Штатное расписание в 1С: где находится и как с ним работать

Штатное расписание в программах 1С — это не отдельный документ, который лежит «в одном месте» для всех конфигураций: его расположение зависит от того, какой программой вы пользуетесь. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) штатное расписание — полноценный объект учёта с историей изменений, в 1С:Бухгалтерии оно присутствует в упрощённом виде, а в Комплексной автоматизации и ERP встроено в подсистему кадров. Поэтому первый шаг — определить конфигурацию и релиз, с которыми вы работаете.

Вторая причина, по которой пользователи не находят штатное расписание, — отключённая функциональность. Во многих конфигурациях ведение штатного расписания включается отдельной настройкой, и пока она не активирована, нужных пунктов в меню просто нет. Ниже разобраны конкретные пути по интерфейсу для основных конфигураций, способы включить опцию и варианты, как посмотреть данные, если документа в базе ещё нет.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» штатное расписание — центральный объект кадрового учёта. Основной путь: раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Здесь открывается список позиций (подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки). Этот же раздел доступен из стартовой страницы, если настройки интерфейса не менялись.

Изменения штатного расписания оформляются отдельными документами: «Кадры» → «Изменения штатного расписания» (документы «Изменение штатного расписания» и «Утверждение штатного расписания»). Именно через них вносятся новые позиции, изменение окладов и сокращение ставок с сохранением истории. Сам список позиций редактируется напрямую только при первоначальном заполнении.

Для печатной формы Т-3 используется отчёт: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)». Отчёт формируется на выбранную дату и показывает состояние с учётом всех утверждённых изменений. Если нужной даты в истории нет, отчёт покажет ближайшее актуальное состояние.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» на верхней панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Штатное расписание» — откроется список позиций
3. 3
   Для истории изменений откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания»
4. 4
   Для печатной формы откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)»
5. 5
   Проверьте, что в списке есть позиции и указаны ставки и оклады

Где находится штатное расписание в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии штатное расписание появляется в разделе «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание», но только если опция включена. Путь к настройке: «Главное» → «Функциональность», вкладка «Сотрудники и зарплата» — установите флажок ведения штатного расписания. В некоторых релизах настройка находится в учётной политике организации: «Главное» → «Учётная политика».

Возможности бухгалтерской версии ограничены: ведётся список позиций с окладами, формируется печатная форма, но полноценной истории изменений и сложных схем надбавок, как в ЗУП, нет. Если организации нужны индексации, совместительство по позициям и резерв ставок, бухгалтерской конфигурации недостаточно.

Если пункта «Штатное расписание» в меню нет даже после включения функциональности, проверьте права пользователя: доступ к кадровым данным может быть ограничен ролями. Попросите администратора проверить профиль группы доступа.

Штатное расписание в Комплексной автоматизации, ERP и УПП

В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP кадровый блок повторяет логику ЗУП. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание», документы изменений — там же, в подразделе кадровых документов. Перед началом работы проверьте настройку: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Зарплата и кадры», где включается ведение штатного расписания и его истории.

В УПП (устаревшая конфигурация, которая ещё встречается на предприятиях) штатное расписание находится в интерфейсе «Кадровый учёт» или через меню «Операции» → «Справочники» → «Штатное расписание организаций». Там же доступен отчёт «Штатное расписание» для печатной формы.

Общий принцип для всех «больших» конфигураций: если кадровый учёт ведётся в программе, штатное расписание находится в разделе с кадровыми документами, а его печатная форма — в кадровых отчётах.

Что делать, если штатного расписания в базе нет

Частая ситуация: пункт меню есть, но список пуст. Это значит, что позиции ещё не заведены. В ЗУП первоначальное заполнение делается двумя способами: вручную через создание позиций в списке «Штатное расписание» или документом «Утверждение штатного расписания», который задаёт состав на конкретную дату. Второй способ корректнее, так как сразу фиксирует историю.

Если сотрудники уже приняты на работу без штатного расписания (программа позволяет это при соответствующей настройке), позиции можно создать задним числом, но тогда приёмы придётся перепривязать к позициям. Безопаснее сначала утвердить расписание датой, предшествующей первому приёму, и только потом проверять кадровые документы.

Как проверить, что всё настроено правильно

После включения и заполнения проверьте три вещи. Первое: в списке позиций указаны подразделение, должность, количество ставок и оклад — без этих данных приём на работу будет неполным. Второе: отчёт Т-3 формируется на текущую дату без пустых строк и ошибок. Третье: при создании документа «Приём на работу» позиция подставляется из штатного расписания, а не вводится вручную произвольно.

Дополнительный контроль — сверка численности: количество занятых ставок по отчёту должно совпадать с фактическим числом работающих сотрудников. Расхождение указывает на непроведённые увольнения или позиции, созданные вне документов изменений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Пункт меню «Штатное расписание»

Норма

Пункт виден в разделе кадров и открывает список позиций

Тревожный признак

Пункта нет — проверьте функциональность и права

Отчёт Т-3 на текущую дату

Норма

Формируется список подразделений, должностей и ставок

Тревожный признак

Пустой отчёт при заполненном списке — проверьте даты утверждения

Приём на работу

Норма

Позиция выбирается из штатного расписания

Тревожный признак

Позиции нет в выборе — расписание не утверждено на дату приёма

Типичные ошибки при поиске и настройке

Самая распространённая ошибка — поиск штатного расписания в журнале документов вместо справочника позиций. В ЗУП это два разных объекта: список позиций показывает текущее состояние, а документы — историю изменений. Путая их, пользователи думают, что данные потеряны, хотя они просто находятся в соседнем разделе.

Вторая ошибка — работа в нетиповом интерфейсе. Если конфигурация доработана, разделы могут быть переименованы или перемещены. В таком случае используйте поиск по команде: в поле поиска команд (обычно доступен через значок лупы или сочетание клавиш) наберите «Штатное расписание» — программа покажет все связанные объекты.

FAQ

В каком разделе 1С:ЗУП находится штатное расписание?

Раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Там же рядом находятся документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», через которые вносятся правки с сохранением истории.

Почему в 1С:Бухгалтерии нет пункта «Штатное расписание»?

Опция отключена. Откройте «Главное» → «Функциональность», вкладка «Сотрудники и зарплата», и включите ведение штатного расписания. Если пункт не появился, проверьте права пользователя у администратора.

Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?

В ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)», укажите дату и организацию. В Бухгалтерии печатная форма доступна из самого списка штатного расписания по кнопке печати.

Можно ли вести учёт в 1С без штатного расписания?

Да, в настройках кадрового учёта можно отключить использование штатного расписания — тогда должность и оклад указываются прямо в документе приёма. Но при этом теряются контроль ставок, история изменений и корректная форма Т-3.

Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

Через отчёт «Штатное расписание (Т-3)»: укажите нужную дату, и отчёт восстановит состав позиций с учётом всех утверждённых изменений. Это работает только если изменения вносились документами, а не прямым редактированием.

Что делать, если конфигурация доработана и разделы изменены?

Используйте поиск команд: наберите «Штатное расписание» в строке поиска интерфейса. Программа покажет все объекты с этим названием независимо от того, в какой раздел их переместили при доработке.