Другое · 9 мин
Сотрудник поменял паспорт: как внести изменения в 1С
Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговая инструкция, история изменений, влияние на отчётность и типичные ошибки.
Замена паспорта — рутинное событие: документ меняют в 20 и 45 лет, при смене фамилии, порче или утере. Для кадрового учёта в 1С это означает, что данные документа, удостоверяющего личность, нужно актуализировать, иначе в отчётность ПФР (СЗВ-ТД, персонифицированные сведения), ФНС (2-НДФЛ/6-НДФЛ) и ФСС уйдут устаревшие серия и номер. Расхождения между базой и реальным документом приводят к ошибкам при сдаче отчётности и вопросам при проверках.
Порядок действий зависит от того, какая конфигурация используется: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или комплексные решения вроде КА и ERP. Логика везде похожая — паспортные данные хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника, и программа ведёт историю их изменений. Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, нюансы со сменой фамилии и проверка результата.
Где в 1С хранятся паспортные данные и почему это важно
В типовых конфигурациях 1С паспортные данные привязаны к элементу справочника «Физические лица», а не к «Сотрудникам». Один человек может быть оформлен в нескольких организациях или иметь несколько сотрудников (основное место и совместительство), но паспорт у него один. Поэтому изменение документа в карточке физлица автоматически отразится во всех связанных сотрудниках — отдельно править каждого не нужно.
Программа хранит историю документов, удостоверяющих личность: каждая запись имеет период действия. Благодаря этому отчёты за прошлые периоды формируются со старыми данными, а текущие — с новыми. Удалять или перезаписывать старый паспорт нельзя: это нарушит корректность отчётности за предыдущие периоды, когда действовал прежний документ.
Как изменить паспортные данные в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3) откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В поле «Удостоверение личности» отображается текущий документ. Рядом есть ссылка «Изменить паспортные данные» — нажмите её.
В открывшейся форме укажите вид документа (по умолчанию «Паспорт РФ»), серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Серия вводится четырьмя цифрами без пробела, номер — шестью цифрами. Поле «Кем выдан» заполняйте по паспорту, включая код подразделения, если он требуется в ваших отчётах. После нажатия «ОК» новая запись добавится в историю документов физлица с датой начала действия.
Тот же результат достигается через справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» → «Физические лица» или «Кадры» → «Физические лица»): откройте карточку человека, перейдите по гиперссылке «Личные данные» и отредактируйте блок «Документ, удостоверяющий личность».
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите сотрудника
- 2Нажмите ссылку «Изменить паспортные данные» у поля «Удостоверение личности»
- 3Введите серию, номер, дату выдачи и кем выдан новый паспорт
- 4Нажмите «ОК» и запишите карточку
- 5Проверьте, что в поле отображается новый документ, а история сохранила старый
Как внести новый паспорт в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия (редакция 3.0) паспортные данные также хранятся у физического лица. Откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники», выберите нужного и в карточке нажмите гиперссылку «Личные данные». Откроется панель с личной информацией, где в блоке «Паспортные данные» есть команда редактирования.
В форме «История изменения документа, удостоверяющего личность» добавьте новую строку: укажите дату, с которой действует новый документ (обычно дату выдачи), серию, номер, кем и когда выдан. Старая строка останется в таблице — удалять её не нужно. Если поле «Личные данные» недоступно, проверьте права пользователя: редактирование личных данных требует соответствующих прав доступа.
Альтернативный путь — «Справочники» → «Физические лица». Откройте карточку человека и отредактируйте паспортные данные напрямую. Этот способ удобен, когда сотрудник работает в нескольких организациях, ведущихся в одной базе: изменение применится ко всем.
Что делать, если паспорт заменён из-за смены фамилии
Если причина замены паспорта — смена фамилии (брак, развод), одних паспортных данных недостаточно: нужно отдельно изменить ФИО физического лица. В ЗУП это делается в карточке сотрудника через ссылку «Изменить ФИО» рядом с полем фамилии — укажите новую фамилию и дату, с которой она действует. Программа сохранит историю ФИО, что важно для отчётности: СЗВ-ТД за период до смены должен идти со старой фамилией.
Порядок имеет значение: сначала зафиксируйте смену фамилии, затем внесите новый паспорт. После этого проверьте кадровые документы — приказы о приёме и переводах переименовывать не нужно, но новые кадровые документы и отчёты будут формироваться с актуальными данными. Также уведомите о смене фамилии бухгалтерию по зарплате: в платёжных ведомостях и реестрах на карту данные обновятся автоматически, но банк может потребовать обновления данных в зарплатном проекте.
Как новые данные попадают в отчётность
Регламентированные отчёты подтягивают документ, действующий на отчётную дату. Например, 6-НДФЛ и сведения о доходах формируются с паспортом, актуальным на конец отчётного периода, а СЗВ-ТД — на дату кадрового события. Если отчёт за период уже сдан со старыми данными, а затем паспорт заменён, уточнять отчётность только из-за смены документа обычно не требуется — но при сомнениях сверьтесь с разъяснениями фондов и своей учётной политикой.
После внесения изменений сформируйте контрольный отчёт: в ЗУП удобно использовать «Отчёты, справки» → «Личные данные сотрудников» или сформировать карточку Т-2 (раздел «Кадры» → «Отчёты и справки» → «Личная карточка»). Убедитесь, что в печатной форме выводится новый паспорт. Если там старые данные — вероятно, изменения внесли не в то физлицо или не записали карточку.
Как проверить результат
Отображается серия и номер нового паспорта
Виден старый документ — изменения не записаны
Две записи: старый и новый паспорт с корректными датами
Старая запись перезаписана или удалена
Новый паспорт в разделе документа
Старые данные — возможно, правили дубль физлица
В файле новые паспортные данные
Старые данные — проверьте дату действия записи
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — правка существующей записи вместо добавления новой. Вторая по распространённости — дубли физических лиц: сотрудник заведён дважды, кадровик меняет паспорт в одной карточке, а расчётчики и отчётность смотрят в другую. Перед изменением проверьте поиском по ФИО и СНИЛС, что физлицо в базе одно. В ЗУП есть сервис «Поиск и устранение дублей» в разделе «Администрирование».
Ещё одна проблема — неверная дата начала действия нового документа. Если поставить дату позже реальной выдачи, отчёты за промежуточный период сформируются со старым паспортом. Указывайте фактическую дату выдачи нового документа. Также учтите: при обмене между конфигурациями (например, ЗУП → Бухгалтерия) паспортные данные синхронизируются, поэтому править нужно в той программе, которая является источником кадровых данных, и выполнить обмен.
FAQ
Нужно ли уведомлять ПФР и ФНС о замене паспорта сотрудника?
Специального уведомления о замене паспорта работодатель не подаёт. Новые данные автоматически попадут в фонды с очередной регламентированной отчётностью. Исключение — смена фамилии: она отражается в СЗВ-ТД как кадровое событие «Переименование» не требуется, но корректность ФИО в отчётах обязательна.
Можно ли внести паспорт задним числом, если узнали о замене поздно?
Да. Добавьте запись в историю документов и укажите фактическую дату выдачи нового паспорта. Программа корректно определит, какой документ действовал в каждом периоде. Уточнять уже сданную отчётность только из-за этого, как правило, не нужно.
Сотрудник предоставил временное удостоверение личности — как его внести?
В поле «Вид документа» выберите соответствующее значение из классификатора (в типовых конфигурациях есть «Временное удостоверение личности гражданина РФ»). Когда будет выдан постоянный паспорт, добавьте его новой записью в историю.
Что делать, если поле паспортных данных недоступно для редактирования?
Скорее всего, у пользователя нет прав на редактирование личных данных физлиц. Обратитесь к администратору базы: нужна роль, разрешающая изменение персональных данных (в ЗУП — профиль кадровика или добавление соответствующей роли в настройках прав доступа).
Нужно ли менять паспортные данные в договорах и приказах, оформленных ранее?
Нет. Ранее проведённые документы не перепроводятся и не изменяются — история документов физлица сама обеспечивает корректность. Новые печатные формы и отчёты будут использовать актуальный паспорт автоматически.
Что важно запомнить
Новый паспорт добавляют в историю документов физического лица, не трогая старую запись. В ЗУП — через «Изменить паспортные данные» в карточке сотрудника, в Бухгалтерии — через «Личные данные». После внесения проверьте карточку, историю и тестовый отчёт, а при обмене между программами выполните синхронизацию.