Простой в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как оформить

Документ «Простой, отстранение от работы» в 1С:ЗУП 8.3 находится в разделе Зарплата → Все начисления (в некоторых релизах — Зарплата → Простои, отстранения от работы). Если в списке документов его не видно, значит в настройках расчёта зарплаты не включена функциональность учёта простоев. Ниже разберём, где именно искать документ, какие настройки проверить и как правильно оформить простой, чтобы программа корректно рассчитала оплату.

Ситуация усложняется тем, что в разных релизах ЗУП 3.1 расположение документа менялось: в ранних версиях он был в разделе «Кадры», затем переехал в «Зарплату», а в свежих релизах доступен и через журнал «Отсутствия». Поэтому надёжнее всего ориентироваться не на жёсткий путь, а на логику: простой — это отсутствие сотрудника с оплатой по особым правилам, и искать его нужно среди документов отсутствий.

Где именно искать документ «Простой» в ЗУП 3.1

Основной путь в актуальных релизах: откройте раздел Зарплата, найдите журнал Простои, отстранения от работы (он может быть свёрнут в подменю «См. также»). Если журнала нет, откройте Зарплата → Все начисления, нажмите кнопку Создать — в выпадающем списке видов документов будет «Простой, отстранение от работы».

Альтернативный вход — через раздел Кадры → Все отсутствия сотрудников (в ряде релизов журнал называется «Отсутствия»). Там по кнопке «Создать» также доступен документ простоя. Этот вариант удобен кадровику, который регистрирует отсутствие, а расчёт оплаты делает другой специалист.

Если вы работаете через полный интерфейс или поиск по функциям, нажмите на значок поиска в правом верхнем углу (или Ctrl+F в панели функций) и введите «простой» — программа покажет и журнал, и команду создания документа. Это самый быстрый способ, когда структура меню в вашей базе изменена настройкой интерфейса.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» и проверьте наличие журнала «Простои, отстранения от работы».
2. 2
   Если журнала нет, откройте «Зарплата → Все начисления» и нажмите «Создать».
3. 3
   Если в списке создания документа нет — используйте поиск функций по слову «простой».
4. 4
   Если и поиск не находит — переходите к проверке настроек функциональности (следующий раздел).

Что делать, если документа «Простой» нет в списке

Отсутствие документа почти всегда означает выключенную функциональность. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты (в некоторых релизах: Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения либо ссылка «Настройка состава начислений и удержаний»). Перейдите на закладку Отсутствия (или «Расчёт зарплаты» в зависимости от релиза) и установите флаг Простои, отстранения от работы. После записи настроек журнал и вид документа появятся в интерфейсе без перезапуска программы.

Дополнительно там же можно включить детальные варианты: учёт простоев по видам (по вине работодателя, по независящим причинам, по вине работника) и возможность регистрации внутрисменного простоя. Внутрисменный простой нужен, когда сотрудник отработал часть дня, а часть — простаивал: тогда в табеле будут смешанные часы, и для этого требуется отдельный флаг «Внутрисменные простои».

Если настройка включена, а документ всё равно не виден, проверьте права пользователя. У роли «Кадровик» без расчётных прав документ может быть недоступен. Проверьте также, не ограничен ли интерфейс настройкой «Настройка навигации» — журнал мог быть просто убран из команд панели, при этом сам документ доступен через «Все начисления».

Как оформить простой: заполнение документа

Создайте документ «Простой, отстранение от работы» и заполните ключевые поля. В шапке укажите месяц (месяц начисления), организацию и дату документа. Затем выберите вид простоя: целодневный или внутрисменный — от этого зависит, указываются даты периода или конкретные часы в конкретном дне.

Далее укажите причину простоя — именно она определяет порядок оплаты. Программа предложит варианты: простой по независящим от работодателя и работника причинам (оплачивается не менее 2/3 тарифной ставки/оклада), простой по вине работодателя (не менее 2/3 среднего заработка), простой по вине работника (не оплачивается). Выбор причины автоматически подставит соответствующий вид расчёта.

В табличной части добавьте сотрудников — можно одного, можно списком, если простой затронул целое подразделение. Для каждого сотрудника укажите период простоя. Если простой внутрисменный, укажите дату и количество часов простоя. После заполнения нажмите «Провести» — начисление рассчитается автоматически либо при проведении, либо кнопкой «Рассчитать» в зависимости от настроек.

Как простой отражается в табеле и зарплате

После проведения документа время простоя вытесняет рабочее время по графику сотрудника. В отчёте «Табель учёта рабочего времени» (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель Т-13) дни простоя будут показаны условными обозначениями: РП — простой по вине работодателя, НП — по независящим причинам, ВП — по вине работника. Это удобный способ визуально проверить, что документ «лёг» на нужные даты.

В расчётном листке сотрудника оплата простоя появится отдельной строкой с соответствующим видом начисления — «Оплата простоя по вине работодателя», «Оплата простоя по независящим от работодателя причинам» и т.д. Если вы оформили простой уже после расчёта зарплаты за месяц, потребуется пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов» — иначе сотруднику останется начислен полный оклад за дни простоя.

Контрольные точки

Как проверить, что простой учтён правильно

Табель Т-13 за месяц простоя

Норма

Дни простоя отмечены кодами РП, НП или ВП, рабочее время уменьшено

Тревожный признак

Дни простоя показаны как обычные рабочие (Я) — документ не проведён или период указан неверно

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть отдельная строка оплаты простоя, окладная часть уменьшена пропорционально

Тревожный признак

Оплаты простоя нет или оклад начислен полностью — нужен пересчёт зарплаты

Начисление зарплаты и взносов

Норма

Сумма оплаты простоя соответствует выбранной причине (2/3 среднего заработка или 2/3 оклада)

Тревожный признак

Сумма равна полному окладу — проверьте причину простоя в документе

Внутрисменный простой и простой части сотрудников

Внутрисменный простой оформляется тем же документом, но с переключателем «Внутрисменный простой» — тогда вместо периода указывается дата и количество часов. Условие: в настройках расчёта зарплаты должен быть включён соответствующий флаг, а в графике сотрудника должно быть предусмотрено почасовое (или суммированное) рабочее время, иначе программа не сможет корректно вытеснить часы.

Если простаивает не весь коллектив, а часть сотрудников подразделения, добавляйте в документ только их — массового документа по подразделению в типовой ЗУП нет, но список сотрудников можно подобрать через кнопку «Подбор» с отбором по подразделению. Для разных причин простоя (например, одни простаивают по вине работодателя, другие — по независящим причинам) создавайте отдельные документы: причина указывается в шапке и применяется ко всем сотрудникам документа.

Типичные ошибки при оформлении простоя

Самая частая ошибка — оформление простоя «задним числом» после расчёта и выплаты зарплаты. В этом случае в базе остаётся излишне начисленный оклад, а перерасчёт придётся делать в следующем периоде, что влияет на НДФЛ и взносы. Оформляйте документ до расчёта зарплаты за соответствующий месяц.

Вторая ошибка — неверный выбор причины простоя. Разница между «по вине работодателя» и «по независящим причинам» принципиальна: в первом случае платится 2/3 среднего заработка (как правило, больше), во втором — 2/3 оклада без учёта премий. Ошибка в причине приведёт к занижению или завышению выплат и претензиям при проверке.

Третья ошибка — попытка оформить простой документом «Отсутствие с сохранением оплаты» или через «Отпуск без сохранения оплаты». Это искажает и табель, и расчёт: у простоя свои коды в табеле и свой порядок оплаты, которые другие документы не воспроизводят.

Проверка результата и отчёты

Итоговый контроль выполняйте по трём точкам: табель Т-13 (правильные коды и количество часов), расчётный листок (отдельная строка оплаты простоя и уменьшенная окладная часть) и свод начислений (Зарплата → Отчёты по зарплате → Свод начисленной зарплаты), где оплата простоя видна по организации в целом. Для анализа по подразделениям удобен отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Если простой длительный и переходит на следующий месяц, документ оформляется в пределах одного месяца начисления — на каждый месяц создаётся свой документ. Это важно для корректного расчёта среднего заработка, который определяется на дату начала каждого периода оплаты.

Частые вопросы

Почему в списке «Все начисления» нет документа «Простой»?

Почти наверняка выключена функциональность. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка настройки состава начислений → закладка с отсутствиями и установите флаг «Простои, отстранения от работы». Если флаг включён, а документа нет — проверьте права пользователя и настройку видимости команд интерфейса.

Можно ли оформить простой сразу на несколько месяцев одним документом?

Нет, документ привязан к одному месяцу начисления. На каждый месяц простоя создаётся отдельный документ — это обеспечивает корректный расчёт среднего заработка и правильное отражение в учёте НДФЛ и взносов.

Чем отличается оплата «по вине работодателя» от «по независящим причинам»?

По вине работодателя оплачивается не менее 2/3 среднего заработка, который включает премии и доплаты. По независящим причинам — не менее 2/3 оклада или тарифной ставки без учёта стимулирующих выплат. Первый вариант для сотрудника обычно выгоднее.

Как оформить простой на несколько часов в течение дня?

Включите в настройках расчёта зарплаты учёт внутрисменных простоев, затем в документе выберите вид «Внутрисменный простой» и укажите дату и количество часов. В табеле такой день отразится смешанными обозначениями — рабочие часы и часы простоя.

Что делать, если простой оформили после расчёта и выплаты зарплаты?

Проведите документ простоя, затем пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц — программа сторнирует излишне начисленный оклад и доначислит оплату простоя. Учтите, что перерасчёт повлияет на НДФЛ и взносы, поэтому потребуется корректировка отчётности.

Виден ли простой в отчётах для проверяющих?

Да. Дни простоя с кодами РП, НП, ВП отражаются в табеле Т-13, оплата простоя — отдельной строкой в расчётном листке и в сводных отчётах по зарплате. Этого достаточно для подтверждения правильности оформления при проверке.