Другое · 10 мин
Работа по совместительству: как оформить в 1С
Как оформить работу по совместительству в 1С:ЗУП — приём внутреннего и внешнего совместителя, график работы, начисление зарплаты и отчётность. Пошаговая инструкция.
Работа по совместительству — это выполнение сотрудником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Внутренний совместитель трудится у того же работодателя, внешний — в другой организации. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) эти два случая оформляются по-разному, и ошибка на этапе приёма приводит к неверным начислениям, отчётам и расчёту среднего заработка.
Ключевой принцип в 1С:ЗУП: совместительство — это отдельное место работы, а не новый сотрудник. Для внутреннего совместителя создаётся дополнительный элемент в справочнике «Сотрудники», привязанный к уже существующему физическому лицу. Для внешнего — заводится новое физическое лицо и новый сотрудник. Путаница между этими сценариями — самая частая причина дублей в базе и ошибок в расчёте НДФЛ и страховых взносов.
Ниже разобран порядок оформления обоих видов совместительства, настройка графика, начисление зарплаты, отражение в отчётности и проверка результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта и расчёта зарплаты.
Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего в 1С
Внутреннее совместительство означает, что у одного физического лица в одной организации два трудовых договора: основной и по совместительству. В базе это одно физическое лицо и два элемента справочника «Сотрудники». НДФЛ и страховые взносы считаются суммарно по физлицу, а вот зарплата, отпуска и больничные — раздельно по каждому месту работы.
Внешнее совместительство — это сотрудник, для которого ваша организация не является основным местом работы. В базе он заводится как новое физическое лицо с видом занятости «Внешнее совместительство». Налоги и взносы по нему учитываются только в пределах вашей организации.
Сравнение вариантов
Тот же работодатель. Создаётся второй сотрудник для существующего физлица. НДФЛ и взносы суммируются по обоим местам работы.
Другой работодатель. Создаётся новое физлицо и новый сотрудник. Налоги считаются только по доходам вашей организации.
Не совместительство: допработа в основное рабочее время, оформляется доплатой, а не отдельным договором и отдельным сотрудником.
Как оформить внутреннего совместителя
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите уже существующее физическое лицо — программа предложит создать для него новое место работы. В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство». Это ключевой реквизит: от него зависят расчёт среднего заработка, отражение в отчётности и лимиты по продолжительности рабочего времени.
Заполните подразделение, должность, дату приёма и количество ставок. Совместитель обычно принимается на неполную ставку — 0,5 или меньше, поскольку по нормам Трудового кодекса продолжительность его работы не должна превышать половины нормы рабочего времени. На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление — как правило, «Оплату по окладу» с указанием суммы за полную ставку: программа сама пересчитает её пропорционально занятой доле.
- 1Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры»
- 2Выберите существующее физлицо и укажите вид занятости «Внутреннее совместительство»
- 3Заполните подразделение, должность, ставку и дату приёма
- 4Назначьте график работы совместителя и начисление на вкладке «Оплата труда»
- 5Проведите документ и проверьте появление нового сотрудника в справочнике
Как оформить внешнего совместителя
Для внешнего совместителя создайте новое физическое лицо в справочнике «Физические лица» и заполните личные данные: ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии), документ, удостоверяющий личность. Эти данные понадобятся для персонифицированной отчётности, поэтому проверьте их по документам до проведения приёма.
Затем создайте «Приём на работу», выберите новое физлицо и установите вид занятости «Внешнее совместительство». Дальнейшие шаги аналогичны внутреннему совместителю: должность, ставка, график, начисления. Обратите внимание, что трудовой договор с внешним совместителем должен содержать указание на то, что работа является совместительством, — это требование законодательства, а не только настройка программы.
Настройка графика работы совместителя
График совместителя настраивается в справочнике «Графики работы» (раздел «Настройка» или «Кадры», в зависимости от релиза). Создайте отдельный график с неполным рабочим временем — например, четыре часа в день при пятидневке. В настройках графика обязательно установите признак «Неполное рабочее время» и укажите, относительно какого графика считается норма времени (обычно — обычная пятидневка).
Если ссылку на график полной нормы не заполнить, программа будет считать норму по самому сокращённому графику, и оклад начислится полностью, а не пропорционально ставке. Это одна из самых коварных ошибок: расчётчик замечает её только после выплаты, когда перерасчёт уже затрагивает налоги и отчётность.
Начисление зарплаты совместителю
Зарплата совместителю начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе со всеми сотрудниками — отдельного документа создавать не нужно. Программа подбирает всех сотрудников подразделения или организации, включая совместителей, и рассчитывает каждое место работы отдельной строкой. Оклад внутреннего совместителя рассчитывается пропорционально отработанному времени по его графику и занятой ставке.
НДФЛ по внутреннему совместителю считается с совокупного дохода физлица: программа объединяет доходы по основному месту и совместительству, применяет вычеты один раз. Страховые взносы также считаются суммарно с учётом предельной базы. У внешнего совместителя налоги и взносы считаются только от доходов в вашей организации; вычеты он получает, как правило, у основного работодателя, либо подаёт заявление вам.
Отпуска и больничные совместителя
Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С:ЗУП отпуск совместителя оформляется отдельным документом «Отпуск» по его месту работы. Средний заработок для отпускных и больничных рассчитывается раздельно по каждому месту работы — доходы по основной должности в расчёт совместителя не включаются.
Отражение совместителей в отчётности
В отчётах по страховым взносам и форме 6-НДФЛ внутренний совместитель отражается как одно физическое лицо с суммарными доходами. В сведениях о трудовой деятельности (ЭТК) приём по совместительству передаётся отдельным событием с указанием вида работы. В статистике и среднесписочной численности внутренние совместители учитываются один раз, внешние — по особым правилам, которые программа применяет автоматически при корректно указанном виде занятости.
Перед сдачей отчётности проверьте, что в базе нет дублей физических лиц: два одинаковых человека с разными карточками приводят к раздвоению доходов, неправильным вычетам и ошибкам при загрузке данных в ГИС. Поиск дублей выполняется через стандартную обработку поиска и удаления дублей или визуально по справочнику «Физические лица» с отбором по ФИО и дате рождения.
Как проверить результат
У внутреннего совместителя два сотрудника привязаны к одному физлицу
Создано второе физлицо-дубль для того же человека
Оклад начислен пропорционально ставке и отработанному времени
Начислен полный оклад при неполной ставке
Налог считается с суммарного дохода, вычет применён один раз
Вычет применён дважды или доходы разорваны по двум карточкам
Указан график полной нормы для расчёта пропорции
Поле нормы пустое, норма равна самому сокращённому графику
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за сложности программы, а из-за невнимательности на этапе приёма. Неверный вид занятости, дубль физлица, неправильный график — три источника подавляющего большинства ошибок. Их проще предотвратить, чем исправлять после расчёта и сдачи отчётности.
Что важно запомнить
Внутренний совместитель — второй сотрудник у существующего физлица, внешний — новое физлицо. Вид занятости, график с указанием нормы времени и отсутствие дублей в справочнике физлиц — три точки контроля, которые определяют корректность зарплаты, налогов и отчётности.
Ответы на частые вопросы
Можно ли оформить совместителя на полную ставку?
По общему правилу рабочее время совместителя ограничено половиной нормы, поэтому обычно принимают на 0,5 ставки или меньше. В дни, когда сотрудник свободен от основной работы, допускается полный рабочий день. В 1С это реализуется через индивидуальный график или документы отклонений.
Чем совместительство отличается от совмещения в 1С?
Совмещение — дополнительная работа в основное рабочее время без отдельного договора. В 1С оно оформляется документом «Совмещение должностей» или назначением доплаты, а не приёмом нового сотрудника. Совместительство всегда требует отдельного договора и отдельного места работы в базе.
Как уволить совместителя, если он продолжает работать по основному месту?
Создайте документ «Увольнение» именно по сотруднику-совместителю, а не по физлицу. Программа рассчитает компенсацию отпуска по этому месту работы, а основной сотрудник и его начисления останутся без изменений.
Считается ли больничный совместителю отдельно?
Да, пособие по каждому месту работы рассчитывается из заработка по этому месту. В 1С больничный вводится по конкретному сотруднику, и в расчёт среднего попадают только доходы, начисленные по данному договору совместительства.
Что делать, если обнаружился дубль физического лица?
Определите, какая карточка используется в документах и начислениях, и объедините дубли штатной обработкой поиска и удаления дублей. После объединения пересчитайте НДФЛ и взносы за затронутые периоды и проверьте отчётность — при сданных формах может потребоваться уточнение.