Сотрудник увольняется во время отпуска: как оформить в 1С

Заявление об увольнении от сотрудника, который находится в отпуске, требует проверить ключевой момент: дата увольнения может приходиться на отпускной период, и это законно — статья 127 ТК РФ не запрещает расторгать договор в это время. В 1С:ЗУП такой случай оформляется стандартным документом «Увольнение», но с особенностью: программа автоматически сторнирует начисленные отпускные за дни, которые сотрудник фактически не отгуляет, и пересчитает итоговую сумму при расчёте. Если не проверить дату увольнения и порядок удержаний, расчётчик получит ошибку в окончательном расчёте и неверные суммы НДФЛ и взносов.

В 1С:ЗУП такая операция выполняется штатными документами, но порядок действий зависит от того, какой именно отпуск оформлен: ежегодный оплачиваемый, отпуск с последующим увольнением или отпуск без сохранения зарплаты. От этого зависит, будет ли программа удерживать излишне выплаченные отпускные, как рассчитает компенсацию за неиспользованные дни и какие записи попадут в трудовую книжку и отчётность.

Ниже разобран пошаговый порядок оформления в 1С:ЗУП (релизы 3.1), проверка расчётов, удержание отпускных и типичные ошибки, из-за которых расчёт «разъезжается» или сотруднику выплачивается лишнее.

Как определить сценарий увольнения

Первое, что нужно сделать, — установить, какой вариант применим к вашей ситуации. От этого зависит последовательность документов в программе и состав расчётов.

• Отпуск с последующим увольнением — сотрудник заранее написал заявление, отпуск оформлен именно как предшествующий увольнению. Днём увольнения считается последний день отпуска, а все расчёты и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском.
• Заявление на увольнение подано во время обычного отпуска — сотрудник уже отдыхает, отпускные выплачены, и теперь он решает уволиться. Дата увольнения может попасть на период отпуска или после него.
• Отпуск без сохранения зарплаты — удержаний за отпускные нет, но нужно проверить компенсацию и стаж.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отпуск изначально оформлен с последующим увольнениемПроверьте, что в документе «Отпуск» установлен флаг «Предоставить отпуск с последующим увольнением» — расчёт и кадровые данные программа сформирует одним документом

Заявление подано уже во время обычного отпускаСоздайте отдельный документ «Увольнение» и проверьте автоматический расчёт удержания за неотработанные дни отпуска

Дата увольнения позже окончания отпуска (сотрудник отработает после отдыха)Оформите увольнение обычным порядком — перерасчёт отпускных не потребуется, если стаж отпуска к моменту увольнения закроет выплаченные дни

Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Основной документ — «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или журнал «Увольнения»). Дата увольнения указывается по заявлению сотрудника. Если она попадает на период отпуска, программа не запрещает проведение — законодательно увольнять в отпуске по инициативе работника разрешено.

При проведении документа программа автоматически выполняет окончательный расчёт: начисляет зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержание за использованные авансом дни. Все начисления и удержания видны на вкладке «Начисления и удержания».

1. 1
   Убедитесь, что документ «Отпуск» проведён и отпускные выплачены — проверьте ведомость и расчётный листок сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату увольнения по заявлению и основание (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — по инициативе работника)
4. 4
   Перейдите на вкладку «Компенсации отпуска» и проверьте, как программа рассчитала остаток: компенсация или удержание
5. 5
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте зарплату, НДФЛ и взносы, при необходимости откройте расчёт кнопкой с «карандашом»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника для контроля итоговой суммы к выплате
7. 7
   Создайте ведомость на выплату и проверьте, что долг за организацией или сотрудником отражён корректно

Перерасчёт отпускных и удержание за неотработанные дни

Ключевой момент сценария: если сотрудник получил отпускные за дни отпуска, которые к моменту увольнения ещё не «заработаны» стажем, возникает задолженность работника. В 1С:ЗУП этот перерасчёт выполняется автоматически в документе «Увольнение» — на вкладке «Компенсации отпуска» появится вид расчёта «Удержание за неотработанный отпуск» с отрицательной суммой.

Программа сторнирует не только сами отпускные, но и НДФЛ и страховые взносы с удерживаемой суммы. Это важно проверить: в расчётном листке должны появиться отрицательные строки по начислению, а в учёте НДФЛ — уменьшение налога. Если сторнирования не произошло, чаще всего причина в том, что отпуск был зарегистрирован нестандартным начислением без признака «отпуск», и программа не связывает его с правом на отпуск.

Учтите законодательное ограничение: общая сумма удержаний при увольнении ограничена — как правило, удержать можно не более 20% от причитающейся выплаты (ст. 138 ТК РФ). Если задолженность за отпуск превышает окончательный расчёт, программа удержит только доступную часть, а остаток придётся либо простить (оформив прощение долга), либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Обратная ситуация: к дате увольнения у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска — тогда начисляется компенсация. В документе «Увольнение» на вкладке «Компенсации отпуска» установите переключатель «Компенсировать» или «Не использовать» и проверьте количество дней, которое рассчитала программа.

Остаток отпуска 1С считает по данным кадрового учёта: дата приёма, все предоставленные отпуска, периоды, исключаемые из отпускного стажа (отпуска за свой счёт свыше 14 календарных дней в рабочем году, прогулы, отпуска по уходу за ребёнком). Проверить расчёт можно через справку «Остатки отпусков» — она доступна из карточки сотрудника и из документа увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней отпуска в документе «Увольнение»

Норма

Совпадает со справкой «Остатки отпусков» и с ручным расчётом по стажу

Тревожный признак

Расходится с ручным расчётом — проверьте, все ли отпуска введены документами, а не «вручную» в регистрах

Сторно отпускных в расчётном листке

Норма

Отрицательная сумма по виду «Удержание за неотработанный отпуск», НДФЛ уменьшен

Тревожный признак

Сторно нет или НДФЛ не скорректирован — отпуск введён нештатным начислением

Итоговая сумма к выплате

Норма

Положительная или нулевая, удержание не превышает допустимый предел

Тревожный признак

Отрицательная выплата без оформленного решения о задолженности сотрудника

Особенности отпуска с последующим увольнением

Если отпуск изначально оформлен с последующим увольнением, в документе «Отпуск» устанавливается соответствующий флаг. В этом случае программа в одном документе рассчитывает отпускные и компенсацию за оставшиеся неиспользованные дни (если отпуск предоставлен не полностью), а кадровое увольнение регистрируется последним днём отпуска.

Практическая тонкость: все выплаты сотруднику и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском, хотя датой увольнения в трудовой книжке и СЗВ-ТД (форма ЕФС-1) значится последний день отпуска. Не путайте эти даты при заполнении отчётности — программа подставляет их корректно, если флаг в документе установлен до проведения.

Выплата окончательного расчёта и отчётность

Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения. Если день увольнения приходится на период отпуска и сотрудник не выходит на работу, деньги перечисляются на его зарплатную карту или выплачиваются по его письменному запросу не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте.

В 1С:ЗУП после проведения увольнения создайте ведомость («Выплаты» → «Ведомости в банк/кассу») с характером выплаты «Увольнение». Проверьте, что в ведомость попала именно сумма окончательного расчёта, а НДФЛ с неё будет перечислен в стандартные сроки. В отчётность увольнение попадёт через ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) и через персонифицированные сведения о физлицах за соответствующий месяц.

Проверка перед закрытием месяца

После всех операций откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте состав: зарплата за отработанное время, отпускные (или их сторно), компенсация или удержание, НДФЛ и взносы. Итог «К выплате» должен совпадать с суммой в ведомости.

Дополнительно сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по сотруднику — он покажет, не осталось ли непогашенной задолженности ни за организацией, ни за работником. Если долг за сотрудником остался и решено его простить, оформите это отдельно по учётной политике организации, а не «занулением» вручную.

Частые вопросы

Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске, по инициативе работодателя?

Нет. По инициативе работодателя увольнение в период отпуска запрещено (ст. 81 ТК РФ), исключение — ликвидация организации. По собственному желанию сотрудника или по соглашению сторон увольнение в отпуске допустимо.

Что делать, если удержание за отпуск больше окончательного расчёта?

Удержать можно только сумму в пределах установленного ст. 138 ТК РФ ограничения. Остаток либо прощается сотруднику с оформлением соответствующего решения, либо возвращается им добровольно. Взыскание через суд по такой задолженности на практике крайне затруднено.

Нужно ли отзывать сотрудника из отпуска для подписания приказа об увольнении?

Нет, отзыв не требуется. Приказ оформляется на основании заявления, а ознакомить сотрудника и выдать документы можно в день его обращения за расчётом или иным согласованным способом.

Почему 1С не рассчитала удержание за неотработанный отпуск?

Чаще всего отпуск был введён не документом «Отпуск», а произвольным начислением или вручную в регистрах — программа не видит связи с правом на отпуск. Проверьте справку «Остатки отпусков»: если дни отпуска там не отражены, данные нужно восстановить штатными документами.

Какой датой увольнять, если заявление подано в отпуске, а две недели отработки заканчиваются после отпуска?

Датой увольнения будет последний день срока предупреждения, даже если он приходится на период после отпуска. Сотрудник может и не выходить на работу, если отпуск перекрывает остаток срока, — по согласованию с работодателем дату можно перенести.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме: компенсация при увольнении облагается и НДФЛ, и страховыми взносами. 1С:ЗУП рассчитывает налоги автоматически в документе «Увольнение», отдельных настроек не требуется.