Другое · 10 мин
С чего начать прием сотрудника в 1С
С чего начать прием сотрудника в 1С ЗУП: подготовка справочников, создание сотрудника, кадровый приказ, штатное расписание, проверка данных и типичные ошибки.
Прием сотрудника на работу в 1С — это не одно действие, а цепочка взаимосвязанных операций: заведение физического лица, создание карточки сотрудника, оформление документа «Прием на работу» и проверка того, как новые данные повлияют на расчет зарплаты и отчетность. Если начать «не с того конца», например сразу создать приказ без заполненной организации и штатного расписания, программа либо не даст провести документ, либо запишет его с ошибками, которые позже всплывут в расчетах и отчетах.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 — именно в ней работает большинство кадровиков и расчетчиков. В «1С:Бухгалтерии» с кадровым учетом логика похожая, но набор документов и реквизитов проще. Принцип одинаков: сначала нормативная база и справочники, затем физическое лицо, затем кадровый документ, затем контроль.
Проверьте базу перед оформлением приема
До создания первого документа убедитесь, что в программе корректно заполнены данные организации: наименование, ИНН, регистрация в ФНС и СФР, учетная политика по зарплате. Эти сведения подставляются в кадровые приказы и отчетность, и ошибка в них «протянется» во все документы сотрудника. Проверить можно через раздел «Настройка» → «Реквизиты организации».
Второй обязательный шаг — графики работы сотрудников (Настройка → Графики работы сотрудников). Если сотрудник принимается на пятидневку, а в базе нет соответствующего графика, придется создать его заранее: без графика программа не сможет рассчитать норму времени и, как следствие, окладную часть. Для сменных режимов график должен быть заполнен на период приема и далее.
Третий блок — начисления и удержания. Если сотруднику положены нестандартные доплаты (районный коэффициент, надбавка за вредность, премия), убедитесь, что соответствующие виды расчета созданы и настроены. Назначить их можно и позже документом «Изменение оплаты труда», но чистый прием сразу со всеми начислениями избавляет от лишних исправлений.
Подготовьте штатное расписание и позицию
В ЗУП 3.1 есть два режима работы: со штатным расписанием и без него. Режим задается в настройках кадрового учета (Настройка → Кадровый учет). Если штатное расписание ведется, прием возможен только на существующую позицию — связку «подразделение + должность» с указанием оклада или тарифа. Без штатного расписания подразделение, должность и оплата указываются прямо в документе приема.
При включенном штатном расписании откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и проверьте: есть ли нужная позиция, сколько по ней штатных единиц, сколько занято и не превысит ли прием лимит. Если позиции нет, создайте ее документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» — в зависимости от того, ведется ли история изменений.
Обратите внимание на дату утверждения позиции: она должна быть не позже даты приема сотрудника. Частая ситуация — штатку утвердили первым числом следующего месяца, а сотрудника принимают раньше. Программа либо не даст выбрать позицию, либо проведет документ с предупреждением, и придется исправлять даты.
Какой режим выбрать
Создайте физическое лицо и карточку сотрудника
В ЗУП «физическое лицо» и «сотрудник» — разные объекты. Физическое лицо хранит паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, контакты; сотрудник — это факт трудоустройства конкретного физлица в конкретной организации. Один человек может иметь несколько карточек сотрудника: основное место работы и внутреннее совместительство.
Начните с поиска: откройте «Кадры» → «Сотрудники», нажмите «Создать» и введите ФИО. Программа сама проверит, нет ли такого физлица в базе, и предложит выбрать существующее. Это важно для бывших сотрудников, которые возвращаются в компанию: дубль физлица сломает персонифицированный учет, отчеты по взносам и справки 2-НДФЛ/6-НДФЛ, потому что доходы «развалятся» на двух разных людей.
Заполните личные данные по документам: СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, дату и место рождения, адрес регистрации и фактический адрес. Эти сведения уходят в СЗВ-ТД, ЕФС-1 и персонифицированные сведения, поэтому сверяйте их с оригиналами, а не со слов сотрудника. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к отказу при приеме отчетности фондом.
Оформите документ «Прием на работу»
Сам кадровый приказ создается из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ» → «Прием на работу» или из журнала «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В документе указываются дата приема, подразделение, должность (или позиция штатного расписания), график работы, вид занятости и количество ставок.
На вкладке «Оплата труда» назначаются начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, премии. Если прием идет по штатному расписанию, состав и размер начислений подтянутся из позиции — проверьте, что они совпадают с трудовым договором, и при необходимости скорректируйте. Здесь же задается порядок перерасчета аванса и способ отражения зарплаты в бухучете, если он отличается от типового.
Дополнительные вкладки закрывают частные ситуации: «Трудовой договор» — номер и дата договора, срок испытания, характер работы; «Страховые взносы» — особые условия, если применимы; «Воинский учет» — для военнообязанных. После заполнения проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или по собственной утвержденной форме — в ЗУП доступны оба варианта.
- 1Проверьте реквизиты организации, графики работы и позицию штатного расписания
- 2Создайте или найдите физическое лицо, заполните СНИЛС, ИНН и паспортные данные
- 3Создайте карточку сотрудника в нужной организации
- 4Оформите документ «Прием на работу»: дата, подразделение, должность, график, ставка
- 5На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления и их размеры
- 6Проведите документ, распечатайте приказ Т-1 и проверьте карточку сотрудника
Настройте НДФЛ, взносы и сведения для отчетности
Прием — это еще и старт налогового учета по сотруднику. В карточке физлица проверьте статус налогоплательщика НДФЛ: резидент или нерезидент. От этого зависит ставка налога, и программа не угадает статус сама — его задает пользователь. Ошибка обнаружится только при первом расчете или при сдаче 6-НДФЛ.
Если сотрудник заявил стандартные вычеты (на детей, например), введите заявление через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» или из карточки сотрудника. Вычет начнет применяться с месяца, указанного в заявлении. Уведомления о праве на имущественный вычет от ФНС регистрируются отдельным документом.
Для электронной трудовой книжки прием должен попасть в отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчет формируется автоматически на основании кадрового документа, но только если у сотрудника корректно заполнены СНИЛС и кадровые данные, а в настройках организации указаны реквизиты для сдачи отчетности.
Удобно оформлять прием в день выхода сотрудника или накануне: тогда ЕФС-1 можно подготовить и отправить сразу, не дожидаясь конца месяца. Заодно сразу видно, какие данные не заполнены — отчет подсветит ошибки по конкретному сотруднику.
Проверьте результат и типичные ошибки
После проведения приема откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отображаются текущие подразделение, должность, график и размер оплаты. Затем сформируйте за месяц приема черновой документ «Начисление зарплаты и взносов» — сотрудник должен попасть в табличную часть с расчетом пропорционально отработанным дням. Если сотрудника в начислении нет, чаще всего не заполнен график работы или дата приема стоит в другом месяце.
Дополнительная проверка — отчеты «Штатное расписание» (если оно ведется) и «Списочный состав». В штатке должна уменьшиться доля вакантных ставок, в списочном составе сотрудник появится с даты приема. Эти два отчета быстро показывают рассинхронизацию между кадровым документом и штаткой.
Как проверить результат
Видны подразделение, должность, график, размер оплаты
Поля пустые или показывают старые данные
Сотрудник в списке, сумма пропорциональна отработанным дням
Сотрудника нет или сумма за полный месяц
Ставка по позиции стала занятой
Позиция по-прежнему полностью вакантна
Прием сформировался без ошибок проверки
Программа ругается на СНИЛС или кадровые данные
Частые вопросы о приеме сотрудника в 1С
Можно ли оформить прием задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, если период не закрыт для редактирования. Но учтите последствия: придется пересчитать зарплату и взносы за затронутый месяц, а если отчетность уже сдана — подавать корректировки. Также помните о сроке подачи сведений о приеме в СФР: нарушение срока грозит штрафом независимо от того, как оформлен документ в программе.
Чем прием в ЗУП отличается от приема в 1С:Бухгалтерии?
В «1С:Бухгалтерии» кадровый учет сокращенный: есть приказ о приеме и базовые личные данные, но нет полноценного штатного расписания, истории кадровых событий и детального учета начислений. Для полноценного кадрового и зарплатного учета используется ЗУП, а в бухгалтерию передаются уже готовые проводки.
Как оформить внутреннего совместителя?
Создается новая карточка сотрудника для того же физического лица — не новое физлицо. Затем оформляется обычный «Прием на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Внешний совместитель оформляется так же, но физлицо заводится новое, если человека раньше не было в базе.
Сотрудник принят, но не попадает в расчет зарплаты. Что проверить?
Проверьте три вещи: дату приема (она должна попадать в расчетный месяц), график работы в документе приема (без графика нет нормы времени) и то, что документ проведен, а не просто записан. Реже причина в том, что в документе начисления выбрана другая организация или подразделение с отбором.
Нужно ли заводить пользователя для нового сотрудника?
Нет, карточка сотрудника и учетная запись пользователя — независимые вещи. Доступ в программу создается через «Администрирование» → «Пользователи» и нужен только тем, кто сам работает в 1С. Обычному сотруднику для расчета зарплаты и отчетности учетная запись не требуется.
Что важно запомнить
Прием начинается с подготовки базы: реквизиты организации, графики, штатное расписание. Затем — физическое лицо без дублей, карточка сотрудника и документ «Прием на работу» с проверенными начислениями. Финальный шаг — контроль: карточка сотрудника, черновой расчет зарплаты и отчетность в СФР.