Пособие на погребение умершему сотруднику: как провести в 1С

Когда сотрудник умирает, работодатель или Социальный фонд России может выплатить пособие на погребение тому, кто взял на себя расходы, — обычно родственнику умершего. Для бухгалтера или расчётчика это нестандартная операция: получатель не является работником, деньги не облагаются НДФЛ и взносами, а типовых документов «из коробки» под эту выплату в 1С нет. Ошибки здесь приводят к лишним налогам, искажённой отчётности и претензиям со стороны фонда.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) пособие на погребение оформляется через пользовательский вид начисления с особыми настройками налогообложения, а выплата — через ведомость на несотрудника. В 1С:Бухгалтерии операцию обычно проводят вручную через операцию или документ начисления зарплаты с ручной корректировкой. Ниже — конкретный порядок действий, настройки и контрольные точки.

Важное уточнение: пособие на погребение застрахованного работника выплачивает СФР (ранее ФСС), но работодатель может принять заявление и документы от родственников и передать их в фонд, либо выплатить пособие сам с последующим возмещением — порядок зависит от текущего механизма прямых выплат. Размер пособия индексируется, поэтому актуальную сумму нужно сверять с действующим законодательством на дату смерти.

Какие документы нужны до ввода данных в 1С

Прежде чем что-либо проводить в программе, соберите документы. Основание для выплаты — заявление лица, оплатившего похороны, и справка о смерти по форме, выдаваемой органом ЗАГС (именно справка, а не только свидетельство о смерти). Дополнительно обычно запрашивают копию паспорта получателя и реквизиты для перечисления денег.

Если пособие выплачивает организация с последующим зачётом или возмещением через СФР, потребуется также пакет документов для фонда. Срок обращения за пособием ограничен — обратиться нужно в течение нескольких месяцев со дня смерти, поэтому не откладывайте оформление.

Параллельно проверьте кадровую сторону: на умершего сотрудника оформляется прекращение трудового договора по соответствующему основанию (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) приказом от даты смерти. Это важно сделать до расчёта, чтобы программа корректно закрыла обязательства по сотруднику и не тянула его в текущие начисления.

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

Типового начисления «Пособие на погребение» в ЗУП нет, поэтому его создают вручную. Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» и создайте новый элемент. Назначение начисления можно указать как «Прочие начисления и выплаты» либо выбрать ближайший по смыслу вариант — главное правильно заполнить вкладки налогов и учёта.

Ключевые настройки: на вкладке «Налоги, взносы, учёт» для НДФЛ установите «Не облагается», для страховых взносов — «Не облагается» (доходы, не являющиеся объектом обложения). В поле отражения в учёте укажите способ отражения, который формирует проводку на счёт 69.01 (расчёты с СФР) либо на счёт расчётов с прочими дебиторами — в зависимости от того, возмещает фонд расходы или организация выплачивает пособие самостоятельно без возмещения.

Если пособие выплачивается за счёт средств организации без возмещения (например, это предусмотрено коллективным договором как дополнительная материальная помощь сверх государственного пособия), настройки будут другими: такая выплата может облагаться взносами и НДФЛ по общим правилам с учётом необлагаемого лимита для материальной помощи. Не смешивайте два вида выплат в одном начислении.

Как начислить пособие: пошаговый порядок

Начисление удобнее всего ввести документом «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления») или, если документ недоступен в вашей настройке функциональности, документом «Премия» с ручным вводом суммы. В документе выбирается сотрудник (умерший), созданный вид начисления и сумма пособия.

Есть нюанс: документально получателем является родственник, а не умерший сотрудник. В ЗУП сумма всё равно начисляется на сотрудника, а вот выплату оформляют с указанием фактического получателя. В некоторых конфигурациях и релизах применяют альтернативный подход — начисление вообще не вводят в подсистеме зарплаты, а отражают операцию только в бухгалтерском учёте. Оба варианта рабочие, но первый удобнее для кадровой аналитики.

1. 1
   Оформите прекращение трудового договора с умершим сотрудником (Кадры → Увольнения) датой смерти
2. 2
   Создайте вид начисления «Пособие на погребение» с настройкой «не облагается НДФЛ и взносами»
3. 3
   Введите документ «Разовое начисление» на сумму пособия от имени умершего сотрудника
4. 4
   Проверьте, что в документе отсутствуют НДФЛ и взносы
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату с указанием фактического получателя
6. 6
   Отразите операцию в бухучёте и проверьте проводки

Выплата пособия родственнику

Выплата оформляется документом «Ведомость» (в банк, в кассу или через раздатчика) по созданному разовому начислению. Если получатель не является сотрудником организации, деньги можно выдать через кассу по расходному кассовому ордеру на имя получателя либо перечислить на его банковский счёт по реквизитам из заявления.

В 1С:Бухгалтерии, если зарплатный участок ведётся там, выплату родственнику оформляют через «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции на прочие выплаты физическим лицам, контрагентом выступает физическое лицо-получатель. Счёт расчётов — 76 (расчёты с разными дебиторами и кредиторами) либо 73, в зависимости от принятой в учётной политике схемы.

Обязательно сохраните платёжный документ вместе с заявлением и справкой о смерти — этот комплект подтверждает правомерность выплаты при проверке СФР или налоговой.

Проводки и отражение в бухгалтерском учёте

Типовая схема при возмещаемом СФР пособии: начисление — Дт 69.01 Кт 76 (или 73), выплата — Дт 76 (73) Кт 51, 50. Если организация выплачивает пособие за свой счёт без возмещения, дебетом будет счёт затрат (91.2 как прочие расходы, поскольку выплата не связана с трудовыми обязанностями) — уточните схему с главным бухгалтером, так как учётная политика организаций различается.

В ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» за месяц начисления. Проверьте, что разовое начисление попало в этот документ с правильным способом отражения. Если способ отражения в виде начисления не заполнен, программа подставит способ по умолчанию для сотрудника — и пособие уйдёт на счёт затрат вместо расчётов с фондом.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ и взносы в документе начисления

Норма

Суммы налога и взносов равны нулю

Тревожный признак

Программа рассчитала НДФЛ или взносы — неверные настройки вида начисления

Проводка по начислению

Норма

Дт 69.01 (или 91.2) Кт 76/73

Тревожный признак

Проводка Дт 20/26/44 Кт 70 — пособие попало в зарплату сотрудника

Отчётность

Норма

Сумма не попадает в 6-НДФЛ и базу РСВ

Тревожный признак

Пособие видно в облагаемой базе отчётов — нужна корректировка

Комплект документов

Норма

Заявление, справка о смерти, платёжный документ на получателя

Тревожный признак

Выплата оформлена на умершего без документов от получателя

Отражение в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1

Государственное пособие на погребение не облагается НДФЛ, поэтому в расчёт 6-НДФЛ оно не включается. Если вы корректно настроили вид начисления, сумма не попадёт в отчёт автоматически. Проверить это можно, сформировав 6-НДФЛ за период и убедившись, что выплата не увеличила облагаемый доход.

В расчёте по страховым взносам пособие также не отражается, поскольку не является объектом обложения. В персонифицированные сведения и ЕФС-1 сумма не включается — она не относится к выплатам застрахованному лицу в рамках трудовых отношений как вознаграждение за труд.

Если же организация выплачивает дополнительную сумму сверх государственного пособия по коллективному договору, эта часть отражается по правилам материальной помощи: взносами облагается сверх необлагаемого лимита, НДФЛ — тоже с учётом лимита. Разделяйте эти выплаты разными видами начислений, чтобы отчётность формировалась корректно.

Особые сценарии и ограничения

Пособие при смерти бывшего сотрудника

Если человек уволился, а затем умер, обязанности работодателя по выплате пособия, как правило, нет — застрахованное лицо на момент смерти уже не состояло в трудовых отношениях. Пособие в таких случаях выплачивается через другие инстанции (пенсионные органы, органы соцзащиты) в зависимости от статуса умершего. Не проводите такую выплату через зарплатную подсистему без отдельного правового основания.

Доплата от организации сверх государственного пособия

Многие компании по коллективному договору доплачивают родственникам сумму сверх государственного пособия. В 1С это оформляется отдельным видом начисления «Материальная помощь» с соответствующими настройками НДФЛ и взносов. Получатель — то же физическое лицо, но выплата уже проходит по правилам облагаемых доходов с учётом необлагаемых лимитов.

Работа в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии, пособие проще отразить ручной операцией: «Операции, введённые вручную» с проводками начисления и затем документом выплаты. Это быстрее, чем создавать начисление в зарплатном блоке, и не искажает зарплатную отчётность. Минус — операция не попадёт в расчётные листки и зарплатную аналитику, что для разовой выплаты несотруднику обычно не критично.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и страховыми взносами?

Государственное пособие на погребение, выплачиваемое за счёт средств СФР, полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. А вот дополнительная выплата от работодателя сверх государственного пособия облагается по правилам материальной помощи — с учётом необлагаемых лимитов.

Кому именно выплачивается пособие, если похороны оплатил не родственник?

Пособие выплачивается любому лицу, которое фактически взяло на себя расходы на погребение, — родственные связи не обязательны. Главное — заявление этого лица и справка о смерти из ЗАГС.

Что делать, если пособие уже провели как обычную премию?

Сторнируйте ошибочное начисление документом «Сторнирование начислений» или отменой проведения документа, затем введите правильное разовое начисление с необлагаемым видом. Если отчётный период уже сдан, подготовьте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ.

Нужно ли заводить родственника как сотрудника в 1С для выплаты?

Нет. Начисление оформляется на умершего сотрудника, а выплата — через ведомость или кассовый документ с указанием фактического получателя. В 1С:Бухгалтерии получатель оформляется как физическое лицо-контрагент без трудовых отношений.

Попадёт ли пособие в расчёт среднего заработка или отпускных?

Нет, если вид начисления настроен корректно: пособие не является оплатой труда и не должно участвовать в расчёте среднего заработка. Проверьте, что в настройках начисления не стоит включение в базу среднего заработка.

Как подтвердить расходы перед СФР при возмещении?

Сохраните заявление получателя, справку о смерти из ЗАГС, платёжный документ о выплате и при необходимости документы, подтверждающие расходы на похороны. Этот комплект фонд запрашивает при проверке обоснованности расходов.