Штатное расписание в 1С:Фреш: где найти и как работать с ним

Штатное расписание в облачном сервисе 1С:Фреш находится в разделе кадрового учёта, но точный путь зависит от того, какая конфигурация подключена к вашему абоненту. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) штатка доступна через раздел «Кадры» → «Штатное расписание», а в 1С:Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание». Если пункта в меню нет, чаще всего причина в том, что ведение штатного расписания отключено в настройках программы.

Прежде чем искать документ, важно понять: в облачном 1С:Фреш работают те же типовые конфигурации, что и в локальных версиях, поэтому логика расположения разделов идентична. Отличия касаются только способа доступа — через браузер или тонкий клиент — и того, что обновления конфигурации выполняются сервисом автоматически. Это значит, что актуальная инструкция по штатке для локальной 1С применима и к Фреша без поправок.

Ниже разберём, где искать штатное расписание в разных конфигурациях Фреша, как включить его ведение, как создать и проверить документ, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

В каких конфигурациях 1С:Фреш есть штатное расписание

Не все приложения 1С:Фреша поддерживают полноценное ведение штатного расписания. Полнофункциональная штатка с историей изменений, индексацией и отчётами реализована в 1С:Зарплата и управление персоналом. В 1С:Бухгалтерии штатное расписание тоже доступно, но в упрощённом виде — как справочник позиций без истории изменений по умолчанию.

В конфигурациях вроде 1С:Управление нашей фирмой есть должности и подразделения, но отдельного документа «Штатное расписание» там нет — кадровый учёт ведётся упрощённо. Поэтому первым делом уточните, какое именно приложение подключено к вашему абоненту: это видно в заголовке окна программы и в разделе «Мои приложения» личного кабинета Фреша.

Где доступна штатка в 1С:Фреш

1С:Зарплата и управление персоналом

Полноценное штатное расписание: история изменений, индексация, отчёты, контроль занятых ставок. Подходит организациям с кадровым учётом.

1С:Бухгалтерия

Штатное расписание в упрощённом виде как список позиций. Хватает для небольших компаний без сложной кадровой структуры.

1С:Управление нашей фирмой

Отдельного документа штатки нет, только должности и сотрудники. Для полноценной штатки потребуется ЗУП.

Где именно находится штатное расписание в ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом, работающей в Фреше, откройте главное меню и перейдите в раздел «Кадры». В группе «Штатное расписание» находятся документы: «Штатное расписание», «Изменение штатного расписания», «Индексация штатного расписания». Если раздел свёрнут, нажмите на значок панели навигации в верхней части окна.

Альтернативный путь — через общий список всех функций: нажмите кнопку с тремя полосками (главное меню) → «Все функции» → в списке документов найдите «Штатное расписание». Этот способ работает, даже если пункт убрали из настроек панели навигации.

Если журнал документов открылся, но пуст — это нормально для новой базы. Штатное расписание нужно создать первым документом «Штатное расписание» или «Утверждение штатного расписания» (название зависит от версии конфигурации).

Где искать штатку в 1С:Бухгалтерии (Фреш)

В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите пункт «Штатное расписание». Если его нет, перейдите в «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → закладка «Зарплата и кадры» и проверьте, включено ли ведение штатного расписания.

В бухгалтерской конфигурации штатка представляет собой список позиций с указанием подразделения, должности, количества ставок и оклада. Истории изменений в базовом режиме нет — при изменении оклада старая запись редактируется, что важно учитывать при проверках.

Как включить ведение штатного расписания, если пункта нет в меню

Самая частая причина «пропавшей» штатки — отключённая функциональная опция. В ЗУП путь такой: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» (в новых версиях — «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание»). Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Дополнительно можно включить историю изменений, контроль занятых ставок и вилку окладов.

В 1С:Бухгалтерии: «Главное» → «Параметры учёта» → «Зарплата и кадры» → включите опцию ведения штатного расписания. После включения пункт появится в разделе «Зарплата и кадры» автоматически.

Ещё одна причина отсутствия пункта — ограничение прав. В Фреше права настраивает администратор абонента. Если вы работаете под учётной записью с ролью «Бухгалтер» без кадровых прав, раздел кадров может быть скрыт. Проверьте это, войдя под учётной записью с полными правами.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите ведение штатного расписания при необходимости.
2. 2
   Перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать».
3. 3
   Укажите организацию, дату утверждения и номер приказа.
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки.
5. 5
   Проверьте формирование фонда оплаты труда в шапке документа.
6. 6
   Проведите документ и откройте отчёт «Штатное расписание» для контроля.

Как проверить, что штатка работает правильно

После создания документа проверьте результат отчётами. В ЗУП доступны отчёты «Штатное расписание» (форма Т-3), «Остатки штатных единиц», «Выполнение штатного расписания». Они находятся там же, в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Если отчёт Т-3 формируется и показывает ваши позиции — штатка ведётся корректно.

Второй контрольный признак — при приёме сотрудника на работу программа предлагает выбрать позицию штатного расписания и контролирует занятость ставок. Если приём оформляется без привязки к штатке, значит, либо опция отключена, либо документ штатки не проведён на нужную дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» (Т-3)

Норма

Формируется, показывает актуальные позиции и ставки

Тревожный признак

Пустой отчёт или устаревшие данные — проверьте дату документа и его проведение

Приём на работу сотрудника

Норма

Есть выбор позиции штатки, контролируются свободные ставки

Тревожный признак

Позиция не выбирается — опция штатки отключена или документ не проведён

Начисление зарплаты

Норма

Оклад подставляется из штатного расписания автоматически

Тревожный признак

Оклад вводится вручную — проверьте привязку сотрудника к позиции

Типичные ошибки при работе со штаткой в Фреше

Частая проблема — пользователь ищет штатку в разделе «Отчётность, справки» или в «Операциях», хотя она находится в кадровом разделе. Вторая ошибка — попытка изменить оклад прямым редактированием утверждённого документа. В ЗУП изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания», чтобы сохранялась история.

Также нередко путают справочник «Должности» и штатное расписание. Должность — это просто наименование (например, «менеджер»), а позиция штатки — это должность в конкретном подразделении с конкретным окладом и количеством ставок. Премии и надбавки, привязанные к позиции, задаются именно в штатном расписании.

Ограничения облачной версии и когда нужен переход на ЗУП

В 1С:Фреше действуют те же ограничения функциональности, что и в соответствующих локальных конфигурациях: базовые версии Бухгалтерии не содержат полноценного кадрового учёта, а ЗУП в Фреше доступен в версии ПРОФ. Если вам нужны история штатки, вилки окладов, отчёты по вакантным ставкам и индексация — это функции ЗУП, и в Бухгалтерии их не появится.

Обратите внимание: в Фреше нельзя самостоятельно дорабатывать конфигурацию, поэтому нестандартные отчёты по штатке создаются только средствами встроенных вариантов отчётов или через расширения, если это разрешено тарифом. Для большинства задач штатных отчётов ЗУП этого достаточно.

Частые вопросы о штатном расписании в 1С:Фреш

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?

Чаще всего отключена функциональная опция: откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите ведение штатного расписания. Вторая причина — недостаточно прав у вашей учётной записи, попросите администратора абонента проверить роли.

Можно ли вести штатку в 1С:Бухгалтерии в Фреше?

Да, но в упрощённом виде — как список позиций без полноценной истории изменений. Для истории, индексации и контроля ставок нужна 1С:Зарплата и управление персоналом.

Как изменить оклад по позиции, чтобы сохранилась история?

В ЗУП создайте документ «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания» с новой датой. Не редактируйте старый утверждённый документ — иначе данные за прошлые периоды перезапишутся.

Почему при приёме на работу не выбирается позиция штатки?

Проверьте, что документ штатного расписания проведён и его дата не позже даты приёма сотрудника. Также убедитесь, что в настройках включён контроль по штатному расписанию.

Где взять печатную форму Т-3 в Фреше?

В ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» — отчёт формируется по унифицированной форме Т-3 и выводится на печать стандартной кнопкой печати.

Отличается ли работа со штаткой в Фреше от локальной 1С?

Логика и расположение разделов идентичны — в Фреше работают те же типовые конфигурации. Отличается только доступ через браузер, автоматические обновления и невозможность самостоятельной доработки конфигурации.