Другое · 11 мин
Совмещение должностей в 1С: пошаговое оформление
Как оформить совмещение должностей в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: кадровый приказ, доплата, начисление зарплаты, типичные ошибки и проверка результата.
Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в течение своего основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или той же должности за отдельную доплату. В отличие от внутреннего совместительства, для совмещения не нужен второй трудовой договор и отдельный сотрудник в программе: оформляется дополнительное соглашение к действующему договору, а в учётной системе — кадровый документ с новым начислением.
В 1С механика зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП (редакция 3) есть полноценный документ «Совмещение должностей», который сам создаёт кадровое событие и доплату. В 1С:Бухгалтерии 8 такого специализированного документа нет — совмещение отражается вручную через доплату в документе начисления зарплаты. Поэтому первый шаг — понять, в какой программе вы ведёте кадровый и расчётный учёт.
Ошибки при оформлении совмещения приводят к занижению или завышению зарплаты, неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов, а также к претензиям трудовой инспекции, если доплата не подтверждена документально. Ниже разобрано, как оформить совмещение в обеих конфигурациях, как проверить начисления и какие типичные ошибки допускают пользователи.
Чем совмещение отличается от совместительства в программе
Прежде чем создавать документы, важно правильно квалифицировать ситуацию, потому что в 1С это принципиально разные сценарии учёта.
Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ) — дополнительная работа в течение основного рабочего дня. Сотрудник один, трудовой договор один, оформляется дополнительное соглашение и приказ. В программе создаётся кадровое событие и доплата к основному начислению.
Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С на такого работника заводится второй элемент справочника «Сотрудники» (в ЗУП — через «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»), и зарплата считается по нему отдельно.
Сравнение вариантов
Дополнительная работа в основное рабочее время. Один сотрудник в справочнике, доплата через документ совмещения или ручное начисление. Подходит, когда работник успевает делать обе функции в свой день.
Отдельный договор и отдельный сотрудник в 1С, работа вне основного времени, отдельный табель и расчёт. Подходит, когда нужно отслеживать отработанные часы по второй должности.
Дополнительная работа по той же должности (например, больше участков у кладовщика). Оформляется аналогично совмещению — доплатой, но без указания другой должности.
Что подготовить перед оформлением в 1С
Программа фиксирует то, что уже согласовано кадрово. До работы в 1С должны быть оформлены: письменное согласие сотрудника, дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием содержания дополнительной работы, срока и размера доплаты, а также приказ руководителя о совмещении.
Определите размер доплаты: закон не устанавливает минимум, сумма фиксируется по соглашению сторон — в процентах от оклада (основного или по совмещаемой должности), в фиксированной сумме или за фактически выполненный объём. От этого зависит, какой способ расчёта выбрать в программе.
Также проверьте, что в справочнике «Должности» есть совмещаемая должность, а в плане видов расчёта существует подходящее начисление доплаты. В типовых конфигурациях оно обычно называется «Доплата за совмещение должностей» и уже настроено: облагается НДФЛ и взносами, входит в базу районного коэффициента.
Оформление совмещения в 1С:ЗУП 3
В ЗУП 3 совмещение оформляется одним документом, который одновременно регистрирует кадровое событие и назначает плановое начисление.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Совмещения должностей» (или «Все кадровые документы») и создайте новый документ.
- 2Заполните организацию, сотрудника и дату приказа.
- 3Укажите совмещаемую должность из справочника «Должности» и период совмещения (даты начала и окончания, если срок известен).
- 4Выберите способ расчёта доплаты: процент от ФОТ по совмещаемой должности, процент от оклада сотрудника или фиксированная сумма.
- 5Проверьте начисление «Доплата за совмещение должностей» на вкладке начислений и проведите документ.
- 6При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» убедитесь, что доплата подтянулась автоматически.
Если флажок совмещения недоступен, проверьте настройки: раздел «Настройка» → «Реквизиты и доплаты» (или «Расчёт зарплаты») → включите опцию «Совмещение, временное исполнение обязанностей». Без неё документ и вид расчёта могут быть скрыты.
При досрочном прекращении совмещения создайте документ «Прекращение совмещения» (доступен по ссылке из исходного документа или из журнала) — с даты его проведения доплата перестанет начисляться. Если этого не сделать, программа продолжит платить доплату и после фактического окончания поручения.
Оформление совмещения в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет кадрового документа «Совмещение», а кадровый учёт ведётся в сокращённом виде. Приказ и допсоглашение оформляются вне программы (в бумажном виде или в отдельной кадровой системе), а в бухгалтерии отражается только начисление доплаты.
Порядок такой: сначала в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления» создайте новое начисление «Доплата за совмещение должностей». Укажите код дохода для НДФЛ (2000 — оплата труда), обложение страховыми взносами и счёт затрат (обычно тот же, что у основной зарплаты сотрудника, например 26 или 44).
Далее ежемесячно в документе «Зарплата и кадры» → «Начисление зарплаты» после автоматического заполнения встаньте на строку сотрудника, добавьте строку с новым начислением и введите сумму доплаты вручную. Программа включит её в базу НДФЛ и взносов автоматически.
Если в бухгалтерии включён подробный учёт зарплаты (функциональность «Полная» и ведётся учёт по сотрудникам), доплату можно назначить как плановую через документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» в некоторых релизах — тогда она подтянется в начисление автоматически. Доступность зависит от версии конфигурации, проверьте в своей базе.
Как проверить правильность начисления
После расчёта зарплаты обязательно сверьте результат по нескольким контрольным точкам. Откройте расчётный листок сотрудника (в ЗУП — «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок», в бухгалтерии — из документа начисления по кнопке «Расчётный листок») и проверьте, что доплата присутствует отдельной строкой.
Проверьте НДФЛ: налог должен считаться с общей суммы, включая доплату. В регистре учёта доходов доплата должна иметь тот же код дохода, что и оклад. Отдельно убедитесь, что доплата вошла в базу страховых взносов — в ЗУП это видно в отчёте «Анализ взносов в фонды».
Как проверить результат
Доплата за совмещение показана отдельной строкой с верной суммой за период
Доплаты нет, сумма удвоена или начислена за период вне срока совмещения
Налог рассчитан с суммы оклада плюс доплата
НДФЛ посчитан только с оклада — доплата выпала из базы
Доплата входит в облагаемую базу взносов
В базе взносов доплаты нет — неверно настроен вид расчёта
Доплата отнесена на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника
Доплата ушла на счёт по умолчанию или нераспределённую аналитику
Типичные ошибки и ограничения
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за неверной квалификации ситуации или незавершённых документов.
Ещё одно ограничение: в ЗУП документ совмещения рассчитывает доплату пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Если сотрудник был на больничном, доплата за эти дни не начислится — это корректное поведение, но пользователи иногда принимают его за ошибку и исправляют вручную, искажая расчёт.
Если доплата рассчитывается как процент от оклада по совмещаемой должности, а оклад этой должности потом индексируется, в ЗУП сумма доплаты пересчитается автоматически. В бухгалтерии при ручном вводе про индексацию легко забыть — заведите себе напоминание пересматривать суммы доплат после каждого повышения окладов.
Отражение в отчётности и прекращение совмещения
Доплата за совмещение не требует отдельных строк в регламентированной отчётности: она включается в доход сотрудника в 6-НДФЛ и в базу РСВ в общей сумме. В отчётах по среднесписочной численности совмещающий сотрудник учитывается один раз — как единица по основному месту работы, в отличие от внутреннего совместителя, который тоже считается как один человек, но по отдельному договору.
При прекращении совмещения издайте приказ, а в ЗУП оформите прекращение начисления. В бухгалтерии просто перестаньте добавлять строку доплаты с месяца, следующего за окончанием, но сохраните приказ — он подтверждает обоснованность выплат за прошлые периоды.
Что важно запомнить
Совмещение — это один сотрудник и доплата к его основному начислению, а не второй договор. В ЗУП используйте документ «Совмещение должностей» и не забывайте про его прекращение; в Бухгалтерии создайте корректно настроенное начисление и добавляйте доплату при расчёте. Всегда проверяйте расчётный листок, базу НДФЛ и взносов, а кадровую часть подтверждайте приказом и допсоглашением.
Частые вопросы
Можно ли оформить совмещение на неполный месяц в середине периода?
Да. В ЗУП укажите фактические даты начала и окончания в документе — программа рассчитает доплату пропорционально отработанным дням. В Бухгалтерии при ручном вводе сумму за неполный месяц посчитайте самостоятельно: разделите месячную доплату на норму рабочих дней и умножьте на отработанные дни совмещения.
Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?
Нет. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, поэтому в табеле отмечается только основная работа. Отдельные часы по совмещаемой должности не выделяются — в отличие от внутреннего совместительства, где время по второму договору табелируется отдельно.
Что делать, если документа «Совмещение должностей» нет в меню ЗУП?
Проверьте настройку функциональности: «Настройка» → «Реквизиты и доплаты» → включите опцию совмещения и временного исполнения обязанностей. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на кадровые документы. Если документ не появился, найдите его через «Все кадровые документы» или поиском по меню.
Как оформить, если сотрудник совмещает должность отсутствующего работника?
Это временное исполнение обязанностей — частный случай совмещения. В ЗУП используется тот же документ «Совмещение должностей» (в некоторых релизах — «Временное исполнение обязанностей»), указывается должность отсутствующего сотрудника и период его отсутствия. Доплата обычно назначается в размере разницы окладов или фиксированной суммой.
Входит ли доплата за совмещение в расчёт отпускных и больничных?
Да, если доплата начислялась в расчётном периоде. Она относится к выплатам за труд, облагается взносами, поэтому включается в средний заработок для отпускных, командировочных и пособий. В типовых настройках ЗУП это уже учтено — дополнительной настройки не требуется.
Можно ли в 1С:Бухгалтерии автоматизировать ежемесячную доплату, чтобы не вводить её вручную?
В типовой Бухгалтерии плановых начислений в полном смысле нет, поэтому надёжный способ — копировать прошлый документ начисления или добавлять строку вручную каждый месяц с контролем по приказу. Если совмещений много, рассмотрите переход расчёта зарплаты в ЗУП с выгрузкой проводок в бухгалтерию.