточки организации: откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» в Бухгалтерии) и заполните поля в разделе, относящемся к фондам.

Печать, подпись и выдача сотруднику

После проведения документа нажмите «Печать» → «Справка о заработке (182н)». Формируется официальная печатная форма, утверждённая приказом Минтруда. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер; печать ставится при её наличии — организации вправе работать без печати, тогда в справке делают отметку или просто оставляют поле пустым.

При увольнении справку выдают в день увольнения вместе с трудовой книжкой и другими документами. По письменному заявлению уже уволившегося сотрудника справку обязаны выдать в течение трёх рабочих дней. Если в организации ведётся электронный документооборот, справку можно сформировать в электронном виде и подписать усиленной квалифицированной подписью.

Часто задаваемые вопросы

За какие годы заполняется справка 182н?

За два календарных года, предшествующих году выдачи, и за текущий год по дату увольнения или обращения. Если сотрудник в эти годы был в отпуске по беременности или уходу за ребёнком, по его заявлению годы могут быть заменены при расчёте пособий — но в самой справке указываются фактические периоды работы.

Что делать, если справка в 1С формируется пустой?

Проверьте, что за нужные годы проведены документы начисления зарплаты именно по этой организации и этому сотруднику. Также убедитесь, что в документе справки верно указан год выдачи — от него зависят расчётные периоды. Если данные вводились переносом из другой программы, начисления могли попасть только в регистры бухгалтерии, минуя зарплатные.

Можно ли сформировать справку для уже уволенного сотрудника?

Да. Создайте документ справки обычным способом и выберите уволенного сотрудника — данные за периоды его работы подтянутся автоматически. Срок хранения данных в базе на выдачу не влияет, главное, чтобы начисления не были удалены.

Обязательно ли ставить печать на справку 182н?

Нет. Если организация отказалась от круглой печати, справка действительна с подписями руководителя и главного бухгалтера. Если печать есть, её ставят, но она не должна закрывать подписи и суммы.

Как исправить уже выданную справку с ошибкой?

Создайте в 1С новый документ справки с корректными данными и выдайте сотруднику исправленный экземпляр. Ошибочную справку по возможности изымите или попросите сотрудника передать новую версию новому работодателю. Параллельно устраните причину ошибки в учёте, чтобы данные совпадали с отчётностью по взносам.