Другое · 10 мин
Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия: где находится и как его заполнить
Где найти штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия, как включить функциональность, создать и утвердить документ, добавить позиции и сформировать печатную форму Т-3.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Зарплата и кадры», однако сразу после установки программы этот пункт может быть скрыт: функциональность ведения штатного расписания по умолчанию выключена. Поэтому первый шаг — проверить настройки учётной политики по зарплате и при необходимости включить соответствующий флаг.
Важно понимать ограничение конфигурации: «1С:Бухгалтерия» ведёт штатное расписание в упрощённом виде. Здесь можно хранить список должностей по подразделениям, оклады, количество ставок и формировать унифицированную форму Т-3, но полноценного кадрового учёта с историей изменений, как в «1С:Зарплата и управление персоналом», нет. Если компания большая и штатка часто меняется, это стоит учитывать при выборе программы.
Ниже разберём, где именно находится документ, как включить его в интерфейсе, как заполнить и распечатать, а также типичные ошибки, из-за которых сотрудники потом не подбираются в документы приёма на работу.
Где находится штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия
После включения функциональности документ доступен по пути: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание». Откроется журнал, где хранятся все созданные штатные расписания по организациям информационной базы.
В некоторых версиях интерфейса пункт может находиться прямо в подменю «Зарплата и кадры» без вложенной группы «Кадровый учёт». Расположение зависит от релиза, но поиск всегда начинается с раздела «Зарплата и кадры».
Быстрый способ найти документ без навигации по меню — воспользоваться полем поиска в верхней части окна программы (значок лупы) и ввести «Штатное расписание». Программа покажет ссылку на журнал документов, если функциональность включена.
Как включить штатное расписание, если его нет в меню
Самая частая причина, по которой пользователь не находит документ, — отключённая настройка. Порядок включения следующий.
- 1Откройте «Главное» → «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» (в ряде релизов: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты»).
- 2Установите флажок «Ведётся штатное расписание».
- 3При необходимости включите «Ведётся история изменений штатного расписания» — тогда изменения будут оформляться отдельными документами с датами.
- 4Запишите настройки и перейдите в «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» — пункт появится в меню.
Если флаг «История изменений» включён, каждая корректировка штатки (изменение оклада, добавление позиции, закрытие ставки) оформляется документом «Изменение штатного расписания», и программа хранит, какая редакция действовала на конкретную дату. Без истории изменения вносятся прямо в действующий документ, и посмотреть, каким было расписание раньше, уже не получится.
Для небольших организаций со стабильным штатом проще работать без истории. Если же оклады индексируются, позиции открываются и закрываются, историю лучше включить сразу — до начала заполнения, чтобы не терять данные.
Как создать и заполнить штатное расписание
В журнале «Штатное расписание» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма документа, которую нужно заполнить по шагам.
Укажите организацию (если в базе их несколько) и дату, с которой расписание вступает в действие. Затем переходите к табличной части «Позиции штатного расписания». Каждая строка — это одна штатная единица, где заполняются:
- Подразделение — выбирается из справочника подразделений; если нужного нет, создайте его заранее;
- Должность — из справочника должностей, формулировка должна совпадать с той, что будет в трудовом договоре;
- Количество ставок — можно указывать дробные значения, например 0,5 для полставки;
- Оклад (тарифная ставка) — сумма за полную ставку;
- Надбавки — при необходимости, если они настроены в учётной политике.
После заполнения всех строк нажмите «Провести и закрыть». Документ станет действующим, и его позиции начнут подставляться в кадровые документы.
Приём сотрудника на позицию штатного расписания
Практический смысл штатки в 1С — контроль соответствия кадровых документов утверждённой структуре. Когда вы оформляете документ «Приём на работу» («Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Приёмы на работу»), программа предложит выбрать позицию из штатного расписания.
При выборе позиции подразделение, должность и оклад подставляются автоматически — это исключает расхождения между приказом и штаткой. Если ведётся учёт по количеству ставок, программа покажет занятое и свободное число ставок по позиции.
Проверить заполненность штатных единиц можно через отчёт: в журнале штатного расписания или в разделе отчётов по кадрам доступны формы, показывающие занятые и вакантные ставки. Это удобно, когда нужно быстро понять, есть ли свободная ставка для нового сотрудника.
Если при приёме на работу позиция не подставляется или список пуст, почти всегда причина в том, что штатное расписание создано с более поздней датой, чем дата приёма, либо документ не проведён. Проверьте дату документа и статус проведения.
Печать формы Т-3 и изменение расписания
Из формы документа доступна печатная форма унифицированного бланка Т-3: кнопка «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Программа сформирует таблицу с подразделениями, должностями, количеством ставок, окладами и итоговыми суммами фонда оплаты труда.
Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены реквизиты руководителя — они выводятся в подписи формы. Пустые подписи в распечатанном Т-3 придётся дописывать вручную.
Для изменения действующего расписания логика зависит от настройки истории. Если история включена — создайте документ «Изменение штатного расписания» и укажите, какие позиции меняются и с какой даты. Если история выключена — откройте действующий документ, отредактируйте строки и перепроведите.
Как проверить результат
Пункт отображается, журнал открывается
Пункта нет — не включён флаг в настройках зарплаты
В журнале документ не помечен серым, доступна печать Т-3
Документ записан, но не проведён — позиции не подставляются в приёмы
Позиция выбирается из штатки, оклад подставляется автоматически
Список позиций пуст — дата штатки позже даты приёма
Заполнены подразделения, оклады, итоговый ФОТ, подписи
Пустые подписи — не заполнены данные руководителя в карточке организации
Ограничения штатного расписания в 1С:Бухгалтерии
Штатка в бухгалтерской конфигурации — инструмент базового уровня. Она подходит, если нужно зафиксировать состав должностей, печатать Т-3 и контролировать приёмы. Но ряд задач она не решает.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших компаний: позиции, ставки, оклады, печать Т-3, простая история изменений. Ограничение — нет сложных надбавочных сеток, индексаций с коэффициентами и развитых отчётов по вакансиям.
Для организаций с частыми изменениями штатки: полная история, индексация, отчёты по расхождению штатки и фактической численности. Ограничение — отдельная конфигурация, требует обмена с бухгалтерией.
Допустимо, если сотрудников мало и учёт в 1С вести не планируется. Ограничение — нет связи с кадровыми документами, высокий риск расхождений между штаткой и приказами.
Если в компании регулярно меняются оклады, вводятся совмещения и надбавки, а численность превышает несколько десятков человек, имеет смысл рассмотреть переход кадрового учёта в ЗУП с обменом данными с бухгалтерией.
Типичные ошибки при работе со штатным расписанием
Большинство ошибок решаются аккуратным ведением справочников до начала заполнения штатки: один раз создайте чистый список подразделений и должностей, а дальше только выбирайте из него, не создавая новых элементов «на лету» в документах.
Частые вопросы
Почему в меню «Зарплата и кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность отключена в настройках. Откройте «Главное» → «Настройки зарплаты» и установите флаг «Ведётся штатное расписание». После записи настроек пункт появится в разделе «Зарплата и кадры». Если флаг недоступен, проверьте права пользователя — настройку может менять только пользователь с правами администратора.
Можно ли вести несколько штатных расписаний для разных организаций?
Да. Штатное расписание создаётся отдельно по каждой организации, заведённой в информационной базе. В журнале документы можно отфильтровать по организации. У каждой организации своё действующее расписание и своя история изменений.
Как указать сотрудника на полставки в штатном расписании?
В колонке «Количество ставок» укажите дробное значение — 0,5. Оклад при этом вводится за полную ставку, а фактическая сумма к начислению рассчитается пропорционально при оформлении приёма на работу с условиями неполного рабочего времени.
Чем изменение штатного расписания отличается от создания нового?
Изменение действует с указанной даты и корректирует отдельные позиции, сохраняя историю: можно посмотреть, какая редакция действовала на любое число. Новое расписание обычно вводят при полной перестройке структуры. Для точечных корректировок (индексация оклада, добавление ставки) правильнее использовать документ изменения.
Обязательно ли вести штатное расписание в 1С, если оно оформлено на бумаге?
Нет, программа не требует этого принудительно — приём на работу можно оформить и без штатки, указав должность и оклад вручную. Но ведение расписания в базе даёт автоподстановку данных в кадровые документы, контроль ставок и печать формы Т-3, поэтому для регулярного учёта это удобнее.
Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?
Откройте проведённый документ штатного расписания и нажмите «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Перед печатью убедитесь, что в карточке организации указаны руководитель и кадровик — их данные выводятся в подписях формы, иначе строки подписей останутся пустыми.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия включается в настройках зарплаты и находится в разделе «Зарплата и кадры». Документ должен быть проведён и датирован не позже приёмов на работу, формулировки должностей должны совпадать с трудовыми договорами, а изменения безопаснее оформлять новой датой, не трогая прошлые периоды.