Другое · 10 мин
Какую дату ставить в трудовой книжке в 1С
Какую дату ставить в записи трудовой книжки в 1С:ЗУП — день приказа, день события или день внесения записи. Разбор сценариев приёма, перевода и увольнения.
Вопрос о том, какую дату ставить в записи трудовой книжки, возникает у кадровиков, работающих в 1С:ЗУП, постоянно. Ошибка в дате — одна из самых частых причин замечаний при проверках и претензий со стороны сотрудников, поскольку от даты записи зависят стаж, очерёдность кадровых событий и корректность электронных сведений, передаваемых в СФР.
Общее правило, закреплённое в Трудовом кодексе и Правилах ведения трудовых книжек, звучит так: в трудовую книжку вносится дата фактического кадрового события — приёма на работу, перевода или увольнения, а не дата издания приказа и не дата физического заполнения книжки. При этом сам приказ может быть издан раньше или позже события, и это нормальная ситуация, если сроки издания приказа соблюдены.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом дата записи в трудовую книжку подтягивается из кадрового документа автоматически, но механизм зависит от настроек учётной политики и вида события. Понимание того, откуда программа берёт дату, позволяет избежать расхождений между бумажной книжкой, электронными сведениями и приказами.
Какое событие определяет дату записи в трудовой книжке
Ключевой принцип: дата в графе 2 трудовой книжки должна совпадать с датой фактического события в трудовых отношениях. При приёме на работу это первый рабочий день сотрудника, указанный в трудовом договоре. При увольнении — последний день работы. При переводе — день, с которого сотрудник начинает работать на новой должности.
Дата приказа при этом указывается в графе 4 как реквизит основания записи, но сама запись датируется событием. Если приказ о приёме издан 1 марта, а сотрудник приступил к работе 5 марта, в графе 2 ставится 05.03, а в графе 4 — номер и дата приказа от 1 марта.
Исключение составляют ситуации, когда приказ издан позже события: например, при восстановлении на работе по решению суда или при оформлении задним числом по соглашению сторон. В таких случаях дата записи всё равно должна отражать фактическое начало трудовых отношений, а расхождение с датой приказа документально обосновывается.
Откуда 1С:ЗУП берёт дату для трудовой книжки
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом записи трудовой книжки формируются на основании кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». В каждом из этих документов есть два разных реквизита даты, и путаница между ними — главный источник ошибок.
Первый реквизит — «Дата» документа в шапке, то есть дата регистрации приказа в программе. Второй — дата события: «Дата приёма», «Дата перевода» или «Дата увольнения» в теле документа. Для записи в трудовую книжку и для сведений в СФР программа использует именно дату события, а не дату документа.
Проверить, какая дата попадёт в печатную форму трудовой книжки, можно через личную карточку сотрудника или через отчёт по трудовым книжкам. Если в документе дата события заполнена неверно, исправлять нужно сам документ, а не печатную форму — ручная правка печатной формы не изменит данные учёта и создаст расхождения при выгрузке сведений.
- 1Откройте кадровый документ (Приём на работу, Кадровый перевод или Увольнение)
- 2Сравните дату документа в шапке и дату события в теле документа
- 3Убедитесь, что дата события совпадает с фактическим первым или последним днём работы
- 4Сформируйте печатную форму записи трудовой книжки и сверьте графу 2
- 5Проверьте, что те же сведения уйдут в отчёт по электронной трудовой книжке (форма ЕФС-1)
Дата при приёме на работу: типовые сценарии
При стандартном приёме дата записи совпадает с датой начала работы по трудовому договору. Если договор подписан заранее, а выход на работу запланирован позже, в трудовую книжку всё равно ставится день фактического начала работы — он же указывается в приказе о приёме как дата начала работы.
Отдельная ситуация — приём в выходной или праздничный день. Трудовой кодекс допускает указание в договоре и приказе даты начала работы, приходящейся на нерабочий день, если это обусловлено условиями труда или соглашением сторон. В этом случае в трудовую книжку ставится именно эта дата, даже если фактически сотрудник приступил к обязанностям позже. В 1С такая дата вводится в поле «Дата приёма» документа, и программа корректно перенесёт её в запись.
Приём после отпуска или в период простоя организации
Если организация фактически не работала в день, указанный как дата приёма, запись всё равно оформляется этой датой — важно, чтобы трудовой договор и приказ были согласованы между собой. Расхождение даты договора, приказа и записи в книжке — типовое основание для вопросов при проверке.
Дата при увольнении: последний день работы
При увольнении в графе 2 трудовой книжки ставится дата прекращения трудового договора — по общему правилу это последний день работы сотрудника. Именно этой датой издаётся приказ об увольнении, производится окончательный расчёт и выдаётся трудовая книжка или направляются сведения о трудовой деятельности.
В 1С:ЗУП дата увольнения указывается в поле «Дата увольнения» документа «Увольнение». Программа автоматически рассчитает компенсацию отпуска и средний заработок от этой даты, поэтому ошибка здесь влияет не только на запись в книжке, но и на деньги сотрудника.
Особые случаи: при увольнении в период болезни по инициативе работника датой увольнения остаётся день, указанный в заявлении, даже если сотрудник в этот день на больничном. При увольнении в связи со смертью работника датой прекращения договора считается дата смерти, а приказ издаётся на основании свидетельства о смерти — дата приказа может быть позже даты события, и это законно.
Переводы и переименования: какая дата корректна
При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовую книжку вносится дата начала работы в новой должности. В 1С это поле «Дата перевода» в документе «Кадровый перевод». Если перевод оформлен с первого числа месяца, а приказ издан в конце предыдущего, в графе 2 ставится первое число — дата события.
При переименовании организации запись в трудовую книжку датируется датой регистрации изменений в учредительных документах, а не датой внутреннего приказа о внесении записей. В программе такие записи формируются отдельным механизмом, и дату события нужно контролировать вручную, сверяясь с выпиской из ЕГРЮЛ.
Массовые переводы при реорганизации
При реорганизации в форме присоединения или слияния записи о переводе датируются датой завершения реорганизации. Рекомендуется оформлять такие операции после получения документов о регистрации, чтобы дата события в 1С совпадала с юридической датой, а не с предполагаемой.
Электронные трудовые книжки и сведения в СФР
Для сотрудников, выбравших электронную форму трудовой книжки, даты кадровых событий передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1. Срок подачи сведений ограничен: по приёму и увольнению — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, по переводам и иным событиям — в установленные сроки отчётности.
В 1С:ЗУП сведения формируются автоматически на основании проведённых кадровых документов, и дата мероприятия в отчёте берётся из даты события документа. Если дата события ошибочна, ошибка уйдёт в фонд, и исправлять её придётся через отменяющую или корректирующую форму — это дополнительная работа и риск штрафных санкций за недостоверные сведения.
Практическая рекомендация: перед отправкой ЕФС-1 сверяйте даты мероприятий с приказами и трудовыми договорами. Удобно использовать встроенную проверку отчёта в программе — она выявляет незаполненные и противоречивые даты до выгрузки.
Как проверить результат
Совпадает с датой фактического события и датой мероприятия в ЕФС-1
Совпадает только с датой приказа, а событие было в другой день
Заполнена и отличается от даты документа, когда приказ издан заранее
Поле пустое или механически скопировано из даты документа
Дата мероприятия равна дате события в приказе
В отчёте дата документа или дата формирования отчёта
Исправление ошибочных дат в записях
Если ошибка обнаружена в бумажной трудовой книжке, исправление оформляется по общим правилам: неверная запись не зачёркивается произвольно, а признаётся недействительной новой записью с порядковым номером и датой внесения исправления. В графе 4 указывается приказ, на основании которого вносится исправление.
В 1С исправление начинается с кадрового документа: либо отменяется и пересоздаётся ошибочный документ, либо вводится исправление, если оно предусмотрено конфигурацией. После этого заново формируется печатная форма записи и, при необходимости, корректирующие сведения в СФР. Исправлять данные только в отчёте, не трогая документ-основание, недопустимо — при следующем формировании сведений ошибка вернётся.
Если ошибочная дата уже повлияла на расчёт (например, на компенсацию отпуска при увольнении), после исправления кадрового документа потребуется пересчитать начисления и, возможно, произвести доплату или удержание по согласованию с сотрудником.
Что важно запомнить
В трудовую книжку ставится дата фактического кадрового события, а не дата приказа. В 1С:ЗУП эта дата берётся из поля даты события кадрового документа — контролируйте его отдельно от даты документа, проверяйте печатную форму и сведения ЕФС-1 до отправки, а исправления начинайте с документа-основания.
Частые вопросы
Что делать, если приказ о приёме издан позже фактического начала работы?
Запись в трудовой книжке датируется фактическим началом работы, а в графе 4 указываются реквизиты приказа с его реальной датой. Расхождение дат допустимо, если оно подтверждено документально — например, соглашением сторон или актом о фактическом допуске к работе.
Можно ли в 1С вручную изменить дату в печатной форме трудовой книжки?
Технически печатную форму можно отредактировать, но этого делать не следует: данные учёта не изменятся, и в сведения для СФР уйдёт прежняя дата. Правильный путь — исправить дату события в кадровом документе и заново сформировать форму.
Какую дату ставить при увольнении, если последний день работы — выходной?
Если день увольнения по заявлению или соглашению приходится на выходной, датой увольнения остаётся именно этот день при определённых основаниях, однако на практике часто применяется перенос на ближайший рабочий день по согласованию сторон. Дата в трудовой книжке должна совпадать с датой в приказе об увольнении.
Отличаются ли правила дат для электронной трудовой книжки?
Нет, принцип тот же: в сведениях для СФР указывается дата фактического кадрового события. Разница только в форме подачи — вместо записи в бумажный бланк данные передаются в составе формы ЕФС-1 в установленные сроки.
Что делать, если ошибочная дата уже ушла в СФР?
Нужно исправить дату события в кадровом документе 1С и подать корректирующие сведения по форме ЕФС-1 с правильными данными. Чем раньше подана корректировка, тем ниже риск претензий при проверке и проблем со стажем сотрудника.