Другое · 10 мин
Штатная расстановка в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как настроить
Где находится штатная расстановка в 1С ЗУП 8.3, как включить её ведение, заполнить, проверить расхождения и сформировать отчёты по штатному расписанию.
Штатная расстановка (штатное расписание) в 1С:ЗУП 8.3 — это документальный механизм, который фиксирует структуру организации: подразделения, должности, количество ставок, оклады и надбавки по каждой позиции. На её основе программа контролирует приём сотрудников, проверяет, не превышено ли число ставок, и автоматически подставляет условия оплаты труда в кадровые документы.
Многие пользователи не могут найти штатную расстановку сразу после установки программы — и это нормально: по умолчанию функциональность ведения штатного расписания в типовой конфигурации отключена. Пока её не включить в настройках, соответствующие документы и отчёты в интерфейсе просто не отображаются.
Ниже разберём, где именно находится штатная расстановка, как активировать её ведение, какими документами она изменяется, как проверить актуальность данных и какие отчёты помогают контролировать соответствие фактической численности плановой.
Где находится штатная расстановка в интерфейсе 1С ЗУП 8.3
После включения функциональности основной рабочий инструмент кадровика располагается в разделе «Кадры». Здесь доступны два ключевых пункта: «Штатное расписание» — журнал документов, которыми создаются и изменяются позиции, и «Изменение штатного расписания» — документы для массовых изменений. Также в разделе «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» при оформлении сотрудника программа предложит выбрать позицию из штатной расстановки.
Отчёты по штатной расстановке собраны в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты». Наиболее востребованные: «Штатное расписание» (печатная форма Т-3 и произвольная форма), «Штатная расстановка» (свод по позициям с занятыми и вакантными ставками), «Остатки отпусков» здесь не нужен, а вот «Соответствие штатному расписанию» показывает расхождения между планом и фактом. В некоторых релизах часть отчётов дублируется в разделе «Отчеты, справки».
Как включить ведение штатного расписания
Если в разделе «Кадры» нет нужных документов, функциональность отключена. Порядок включения: перейдите в «Настройка» — «Реквизиты и настройки» (в ряде релизов — «Настройка» — «Настройка зарплаты»), откройте ссылку «Настройка состава начислений и удержаний» и на первой закладке установите флаг «Ведется штатное расписание». После записи настроек в интерфейсе появятся соответствующие документы и отчёты.
Дополнительно на этой же закладке настраиваются важные опции: «Ведется история изменения штатного расписания» — позволяет хранить версии расстановки на разные даты и смотреть её состояние в прошлом; «Используется вилка ставок» — разрешает задавать минимальный и максимальный размер оклада по позиции; «Проверять штатное расписание на соответствие фактической численности» — включает контроль при проведении кадровых документов.
- 1Откройте «Настройка» — «Реквизиты и настройки»
- 2Перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний»
- 3Установите флаг «Ведется штатное расписание»
- 4При необходимости включите историю изменений и вилку ставок
- 5Запишите настройки и проверьте появление пункта в разделе «Кадры»
Создание и изменение штатной расстановки
Первичное заполнение выполняется документом «Штатное расписание» (раздел «Кадры»). В документе указывается организация, дата вступления в силу и табличная часть с позициями: подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф, надбавки. Каждая строка — отдельная позиция штатной расстановки. Если в организации несколько одинаковых должностей в одном подразделении, их можно объединить одной строкой с указанием количества ставок.
Дальнейшие изменения — добавление позиций, сокращение ставок, изменение окладов — оформляются документами «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания» (для массового повышения окладов на коэффициент). Важный принцип: при включённой истории изменений не редактируйте старые документы задним числом — создавайте новый документ актуальной датой, иначе нарушится корректность исторических данных и отчётов за прошлые периоды.
Для первоначального переноса данных в работающую базу, где кадровый учёт уже вёлся без штатного расписания, предусмотрен помощник: программа может сформировать позиции автоматически на основании действующих сотрудников. Этот вариант удобен как стартовая точка, но результат обязательно нужно выверить вручную — вакантные ставки и плановые оклады помощник не восстановит.
Как проверить соответствие штатной расстановки фактической численности
Главный контрольный инструмент — отчёт «Штатная расстановка» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты». Он показывает по каждой позиции: сколько ставок предусмотрено, сколько занято, сколько вакантно, кто из сотрудников занимает позицию и на каких условиях. Расхождения видны сразу: если занято больше ставок, чем предусмотрено, строка требует внимания.
Дополнительно полезен отчёт «Соответствие штатному расписанию» (или аналогичный по названию в вашем релизе), который выводит сотрудников, условия оплаты которых не совпадают с позицией штатной расстановки: например, оклад в кадровом документе отличается от оклада по штатке. Такие расхождения возникают, когда кадровые переводы оформляли вручную с отклонением от позиции.
Как проверить результат
Занятые ставки не превышают предусмотренные, вакансии отражают реальные потребности
Превышение ставок или сотрудники без позиции в расстановке
Каждое изменение оформлено отдельным документом своей датой
Старые документы перепроведены задним числом
Условия оплаты совпадают с позицией или отклонения оформлены осознанно
Массовые расхождения окладов без документального оформления
Типичные ошибки при работе со штатной расстановкой
Самая частая проблема — оформление приёма сотрудника без выбора позиции штатного расписания, когда функциональность включена. В этом случае программа либо блокирует проведение (при включённом контроле), либо создаёт «висящее» назначение, которое потом искажает отчёты. Всегда выбирайте позицию из списка, а при её отсутствии сначала создайте позицию документом изменения штатного расписания.
Вторая типичная ошибка — изменение окладов непосредственно в кадровом переводе каждого сотрудника при массовой индексации. Это долго и чревато пропусками. Правильный путь: документ «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания», после чего программа предложит автоматически зарегистрировать изменения условий оплаты для всех затронутых сотрудников.
Ограничения и альтернативные варианты работы
Ведение штатного расписания не обязательно: в ЗУП можно работать и без него, назначая условия оплаты напрямую в кадровых документах. Этот вариант подходит микроорганизациям с несколькими сотрудниками, где контроль ставок не нужен. Однако отчётность по форме Т-3, планирование фонда оплаты труда и контроль вакансий в этом случае придётся вести вне программы.
Для организаций с несколькими обособленными подразделениями важно помнить: штатная расстановка в ЗУП ведётся в разрезе организаций (и при соответствующей настройке — обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс). Если структура сложная, заранее определите, в разрезе каких юридических лиц будут формироваться штатные расписания.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность отключена в настройках. Перейдите в «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Настройка состава начислений и удержаний» и установите флаг «Ведется штатное расписание». После записи настроек пункт появится в интерфейсе. Также проверьте, что у пользователя есть права на кадровые документы.
Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?
В контексте 1С:ЗУП это фактически одни и те же данные. «Штатное расписание» — документы, которыми позиции создаются и изменяются, а «Штатная расстановка» — отчёт, показывающий состояние позиций с занятыми и вакантными ставками на выбранную дату.
Можно ли посмотреть штатную расстановку на прошлую дату?
Да, если при настройке был включён флаг «Ведется история изменения штатного расписания». Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Штатное расписание» с указанием нужной даты. Если история не велась, доступно только текущее состояние.
Программа не даёт провести приём сотрудника — превышено количество ставок. Что делать?
Проверьте отчётом «Штатная расстановка», сколько ставок предусмотрено и занято по позиции. Либо оформите документ «Изменение штатного расписания» с увеличением числа ставок, либо найдите лишнее назначение. Временно контроль можно ослабить в настройках, но лучше привести данные в соответствие.
Как массово повысить оклады по всем позициям?
Используйте документ «Индексация штатного расписания» (раздел «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от релиза): укажите коэффициент или новые значения, и программа изменит оклады позиций, а затем предложит зарегистрировать соответствующие изменения заработка сотрудников.
Обязательно ли вести штатное расписание в ЗУП?
Нет, программа позволяет вести кадровый учёт и расчёт зарплаты без него. Но без штатной расстановки недоступны контроль ставок, отчёт по форме Т-3 и автоматическая подстановка условий оплаты из позиции, поэтому для организаций больше нескольких человек ведение штатки заметно упрощает работу.
Что важно запомнить
Штатная расстановка находится в разделе «Кадры»: документы — «Штатное расписание», контроль — отчёты «Штатная расстановка» и «Соответствие штатному расписанию». Если пунктов нет — включите функциональность в настройках состава начислений и удержаний. Изменения оформляйте новыми документами актуальной датой, а массовую индексацию проводите специальным документом.