Простой по вине работодателя: как оформить и оплатить в 1С ЗУП

Простой по вине работодателя — это период, когда сотрудник готов работать, но организация не может предоставить ему работу: оборудование сломалось, нет заказов, не подвезли материалы. По статье 157 ТК РФ такое время оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка сотрудника. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный механизм, который автоматически рассчитает сумму и отразит отсутствия в табеле.

Главная задача расчётчика — правильно оформить документ простоя, чтобы программа корректно посчитала оплату, отразила время в табеле кодом «РП» и учла период при расчёте среднего заработка в дальнейшем. Ошибка на любом из этих этапов приводит к неверным суммам, претензиям сотрудников и замечаниям при проверках.

Ниже разобрано, какой документ использовать, как настроить вид начисления, как проверить расчёт и какие типичные ошибки допускают при оформлении простоя в ЗУП 3.1.

Что считается простоем по вине работодателя и как он оплачивается

По статье 72.2 ТК РФ простой — это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Если причина связана с действиями или бездействием работодателя (не закуплено сырьё, не проведён ремонт оборудования, отсутствуют заказы), простой признаётся произошедшим по его вине.

Оплата такого периода установлена статьёй 157 ТК РФ: не менее 2/3 среднего заработка сотрудника. Это принципиальное отличие от простоя по независящим причинам, который оплачивается как 2/3 оклада (тарифной ставки), и от простоя по вине работника, который не оплачивается вовсе. Локальным актом или трудовым договором работодатель вправе установить и более высокую оплату.

Средний заработок для оплаты простоя рассчитывается по общим правилам статьи 139 ТК РФ: из расчётного периода в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала простоя. В ЗУП этот расчёт выполняется автоматически, если база для среднего заработка сформирована корректно.

Подготовка: настройки и вид начисления

Перед оформлением первого простоя убедитесь, что в программе включён нужный функционал. В разделе «Настройка — Расчёт зарплаты» должна быть доступна работа с документами отсутствий. В типовой поставке ЗУП 3.1 вид начисления для оплаты простоя по вине работодателя уже создан: он называется «Простой по вине работодателя» и имеет формулу, рассчитывающую 2/3 среднего заработка пропорционально времени простоя.

Откройте вид начисления через «Настройка — Начисления» и проверьте ключевые параметры: назначение начисления — «Простой по вине работодателя», начисление выполняется по документу «Простой, отсутствие», в формуле используется средний заработок с коэффициентом 2/3. На вкладке «Учёт времени» должен быть указан вид времени «Простой по вине работодателя» — именно он обеспечивает код «РП» в табеле.

Если в вашей организации простой оплачивается в повышенном размере (например, 100% среднего заработка по коллективному договору), создайте копию типового начисления и измените коэффициент в формуле. Не редактируйте типовой вид напрямую: при обновлении конфигурации изменения могут быть потеряны.

Оформление документа простоя

В ЗУП 3.1 простой регистрируется документом «Простой, отсутствие», который находится в разделе «Зарплата — Все отсутствия» (в некоторых релизах — «Кадры — Все отсутствия сотрудников» или журнал «Простои, отсутствия»). Создайте новый документ и заполните его по шагам.

В поле «Вид отсутствия» выберите «Простой по вине работодателя». Укажите период простоя — дату начала и окончания. Если простой длится неполный рабочий день (например, несколько часов), установите признак «Простой в течение части смены» и укажите часы. Добавьте сотрудников: документ позволяет оформить простой сразу на список работников, что удобно при остановке целого цеха.

Поле для указания причины и даты приказа заполните по данным распорядительного документа организации — приказа о простое. Эти сведения не влияют на расчёт, но важны для кадрового учёта и возможных проверок. После проведения документа время простоя вытеснит плановое рабочее время по графику сотрудника.

1. 1
   Оформите приказ о простое в организации и зафиксируйте его дату и причину
2. 2
   В ЗУП откройте «Зарплата — Все отсутствия» и создайте документ «Простой, отсутствие»
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Простой по вине работодателя», укажите период и сотрудников
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что время простоя вытеснило рабочее время по графику
5. 5
   Сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц — оплата простоя рассчитается автоматически
6. 6
   Проверьте табель: дни простоя должны быть отмечены кодом «РП»

Как программа рассчитывает оплату простоя

Непосредственно сумма оплаты начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» при расчёте за месяц, в котором был простой. Программа берёт среднедневной (или среднечасовой при суммированном учёте) заработок сотрудника, умножает его на 2/3 и на количество рабочих дней (часов) простоя по графику сотрудника.

Чтобы увидеть детали расчёта, в документе начисления зарплаты выделите строку с оплатой простоя и нажмите кнопку «Показать подробности расчёта» или откройте по сотруднику отчёт «Расчётный листок». Там видны: средний заработок, отработанная база, количество оплачиваемых дней простоя и итоговая сумма. Сверьте средний заработок с данными за 12 предыдущих месяцев — при расхождениях ищите проблему в учтённых начислениях.

Если простой пришёлся на неполный месяц, остальные дни оплачиваются в обычном порядке: оклад рассчитывается пропорционально отработанному времени, а дни простоя из нормы исключаются. Программа делает это автоматически за счёт вытеснения времени.

Частая ситуация: простой оформлен, а в расчёте зарплаты сумма не появляется. Чаще всего причина в том, что документ «Простой, отсутствие» проведён после расчёта зарплаты. Пересчитайте сотрудника в документе начисления — строка с оплатой простоя добавится автоматически.

Отражение в табеле и отчётах

После проведения документа простоя сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате»). Дни простоя по вине работодателя должны отображаться буквенным кодом «РП» или числовым кодом «31». Если вместо этого видны обычные рабочие дни, значит, документ не проведён или в нём выбран неверный вид отсутствия.

В расчётном листке оплата простоя показывается отдельной строкой с указанием оплаченных дней или часов. Это важно для прозрачности: сотрудник должен видеть, что период простоя оплачен, и в каком размере. При увольнении сотрудника или расчёте отпускных суммы и дни простоя по вине работодателя учитываются в среднем заработке особым образом — время простоя и начисленные за него суммы исключаются из расчёта среднего согласно постановлению Правительства № 922.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

Дни простоя отмечены кодом «РП» (31)

Тревожный признак

Стоят рабочие дни или код «НН» — проверьте вид отсутствия в документе

Расчётный листок

Норма

Отдельная строка «Простой по вине работодателя» с днями и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна полному окладу — простой не зарегистрирован

Средний заработок

Норма

Средний совпадает с расчётом по данным за 12 месяцев

Тревожный признак

Средний равен нулю или занижен — проверьте базу среднего заработка

Особые ситуации и ограничения

Простой в течение части смены

Если работа остановлена на несколько часов, в документе установите флаг «Простой в течение части смены» и укажите количество часов. Оплата будет рассчитана пропорционально часам от среднечасового заработка. В табеле такой день отразится с дробным значением: часть часов рабочих, часть — по коду «РП».

Совместители и сотрудники на суммированном учёте

Для совместителей простой оформляется отдельным документом по каждому месту работы — оплата считается по среднему заработку конкретного договора. При суммированном учёте рабочего времени оплата идёт по среднечасовому заработку за часы простоя по графику. Убедитесь, что в настройках графика сотрудника корректно указан тип учёта времени.

Простой во время болезни или отпуска

Если сотрудник заболел до начала простоя, пособие по нетрудоспособности выплачивается в обычном порядке, но не может превышать размер оплаты простоя. Если болезнь началась уже в период простоя, дни простоя оплачиваются как простой, а пособие за этот период не назначается. В ЗУП не оформляйте документ простоя на период, уже закрытый больничным или отпуском, — программа не даст корректно провести пересекающиеся отсутствия.

Типичные ошибки при оформлении простоя

Самая распространённая ошибка — выбор неверного вида отсутствия. Если вместо «Простой по вине работодателя» выбрать «Простой по независящим причинам», сотрудник получит 2/3 оклада вместо 2/3 среднего заработка, что при премиях и надбавках обычно меньше. Это прямое нарушение прав работника и риск доначислений при проверке.

Вторая группа ошибок связана с отсутствием приказа о простое. Документ в ЗУП регистрирует факт для расчёта, но юридическим основанием служит приказ работодателя. Без него при споре сотрудник может оспорить квалификацию периода как простоя и потребовать полную оплату.

Третья типичная проблема — незакрытый простой. Если документ оформлен с датой окончания, но фактически сотрудники вышли на работу раньше, или наоборот, простой продлён, а документ не скорректирован, табель и расчёт не совпадут с реальностью. Корректируйте период в документе до расчёта зарплаты за месяц.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оплатить простой по вине работодателя в размере 100% среднего заработка?

Да, законодательство устанавливает лишь минимум — 2/3 среднего заработка. Если коллективным или трудовым договором предусмотрена большая оплата, создайте в ЗУП копию типового начисления и измените коэффициент в формуле на нужный. Назначьте этот вид начисления в документе простоя вместо типового.

Как оформить простой сразу для всего подразделения?

Документ «Простой, отсутствие» поддерживает списочное оформление: добавьте сотрудников подбором из подразделения в табличную часть. Период и вид простоя будут общими для всех. Если для части сотрудников условия отличаются (например, другой период), оформите на них отдельный документ.

Учитывается ли оплата простоя при расчёте отпускных?

Нет. Время простоя по вине работодателя и суммы, начисленные за этот период, исключаются из расчёта среднего заработка для отпускных и командировок согласно положению об особенностях расчёта средней заработной платы. ЗУП делает это автоматически — проверить можно в деталях расчёта среднего в документе отпуска.

Что делать, если в расчёте зарплаты нет строки оплаты простоя?

Проверьте три момента: проведён ли документ «Простой, отсутствие», попадает ли период простоя в расчётный месяц и не рассчитан ли сотрудник до проведения документа простоя. В последнем случае откройте «Начисление зарплаты и взносов», обновите расчёт сотрудника — строка с оплатой простоя добавится автоматически.

Каким кодом отражается простой по вине работодателя в табеле?

Буквенным кодом «РП» или числовым «31». Если в табеле вместо этого стоят рабочие дни или другой код, проверьте вид отсутствия в документе простоя и настройку учёта времени в виде начисления.