Сотрудник ушёл в декрет: как оформить в 1С

Уход сотрудницы в декрет — это два разных периода с точки зрения учёта: отпуск по беременности и родам (оформляется по больничному листу) и отпуск по уходу за ребёнком до полутора или трёх лет. В 1С:ЗУП для каждого из них предусмотрены отдельные документы, и путать их нельзя: от первого зависит пособие по беременности, от второго — ежемесячное пособие и освобождение сотрудницы от начислений зарплаты.

Порядок действий зависит от конфигурации. Ниже описана типовая работа в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — в ней процесс максимально автоматизирован, включая прямую работу с СФР через проактивные выплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 часть операций придётся делать вручную, и об этом тоже сказано отдельно.

Ключевой принцип: пока действуют документы отпуска, программа не должна начислять сотруднице оклад и включать её в табель как работающую. Если после оформления в расчёте зарплаты по сотруднице появляются суммы — значит, документ оформлен неправильно или с неверными датами.

Что подготовить перед оформлением

До ввода документов убедитесь, что у вас на руках есть основание. Для отпуска по беременности и родам это электронный больничный лист (ЭЛН) — сейчас листки нетрудоспособности оформляются преимущественно в электронном виде, и номер ЭЛН сотрудница сообщает работодателю. Для отпуска по уходу за ребёнком нужно заявление сотрудницы и сведения о ребёнке (свидетельство о рождении).

Проверьте настройки программы: в разделе «Настройка → Реквизиты организации» должна быть включена возможность работы с больничными и пособиями, а в учётной записи обмена с СФР (если используете 1С-Отчётность) — действующие сертификаты. Если обмен не настроен, запросить ЭЛН из программы не получится, и данные больничного придётся вводить вручную.

Также уточните дату начала отпуска. Отпуск по беременности и родам начинается с даты, указанной в больничном, даже если сотрудница продолжает работать — совмещать этот отпуск с работой и зарплатой нельзя, это частая причина ошибок и претензий при проверках.

Оформление больничного по беременности и родам

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Зарплата → Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу и номер ЭЛН. Если настроен обмен с СФР, программа загрузит данные листка автоматически по кнопке «Получить из ФСС/СФР» — вид больничного определится как «Беременность и роды».

После загрузки проверьте период нетрудоспособности: стандартно это 140 дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности — больше, и второй листок оформляется как продолжение первого. На вкладке «Оплата» программа рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года. Оплата назначается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа, но с учётом ограничений по минимуму (от МРОТ) и максимуму (от предельной базы).

Пособие по беременности и родам полностью выплачивает СФР, поэтому в документе не должно быть доли «за счёт работодателя». После проведения документа сформируйте ответ на запрос СФР — обычно программа сама предлагает отправить сведения через 1С-Отчётность. Проверьте статус отправки: документ должен получить квитанцию о приёме.

1. 1
   Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Указать сотрудницу и номер ЭЛН, загрузить данные из СФР
3. 3
   Проверить период и расчёт среднего заработка на вкладке «Оплата»
4. 4
   Провести документ и отправить ответ на запрос СФР
5. 5
   Проверить квитанцию о приёме сведений фондом

Оформление отпуска по уходу за ребёнком

Отпуск по уходу начинается со дня, следующего за окончанием больничного по беременности и родам. Документ создаётся в разделе «Кадры → Все отсутствия сотрудников → Отпуск по уходу за ребёнком». Укажите сотрудницу, дату начала и дату окончания отпуска — обычно до достижения ребёнком полутора или трёх лет, в зависимости от заявления.

На вкладке с пособиями установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите данные ребёнка: ФИО, дату рождения, очерёдность. Программа рассчитает размер пособия — 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума. Сейчас это пособие также выплачивает СФР напрямую, поэтому задача работодателя — корректно передать сведения, а не начислять сумму в расчётной ведомости.

Обратите внимание на флажок «Освободить ставку на период отпуска». Если планируете принять временного сотрудника на эту позицию, флажок нужно установить — тогда штатное расписание позволит оформить замещение без превышения штатной численности. Если замещение не планируется, флажок можно не ставить.

Замещение на время декрета

Есть два типовых способа закрыть функции ушедшей сотрудницы. Первый — приём нового работника по срочному трудовому договору «на время отсутствия основного работника». В 1С это обычный документ «Приём на работу», но в условиях договора указывается срочность и основание. Второй — временный перевод или совмещение для действующего сотрудника с доплатой, оформляется документами «Кадровый перевод» или «Совмещение должностей».

При приёме временного сотрудника следите за датой окончания договора: её можно привязать к конкретной дате (предполагаемому выходу из декрета) или оставить формулировку «до выхода основного работника». Программа напомнит о приближении срока, если ведётся контроль срочных договоров в настройках кадрового учёта.

Способы замещения

Срочный договор с новым сотрудником

Подходит при длительном отсутствии и полной загрузке. Ограничение: нужно освободить ставку и корректно расторгнуть договор при выходе основной сотрудницы.

Совмещение для действующего сотрудника

Подходит, когда функции можно распределить внутри команды. Ограничение: требуется согласие работника и доплата, объём работ не должен нарушать нормы рабочего времени.

Временный перевод

Подходит, когда есть сотрудник, полностью переходящий на декретную позицию. Ограничение: по окончании срока его нужно вернуть на прежнее место.

Что происходит с начислениями и табелем

После проведения «Отпуска по уходу за ребёнком» программа автоматически прекращает все плановые начисления сотрудницы с даты начала отпуска. В документе «Начисление зарплаты и взносов» она не появится, а в табеле (раздел «Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени») дни отпуска будут отмечены кодом «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком.

Если сотрудница в период отпуска по уходу работает неполный день или на дому, право на пособие сохраняется, но это нужно отразить: в документе отпуска установите признак работы на условиях неполного времени и оформите кадровый перевод на соответствующий график. Тогда программа будет начислять зарплату пропорционально отработанному времени, а сведения для пособия в СФР останутся корректными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление зарплаты за месяц после ухода

Норма

Сотрудница отсутствует в документе или суммы только за фактически отработанное время при неполном дне

Тревожный признак

Начисляется полный оклад — отпуск не проведён или даты неверны

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отмечены кодом «ОЖ» или «Р» для периода больничного

Тревожный признак

Стоят явки «Я» — значит, документ отсутствия не подействовал

Состояние ЭЛН и сведений в СФР

Норма

Есть квитанции о приёме ответа на запрос и сведений о ребёнке

Тревожный признак

Документы в статусе ошибки или не отправлены — пособие задержится

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) кадровый блок проще. Больничный по беременности и родам оформляется документом «Больничный лист» в разделе «Зарплата и кадры», при включённом обмене данные ЭЛН подтягиваются автоматически. Отпуск по уходу за ребёнком отдельным документом не создаётся — вместо него используют «Отсутствие сотрудника» или вручную прекращают начисления, в зависимости от версии и настроек.

Если в вашей версии нет документа отпуска по уходу, проверьте, что сотрудница не попадает в автоматическое начисление зарплаты: при формировании документа «Начисление зарплаты» строку с ней нужно удалить или доначислить только фактически отработанное время. Это ручной контроль, и именно здесь чаще всего происходят ошибки в Бухгалтерии.

Частые ошибки и как их избежать

Самые болезненные ошибки связаны с датами и двойными начислениями. Если больничный закрыт, а отпуск по уходу не оформлен вовремя, между ними образуется «дыра»: сотрудница формально должна выйти на работу, и программа начислит ей оклад. Обратная ситуация — пересечение периодов — приведёт к отказу СФР в назначении пособия.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребёнком на отца или бабушку в 1С?

Да, закон позволяет оформить отпуск на любого родственника, фактически ухаживающего за ребёнком. В 1С документ «Отпуск по уходу за ребёнком» создаётся точно так же на этого сотрудника — потребуется его заявление и справка с места работы матери о том, что она пособие не получает.

Что делать, если сотрудница выходит из декрета досрочно?

Оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (в ЗУП 3.1 — «Кадры → Все отсутствия сотрудников»). Программа возобновит плановые начисления с даты возврата. Не забудьте уведомить СФР о досрочном выходе — пособие должно быть прекращено, иначе фонд взыщет переплату.

Нужно ли увольнять временного сотрудника, принятого на период декрета?

Да, срочный договор прекращается с выходом основного работника. В 1С оформляется обычное «Увольнение» с основанием по срочному договору. Датой увольнения считается день, предшествующий выходу основной сотрудницы. Если договор не расторгнуть вовремя, он рискует стать бессрочным.

Как отразить единое пособие или выплаты по беременности для вставших на учёт на ранних сроках?

Эти выплаты полностью назначает и платит СФР без участия работодателя — в 1С их отражать не нужно. Задача работодателя ограничивается ответами на запросы фонда о стаже и заработке, если такие запросы поступают через 1С-Отчётность.

Сотрудница ушла в декрет из декрета — как оформить?

Сначала досрочно завершите текущий отпуск по уходу документом возврата, затем оформите новый больничный по беременности и родам, а после него — новый отпуск по уходу. Для расчёта пособия сотрудница вправе подать заявление о замене расчётных лет — это отражается в настройках расчёта среднего заработка в больничном.