Штатное расписание в 1С: где взять и как работать с ним

Штатное расписание в программах 1С — это не отдельный документ, который нужно где-то «скачать», а справочник, который заполняется внутри базы, плюс печатная форма и отчёты, формируемые на его основе. В зависимости от конфигурации путь к нему различается: в 1С:ЗУП 3.1 он находится в разделе «Кадры», в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация — в разделе «Зарплата и кадры» или «Кадры», а в 1С:Бухгалтерии 8 полноценного штатного расписания нет вовсе.

Частая причина, по которой пользователь «не может найти» штатное расписание, — отключённая функциональная опция. В типовой поставке ЗУП ведение штатного расписания может быть выключено, и тогда ни справочника, ни связанных документов в интерфейсе не будет. Ниже разобраны точные пути для основных конфигураций, порядок включения настройки, способы получить печатную форму Т-3 и контрольные точки для проверки результата.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: раздел «Кадры» → группа «Штатное расписание» → одноимённый пункт. Откроется список позиций штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок и оклада (тарифной ставки). Если позиции уже заведены, вы увидите их перечень; если учёт только начинается — список будет пустым.

Изменения штатного расписания (если включено ведение истории) оформляются документами. Их список доступен там же, в разделе «Кадры»: «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Через эти документы программа отслеживает, какая редакция штатки действовала на конкретную дату.

Быстрый способ добраться до нужного объекта — строка поиска в верхней части окна программы (иконка с лупой или команда «Найти» в меню). Введите «штатное расписание», и система покажет все связанные справочники, документы и отчёты, доступные вам по правам.

Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет в меню

Отсутствие пункта почти всегда означает одну из трёх причин: выключена функциональная опция, у пользователя недостаточно прав или используется конфигурация, где штатного расписания нет в принципе. Проверять следует именно в этом порядке.

Чтобы включить опцию в ЗУП 3.1, перейдите: «Настройка» → «Реквизиты организации» → выберите организацию → на вкладке «Учётная политика и другие настройки» откройте «Настройки кадрового учёта» и установите флаг «Ведется штатное расписание». При необходимости здесь же включаются «Ведется история изменений штатного расписания» и контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и выберите нужную организацию
2. 2
   Перейдите по ссылке «Настройки кадрового учёта» на вкладке учётной политики
3. 3
   Установите флаг «Ведется штатное расписание» и при необходимости флаг ведения истории
4. 4
   Сохраните настройку и проверьте, что в разделе «Кадры» появился пункт «Штатное расписание»

Если настройка включена, а пункта всё равно нет, проверьте права: пользователю нужны роли, дающие доступ к кадровому учёту (например, «Кадровик» или «Добавление и изменение штатного расписания»). Это делает администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Как получить печатную форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите кнопку «Печать» — в списке печатных форм будет «Штатное расписание (Т-3)». Программа соберёт форму по данным, действующим на указанную дату, с подписями руководителей, заданными в реквизитах организации.

Альтернативный путь — отчёты. В разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам» доступны «Штатная расстановка», «Штатное расписание» и «Остатки штатных единиц». Отчёт «Штатная расстановка» удобен тем, что показывает не только позиции, но и занятые ставки с фактическими работниками — по нему легко сверить план и факт.

Штатное расписание в других конфигурациях 1С

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексной автоматизации 2 механизм штатного расписания совпадает с ЗУП, поскольку используется тот же кадровый блок. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание». Настройка опции также аналогична и находится в параметрах кадрового учёта организации.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 полноценного справочника штатного расписания нет. Здесь доступен только простой учёт сотрудников и кадровые документы (приём, перевод, увольнение) без позиций, ставок и истории изменений. Если организации нужна форма Т-3 и контроль штатных единиц, потребуется 1С:ЗУП — либо ведение штатки во внешнем файле с последующей печатью вручную.

Где искать в разных конфигурациях

1С:ЗУП 3.1

Раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Полный функционал: позиции, история, Т-3, отчёты.

1С:ERP / КА 2

Раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание». Тот же механизм, что в ЗУП.

1С:Бухгалтерия 8.3

Штатного расписания нет; только сотрудники и кадровые документы. Для Т-3 нужна ЗУП.

Как проверить, что штатное расписание ведётся корректно

После заполнения или импорта позиций сверьте данные отчётом «Штатная расстановка»: количество штатных единиц по каждому подразделению должно совпадать с утверждённым документом, а занятые ставки — с фактическими приёмами на работу. Расхождения обычно означают, что сотрудника приняли на позицию, которой нет в штатке, или позицию закрыли, не оформив перевод.

Вторая контрольная точка — кадровые документы. Если включён контроль соответствия штатному расписанию, программа не даст провести приём на работу при превышении числа ставок. Если контроль выключен, расхождения накапливаются незаметно, поэтому периодическая сверка отчётом «Остатки штатных единиц» обязательна.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка» на текущую дату

Норма

Все позиции заполнены, занятые ставки не превышают плановые

Тревожный признак

Есть сотрудники без позиции штатки или превышение ставок

Печатная форма Т-3

Норма

Форма заполнена, указаны подразделения, оклады и подписи

Тревожный признак

Пустые графы окладов или отсутствуют подписи руководителей

Проведение приёма на работу

Норма

Документ проводится, позиция выбирается из штатки

Тревожный признак

Позиция не находится или документ ругается на превышение ставок

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Самая распространённая ошибка — редактирование позиции напрямую вместо оформления документа «Изменение штатного расписания». При включённой истории такое ручное изменение ломает ретроспективу: отчёты на прошлые даты начнут показывать неверные данные, а расчёт среднего заработка и стажа может исказиться.

Вторая группа ошибок связана с закрытием позиций: позицию закрывают датой, когда на ней ещё числится сотрудник. Программа либо заблокирует действие, либо создаст «висящую» ставку, которая потом всплывёт в отчётах. Перед закрытием позиции убедитесь, что все работники переведены или уволены.

Как перенести штатное расписание из Excel или другой программы

Если штатка велась в Excel, позиции можно загрузить обработкой «Загрузка данных из табличного документа» (в ЗУП она доступна через «Администрирование» → стандартные механизмы загрузки, либо через внешние обработки с диска ИТС). Подготовьте файл с колонками: подразделение, должность, количество ставок, оклад, дата ввода позиции.

При переходе с ЗУП 2.5 или других учётных систем используйте штатные механизмы переноса данных: «Администрирование» → «Перенос данных из предыдущих программ». Штатное расписание переносится вместе с сотрудниками и кадровыми документами, но после переноса обязательно сверьте отчёт «Штатная расстановка» с исходной системой.

FAQ

Можно ли распечатать штатное расписание на прошлую дату?

Да, если включена опция «Ведется история изменений штатного расписания» и изменения оформлялись документами. Укажите нужную дату в параметрах печатной формы или отчёта. Если история не велась, программа покажет только текущее состояние позиций.

Почему в списке штатного расписания пусто, хотя сотрудники приняты?

Скорее всего, приёмы на работу оформлены без указания позиции штатного расписания, либо штатка вообще не заполнялась. Сотрудники и позиции штатного расписания — разные объекты: наличие работников не создаёт позиции автоматически. Заполните справочник вручную или загрузкой, затем проверьте привязку в кадровых документах.

Как найти штатное расписание через поиск, если забыл путь?

Нажмите на значок поиска в правой верхней части окна программы (или Ctrl+F в панели навигации в некоторых версиях) и введите «штатное». Система покажет справочник, документы изменения и связанные отчёты, доступные по вашим правам.

Что делать, если при проведении приёма пишет «превышено количество ставок»?

На выбранной позиции все ставки заняты. Проверьте отчёт «Остатки штатных единиц»: либо нужно увеличить количество ставок документом «Изменение штатного расписания», либо на позиции ошибочно числится уволенный или переведённый сотрудник.

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценно — нет: в Бухгалтерии 8.3 нет справочника позиций, истории изменений и формы Т-3. Возможны два обходных пути: вести штатку в 1С:ЗУП с обменом данными или хранить её во внешнем файле и печатать вне программы.

Кто имеет право менять штатное расписание?

Пользователи с соответствующими ролями — обычно кадровик или расчётчик с правами на изменение кадровых данных. Настройка ролей выполняется администратором через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Рекомендуется ограничить круг лиц, чтобы избежать неконтролируемых правок.