Как оформить совмещение должностей в 1С: пошаговая инструкция

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы в рабочее время по основной должности (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С:ЗУП такой режим оформляется не как отдельный сотрудник и не как внутреннее совместительство, а через кадровое событие с назначением доплаты. Ошибка на этом этапе приводит к двойному занятию штатной единицы, неверному расчёту среднего заработка и искажению отчётности.

Главная сложность в том, что в типовой конфигурации документ «Совмещение должностей» по умолчанию скрыт. Его нужно включить в настройках, после чего оформление сводится к одному документу, который создаёт и кадровое событие, и начисление доплаты. Ниже разобран полный порядок: от подготовки программы до отмены совмещения и проверки расчёта.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП ред. 3.1 — именно она чаще всего используется для кадрового учёта и расчёта зарплаты. В других конфигурациях (например, 1С:КАМИН или старые редакции) механика отличается, и часть шагов потребует адаптации.

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С

Прежде чем оформлять документ, важно выбрать правильный режим, потому что программа обрабатывает их принципиально по-разному. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — дополнительная работа в основное рабочее время, без отдельного трудового договора, оформляется дополнительным соглашением. Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ) — работа в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.

В 1С:ЗУП совместительство всегда означает приём нового сотрудника (новую строку в справочнике) с отдельным графиком, табелем и расчётом. Совмещение же не создаёт нового сотрудника: доплата начисляется тому же физлицу по основному месту работы. Если ошибочно оформить совмещение как совместительство, в отчётах появится лишняя штатная единица, а средний заработок и страховые взносы посчитаются иначе, чем требуется.

Сравнение вариантов

Совмещение должностей

Допработа в основное рабочее время. Оформляется документом «Совмещение должностей», новый сотрудник не создаётся, доплата идёт по основному месту.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное время по отдельному договору. Создаётся новый сотрудник со своим графиком и табелем.

Расширение зон обслуживания / увеличение объёма

Допработа по той же должности. Оформляется тем же документом совмещения, но без указания другой должности.

Подготовка: включение функциональности совмещения

По умолчанию в 1С:ЗУП 3.1 документ совмещения недоступен. Чтобы он появился, перейдите в раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Прочие начисления» установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого в журнале «Кадры» → «Все кадровые документы» появится возможность создать документ «Совмещение должностей».

Дополнительно проверьте, что в настройках учётной политики организации и в штатном расписании корректно заведена должность, которую сотрудник будет совмещать. Если ведётся штатное расписание, должность должна существовать в справочнике «Штатное расписание», иначе при подборе позиции программа не даст её выбрать.

1. 1
   Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний
2. 2
   Включить флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей»
3. 3
   Кадры → Все кадровые документы → Создать → Совмещение должностей
4. 4
   Заполнить сотрудника, период, совмещаемую должность и размер доплаты
5. 5
   Провести документ и проверить начисление в расчёте зарплаты

Оформление документа «Совмещение должностей»

Создайте документ из журнала кадровых документов. В шапке укажите организацию, сотрудника и дату начала совмещения. Если срок известен заранее (например, на период отпуска основного работника), заполните и дату окончания — тогда доплата прекратится автоматически, без отдельного документа отмены.

В поле «Совмещаемая должность» выберите позицию штатного расписания. Вид доплаты программа подставит автоматически — «Доплата за совмещение должностей». Размер доплаты задаётся одним из способов: процентом от оклада по совмещаемой должности, процентом от ФОТ, фиксированной суммой или процентом от оклада самого сотрудника. Способ расчёта должен совпадать с тем, что записано в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Обратите внимание на флажок «Отразить в бухучёте» и настройки обложения взносами: доплата за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, типовые настройки вида начисления это уже учитывают. Менять их без необходимости не следует.

Если совмещается несколько должностей

Один документ оформляет одну совмещаемую должность. Если сотрудник совмещает две должности, создайте два документа «Совмещение должностей» с разными позициями и размерами доплат. Оба начисления попадут в расчёт одного месяца без конфликтов.

График работы, табель и расчёт доплаты

Ключевая особенность совмещения: сотрудник продолжает работать по своему основному графику, отдельный график не назначается. В табеле учёта рабочего времени совмещение никак не отражается — время считается только по основной должности. Это нормально и не является ошибкой заполнения.

Доплата начисляется пропорционально отработанному времени по основному графику, если вид расчёта настроен на расчёт «по дням» или «по часам». Если сотрудник был на больничном или в отпуске, доплата за эти дни обычно не начисляется — поведение зависит от формулы вида начисления. Проверьте формулу в справочнике «Начисления»: для доплаты за совмещение типовая формула использует показатель «ДоляНеотработанногоВремени» или расчёт по отработанным дням.

При расчёте зарплаты за месяц откройте документ «Начисление зарплаты и взносов», выберите сотрудника и убедитесь, что строка «Доплата за совмещение должностей» присутствует и сумма соответствует ожиданиям. При фиксированной сумме доплата начислится целиком только при полностью отработанном месяце.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление в расчёте зарплаты

Норма

Строка «Доплата за совмещение» с суммой, пропорциональной отработанному времени

Тревожный признак

Строки нет или сумма не совпадает с соглашением

Штатное расписание

Норма

Совмещаемая позиция не занята вторым сотрудником

Тревожный признак

Появился новый сотрудник на той же позиции — оформлено совместительство вместо совмещения

Табель (Т-13)

Норма

Время учтено только по основной должности

Тревожный признак

Двойные строки по одному сотруднику

Приказ и печатные формы

Из документа «Совмещение должностей» доступна печать приказа о совмещении. Типовая печатная форма формируется по кнопке «Печать» в документе. Если формулировки типовой формы не подходят под локальные шаблоны организации, печатную форму можно доработать через внешнюю печатную форму или механизм редактирования макетов.

Помните, что документ в 1С заменяет только учётную часть. Дополнительное соглашение к трудовому договору и письменное согласие сотрудника оформляются отдельно — программа их не формирует автоматически, если не подключены соответствующие шаблоны документов.

Отмена совмещения и типичные ошибки

Если дата окончания в документе не была указана, совмещение прекращается документом «Прекращение совмещения» (в некоторых релизах — «Отмена совмещения»), который создаётся на основании исходного документа или из журнала кадровых документов. Укажите дату прекращения — с этой даты доплата перестанет начисляться.

Досрочная отмена возможна по инициативе любой из сторон с предупреждением в письменной форме (ст. 60.2 ТК РФ). В программе достаточно провести документ прекращения нужной датой; задним числом проводить документы нежелательно, если зарплата за период уже выплачена, — это приведёт к перерасчётам и сторнированию.

Где посмотреть итог: отчёты и проверки

Для контроля используйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): доплата за совмещение выводится отдельной строкой. Свод начислений по организации покажет общую сумму доплат за совмещение в разрезе подразделений и сотрудников.

Для кадровой проверки полезен отчёт «Штатное расписание» и справка о совмещениях: в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» доступны формы, показывающие действующие совмещения на дату. Сверьте список с приказами, чтобы убедиться, что все совмещения в программе подтверждены документально.

Частые вопросы

Можно ли оформить совмещение, если в программе не ведётся штатное расписание?

Да. В этом случае совмещаемая должность выбирается из справочника «Должности», а не из позиций штатного расписания. Остальной порядок оформления и расчёта доплаты не меняется.

Почему документ «Совмещение должностей» недоступен в журнале?

Чаще всего не включён флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройке состава начислений и удержаний. Реже — у пользователя недостаточно прав на кадровые документы.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да, доплата за совмещение — часть заработной платы, она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Типовой вид начисления в 1С:ЗУП уже содержит корректные настройки налогообложения.

Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника?

Используется тот же механизм совмещения: указывается период отсутствия основного работника и должность. Если исполнение обязанностей предполагает освобождение от основной работы, применяется временный перевод — это другой кадровый документ.

Что делать, если доплата начисляется неверно?

Проверьте формулу вида начисления «Доплата за совмещение должностей», способ задания размера в документе и наличие отклонений по графику (отпуск, больничный). Для диагностики удобно сформировать расчётный листок и сравнить базу расчёта с табелем.

Можно ли одному сотруднику назначить совмещение и совместительство одновременно?

Да, законодательство этого не запрещает, и программа позволяет: совмещение оформляется по основному сотруднику, совместительство — отдельным сотрудником с собственным договором и графиком. Каждый режим рассчитывается независимо.