Списочная численность в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как посмотреть

Списочная численность — один из самых востребованных показателей в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. Он нужен для отчетности в Росстат, налоговую инспекцию, для внутреннего анализа и проверки лимитов по спецрежимам. При этом у новичков часто возникает вопрос, где именно в программе найти этот показатель, потому что отдельной кнопки «Списочная численность» в интерфейсе нет.

В ЗУП 8.3 данные о численности формируются через кадровые отчеты. Основные инструменты — отчеты «Численность и текучесть кадров», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков и кадровые справки» и специализированный отчет «Списочная численность», который появляется при определенных настройках. Какой из них использовать — зависит от того, что именно требуется: списочный состав на дату, среднесписочная численность за период или динамика движения персонала.

Важно понимать разницу между показателями. Списочная численность — это количество работников, с которыми заключены трудовые договоры, на конкретную дату. Среднесписочная — расчетный показатель за период, который учитывает работников не полностью занятых и исключает отдельные категории по правилам Росстата. В программе эти цифры получаются из разных отчетов и по-разному настраиваются.

Где в программе находятся отчеты по численности

Все кадровые отчеты в ЗУП 8.3 сгруппированы в одном месте. Откройте раздел «Кадры» в главном меню, затем пункт «Кадровые отчеты». Откроется панель со списком доступных отчетов, среди которых есть несколько, связанных с численностью персонала.

Основные отчеты, которые стоит запомнить:

• «Численность и текучесть кадров» — показывает списочную численность на начало и конец периода, движение персонала, коэффициенты оборота и текучести.
• «Списочная численность» — детальный отчет по составу работников на дату с расшифровкой по подразделениям и должностям (доступен в свежих релизах конфигурации).
• «Штатная расстановка» — показывает занятые и вакантные ставки, что помогает сверить фактическую численность со штатным расписанием.
• «Сотрудники (справочник)» — позволяет вручную отфильтровать работающих и посчитать их количество.

Если нужного отчета нет в списке, проверьте права пользователя: часть кадровых отчетов доступна только с профилями «Кадровик» или «Расчетчик зарплаты». Также состав отчетов зависит от версии конфигурации — в старых релизах отчет «Списочная численность» может отсутствовать.

Как сформировать отчет «Численность и текучесть кадров»

Это универсальный отчет, который подходит для большинства задач. Порядок формирования:

1. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров».
2. Укажите период — например, квартал или год. Списочная численность будет показана на начало и конец периода.
3. Если нужна численность по конкретной организации в многофирменной базе, установите отбор по организации в шапке отчета.
4. Нажмите «Сформировать».

В результате вы увидите таблицу с колонками: списочная численность на начало периода, принято, уволено, списочная численность на конец периода, а также коэффициенты текучести и постоянства кадров. Данные можно развернуть по подразделениям — для этого в настройках отчета добавьте группировку «Подразделение».

Если нужна расшифровка до конкретных сотрудников, используйте вариант отчета с детализацией или откройте настройки через кнопку «Еще» → «Изменить вариант отчета» и добавьте поле «Сотрудник» в структуру.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»
2. 2
   Выберите «Численность и текучесть кадров»
3. 3
   Задайте период и при необходимости отбор по организации
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Списочная численность на конец периода»
5. 5
   Для детализации откройте настройки и добавьте группировку по подразделениям или сотрудникам

Как посмотреть среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) чаще всего нужна для сведений в налоговую инспекцию — этот показатель включается в расчет по страховым взносам и ряд деклараций. В ЗУП 8.3 он формируется двумя способами.

Первый способ — через регламентированную отчетность. Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте нужную форму (например, РСВ), и среднесписочная численность заполнится автоматически на титульном листе. Программа рассчитает ее по правилам Росстата на основании кадровых данных.

Второй способ — отчет «Среднесписочная численность», который доступен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» в актуальных релизах. Он показывает расчет помесячно: сколько работников учитывается в каждом месяце, как округляется итог и какие категории исключены.

При расчете ССЧ программа автоматически исключает работников, которые по правилам не входят в среднесписочный состав: внешних совместителей, сотрудниц в отпусках по беременности и уходу за ребенком, работников в учебных отпусках без сохранения зарплаты. Проверьте, что эти отсутствия корректно оформлены документами, иначе расчет будет неверным.

Проверка данных через справочник сотрудников

Иногда отчет показывает цифру, которая вызывает сомнения, и нужно быстро понять, кто входит в списочный состав. Самый простой способ — открыть справочник «Кадры» → «Сотрудники» и настроить отбор.

В списке сотрудников нажмите «Еще» → «Настроить список» и добавьте условие: «Текущий сотрудник» равно «Да» (или используйте стандартную кнопку отбора работающих). Список покажет всех, кто числится в штате на текущую дату. Количество строк можно посмотреть через вывод итогов или просто экспортировать список в табличный документ.

Учтите ограничение этого метода: справочник показывает сотрудников, а не трудовые договоры. Если у одного физического лица есть основное место работы и внутреннее совместительство, в списке будет один сотрудник, но для списочной численности он тоже считается один раз. Совпадение с отчетом здесь обычно корректное, но для проверки по ставкам используйте «Штатную расстановку».

Какой инструмент выбрать

Численность и текучесть кадров

Подходит для списочной численности на дату и анализа движения персонала. Не показывает среднесписочный расчет по правилам Росстата.

Среднесписочная численность (отчет или 1С-Отчетность)

Нужен для отчетности в ФНС и Росстат. Учитывает неполную занятость и исключаемые категории.

Справочник «Сотрудники» с отбором

Быстрая ручная проверка состава на сегодня. Не подходит для прошлых периодов без дополнительной настройки.

Штатная расстановка

Показывает занятые и вакантные ставки. Используйте для сверки со штатным расписанием, а не для официальной численности.

Настройка отборов и детализации

Стандартный отчет можно адаптировать под конкретную задачу. Через кнопку «Еще» → «Изменить вариант отчета» открывается конструктор настроек, где доступны отборы, группировки и поля.

Типовые настройки, которые чаще всего нужны на практике:

• Отбор по подразделению — если численность нужна по конкретному филиалу или отделу.
• Отбор по организации — обязателен, если в базе ведется несколько юридических лиц.
• Группировка по должностям — помогает увидеть структуру персонала.
• Исключение внутренних совместителей — в некоторых вариантах отчета совместители выводятся отдельной строкой, проверьте настройки, чтобы не задвоить показатель.

Настроенный вариант отчета можно сохранить под понятным именем, чтобы не повторять настройку каждый раз: «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Это удобно, если численность требуется регулярно — например, ежемесячно для управленческой отчетности.

Перед сверкой численности с прошлым периодом убедитесь, что в обоих отчетах заданы одинаковые отборы по организации и подразделениям. Большинство «расхождений» на практике объясняются разными фильтрами, а не ошибками в данных.

Типичные ошибки и расхождения в данных

Если цифра в отчете не сходится с ожиданиями, причина почти всегда в кадровых данных, а не в самом отчете. Проверяйте в таком порядке.

Первая причина — непроведенные или отмененные кадровые документы. Приемы и увольнения, оформленные «задним числом» и не проведенные, в численность не попадают. Откройте журнал «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и проверьте статусы документов за период.

Вторая причина — сотрудники, принятые на дату после окончания периода отчета, или уволенные раньше его начала. Проверьте границы периода: списочная численность «на конец периода» включает работников, уволенных последним днем периода, — по правилам день увольнения считается последним рабочим днем.

Третья причина — дубли физических лиц. Если один человек заведен в базе дважды, численность завысится. Проверить это можно через сервис «Администрирование» → «Обслуживание» → поиск дублей, либо визуально по списку сотрудников с группировкой по физическому лицу.

Контроль результата перед сдачей отчетности

Перед тем как использовать цифру из ЗУП в отчетности, выполните простую сверку. Сформируйте «Численность и текучесть кадров» за нужный период и сравните списочную численность на конец периода с количеством действующих трудовых договоров. Расхождение в одну-две единицы обычно объясняется датами приема и увольнения на границах периода.

Для среднесписочной численности полезно проверить помесячный расчет: численность за каждый месяц не должна резко «прыгать» без объективных причин — массовых приемов, увольнений или сезонных работ. Если скачок есть, разверните расчет по сотрудникам и найдите, кто вызвал изменение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец периода

Норма

Совпадает с количеством работающих сотрудников при отборе в справочнике на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых приемов или увольнений на границе периода

Среднесписочная численность

Норма

Помесячные значения стабильны, исключенные категории (декрет, внешние совместители) учтены

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых событий или включение сотрудниц в декрете в расчет

Отчет по организации

Норма

В отборе указана нужная организация, итог относится только к ней

Тревожный признак

Цифра заметно больше ожидаемой — вероятно, суммируются все организации базы

Частые вопросы

Почему в списке кадровых отчетов нет отчета «Списочная численность»?

Состав отчетов зависит от релиза конфигурации и прав пользователя. Обновите ЗУП до актуальной версии и проверьте, что у пользователя есть профиль «Кадровик». Пока отчет недоступен, используйте «Численность и текучесть кадров» — списочная численность там показывается на начало и конец периода.

Чем списочная численность отличается от среднесписочной?

Списочная — это количество работников с действующими трудовыми договорами на конкретную дату. Среднесписочная — расчетный показатель за период: суммируется численность за каждый календарный день, делится на число дней, при этом отдельные категории (внешние совместители, сотрудницы в декрете) исключаются, а неполностью занятые учитываются пропорционально.

Входят ли внешние совместители в списочную численность в ЗУП?

В списочную численность внешние совместители по правилам статистики не включаются. Однако в некоторых вариантах отчетов ЗУП они могут выводиться отдельной строкой для информации. Перед использованием цифры проверьте настройки варианта отчета и при необходимости исключите совместителей отбором.

Как посмотреть численность на прошлую дату?

Используйте отчет «Численность и текучесть кадров»: задайте период, заканчивающийся нужной датой, и возьмите показатель «на конец периода». Справочник сотрудников для этой цели не подходит — без специальной настройки он показывает состояние на текущую дату.

Почему численность в ЗУП не совпадает с данными в бухгалтерской программе?

Чаще всего причина в несинхронизированных кадровых документах: прием или увольнение проведен в одной программе и не перенесен в другую. Сверьте журналы кадровых документов за период в обеих базах и выполните синхронизацию повторно. Также проверьте, что в обеих программах отчеты строятся с одинаковыми отборами по организации.

Нужно ли округлять среднесписочную численность и как это делает программа?

Итоговый показатель среднесписочной численности округляется до целых по арифметическим правилам. ЗУП выполняет округление автоматически при формировании регламентированной отчетности. В аналитическом отчете можно увидеть как дробный помесячный расчет, так и округленный итог.