Почему в 1С не удерживается НДФЛ при больничном

НДФЛ не удерживается с больничного в 1С:ЗУП, когда в документе «Больничный лист» не выбран вид дохода для налогообложения, сотрудник принят как нерезидент или для него заведено освобождение от налога. Программа при этом не выдаёт ошибок: пособие начислено, проводки сформированы, а нулевой налог обнаруживается только при формировании 6-НДФЛ или сверке с СФР. Чтобы найти причину, проверьте вид начисления, статус налогоплательщика в карточке сотрудника и регистр учёта доходов.

Причины почти всегда однотипные: неверная дата получения дохода, отключённое обложение НДФЛ у вида расчёта, особенности межрасчётной выплаты или некорректные вычеты. Ниже — системная диагностика: где искать проблему, как её исправить и как проверить результат до сдачи отчётности.

Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика применима и к 1С:Бухгалтерии 8 с расчётом зарплаты — различия по ходу изложения отмечены отдельно.

Как 1С вообще считает НДФЛ с больничного

Пособие по временной нетрудоспособности — облагаемый НДФЛ доход. Исключение составляют лишь отдельные виды пособий (например, пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается). Программа рассчитывает налог в момент начисления пособия, если у вида расчёта корректно указан код дохода и дата фактического получения дохода определяется правильно.

Для больничных датой получения дохода считается день выплаты пособия, а не последний день месяца начисления. Это принципиально отличает больничный от зарплаты: налог удерживается при выплате, и срок перечисления привязан к дате выплаты. Если в документе выплаты больничный не «подтянулся», НДФЛ удержан не будет.

Причина 1. У вида расчёта не настроено обложение НДФЛ

Самая частая причина — в карточке вида расчёта «Оплата больничного листа» на вкладке «Налоги, взносы, учёт» не указан код дохода НДФЛ или указан неверный. Это случается после создания собственного вида расчёта копированием, обновления конфигурации с перезаписью настроек или ручного «починки» начисления.

Откройте раздел «Настройка → Начисления», найдите вид расчёта для больничного (обычно их два: за счёт работодателя и за счёт ФСС/СФР) и проверьте поле «НДФЛ». Для оплаты больничного должен быть выбран код дохода 2300 («Пособие по временной нетрудоспособности»). Если поле пустое или выбрано «Не облагается», налог рассчитываться не будет.

Обратите внимание: для пособия по беременности и родам код дохода не указывается, потому что это пособие освобождено от НДФЛ. Если сотрудница оформила именно такой больничный, отсутствие налога — не ошибка, а норма.

Причина 2. Документ больничного проведён без выплаты

В 1С:ЗУП у документа «Больничный лист» есть поле «Выплата». Если выбран вариант «С зарплатой», то НДФЛ будет удержан только при проведении ведомости на выплату зарплаты за месяц. До этого момента налог рассчитан, но не удержан — и это нормальное поведение программы.

Если выбран «Межрасчётный» вариант («В межрасчётный период»), программа ожидает, что выплата пройдёт отдельной ведомостью сразу после начисления. Если ведомость не создали или создали с другой датой, налог «зависает»: в документе он рассчитан, а в учёте удержания его нет.

Третий вариант — «Начислить и выплатить» непосредственно из документа. Тогда программа предложит сформировать ведомость по кнопке «Выплатить». Если кнопку проигнорировали, удержание снова не состоится.

1. 1
   Откройте документ «Больничный лист» и посмотрите поле «Выплата» и «Дата выплаты»
2. 2
   Проверьте, что сумма НДФЛ рассчитана на вкладке «Начислено (подробно)» или «НДФЛ»
3. 3
   Сформируйте ведомость на выплату с датой, совпадающей с датой выплаты в больничном
4. 4
   Проверьте, что в ведомости колонка «НДФЛ к перечислению» заполнена
5. 5
   Перепроведите документы и сформируйте отчёт «Расчётный листок» для контроля

Причина 3. Неверная дата получения дохода и разрыв периодов

Если дата выплаты в больничном и дата ведомости различаются, программа может зарегистрировать доход и налог в разных периодах. Внешне это выглядит так, будто НДФЛ «не удерживается»: в расчётном листке налог есть, а в отчёте по удержанному НДФЛ его нет.

Проверьте, что дата в документе «Больничный лист» (поле «Дата выплаты») совпадает с датой ведомости. Особенно внимательно — при выплатах на стыке месяцев и кварталов: например, больничный начислен 30-го числа, а выплачен 2-го числа следующего месяца. Дата получения дохода — день выплаты, и именно она должна стоять в обоих документах.

Для диагностики используйте отчёты «Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или универсальный отчёт по регистру «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ». Там видно, в каком периоде налог исчислен и удержан ли он.

Причина 4. Вычеты и особенности сотрудника

Иногда НДФЛ с больничного равен нулю из-за вычетов. Если сотруднику предоставлены стандартные вычеты на детей и его доход с начала года небольшой (или больничный — первое начисление в году), вычеты могут полностью перекрыть налоговую базу. Тогда программа корректно посчитает НДФЛ равным нулю.

Проверьте регистр «Стандартные вычеты по НДФЛ» и документ «Заявление на вычеты». Если вычетов быть не должно, а они применяются, — удалите лишнее заявление и пересчитайте налог через документ «Больничный лист» (кнопка «Пересчитать» или перепроведение).

Обратная ситуация: вычет применён дважды — и в больничном, и в зарплате. Это уже ошибка в пользу сотрудника, которая вылезет при годовой сверке. Контролируйте суммарный применённый вычет за месяц по отчёту «Анализ НДФЛ по месяцам».

Причина 5. Пилотный проект и пособия за счёт СФР

В регионах прямых выплат (а сейчас это вся страна) работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности, остальное платит СФР напрямую сотруднику. Соответственно, работодатель удерживает НДФЛ только со своей части — с суммы за первые три дня. Если вы ждёте налог со всей суммы пособия, а в документе фигурирует только часть работодателя, картина выглядит как «неполное удержание».

СФР как налоговый агент удерживает НДФЛ со своей части пособия самостоятельно. Работодателю эти суммы в учёте отражать не нужно. Проверьте в документе «Больничный лист» разбивку: «за счёт работодателя» и «за счёт ФСС» — налог в 1С рассчитывается только с первой части.

Как исправить уже проведённый больничный

Если причина найдена в настройке вида расчёта, исправьте код дохода, затем откройте документ «Больничный лист» и перепроведите его — программа пересчитает НДФЛ. Если документов много, используйте сервис «Зарплата → Сервис → Пересчёт НДФЛ» или групповое перепроведение.

Если проблема в выплате, создайте ведомость нужной датой и заполните её автоматически. Не редактируйте суммы вручную — ручные строки ломают связь с регистрами, и дальнейшие автоматические проверки перестанут работать.

После исправлений обязательно сверьтесь: сформируйте «Расчётный листок» сотрудника, отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» и проверьте, что исчисленный, удержанный и перечисленный налог сходятся. Только после этого формируйте 6-НДФЛ.

Особенности 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии механика проще: НДФЛ по больничному рассчитывается в самом документе «Больничный лист» и удерживается документом выплаты зарплаты или отдельной ведомостью. Если налог не считается, проверьте в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты» корректность видов начислений и кодов дохода.

Также убедитесь, что в параметрах учёта не отключён расчёт НДФЛ как налогового агента и что сотрудник не оформлен как самозанятый или подрядчик по ГПХ — для таких лиц пособия и налог учитываются иначе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника за месяц

Норма

Начислено пособие, НДФЛ удержан, сумма к выплате уменьшена на налог

Тревожный признак

НДФЛ равен нулю при облагаемом пособии

Отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»

Норма

Доход и удержанный налог стоят в периоде выплаты

Тревожный признак

Налог висит в другом периоде или отсутствует

Раздел 2 формы 6-НДФЛ

Норма

Больничный отражён с датой выплаты и сроком перечисления

Тревожный признак

Сумма не попадает в расчёт либо дублируется

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с больничного по беременности и родам?

Нет. Пособие по беременности и родам освобождено от НДФЛ, поэтому у соответствующего вида расчёта код дохода не указывается, и налог не рассчитывается. Если программа не удержала налог именно с такого больничного — это корректное поведение.

Больничный начислен, а НДФЛ появится только при выплате — это нормально?

Да. Исчисление налога происходит при начислении, а удержание — при фактической выплате пособия через ведомость. До момента выплаты удержанного НДФЛ в учёте не будет, и это соответствует порядку исчисления налога.

Почему НДФЛ удержан только с части суммы больничного?

При прямых выплатах работодатель платит только первые три дня нетрудоспособности и удерживает налог лишь с этой части. Остальную сумму выплачивает СФР, который сам выступает налоговым агентом и удерживает свой НДФЛ.

Исправил код дохода, а налог в старом документе не появился. Что делать?

Настройки вида расчёта не пересчитывают уже проведённые документы автоматически. Откройте нужный «Больничный лист» и перепроведите его — налог пересчитается. При большом количестве документов используйте групповое перепроведение или сервис пересчёта НДФЛ.

Вычеты на детей обнулили НДФЛ с больничного — это ошибка?

Не обязательно. Если вычеты за месяц превышают сумму облагаемого дохода, налог законно равен нулю. Проверьте, что вычеты применены за месяц только один раз — и в больничном, и в зарплате суммарно, — по отчёту анализа НДФЛ.

Можно ли исправить НДФЛ ручной корректировкой регистров?

Технически возможно через документ «Перенос данных» или операцию учёта НДФЛ, но делать это стоит только при полном понимании структуры регистров и после создания резервной копии. В большинстве случаев достаточно исправить настройку и перепровести документы — это безопаснее и сохраняет связность учёта.