Другое · 8 мин
Отпуск с последующим увольнением: как рассчитать в 1С
Как рассчитать отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП: документы, компенсация, выплаты, проверка расчёта. Пошаговая инструкция с типичными ошибками.
Отпуск с последующим увольнением — ситуация, когда сотрудник перед расторжением договора использует остаток отпуска, а днём увольнения считается последний день отпуска. В 1С:ЗУП этот случай оформляется одним документом «Увольнение» с включённым признаком предоставления отпуска, но требует внимательной проверки дат, среднего заработка и сроков выплат.
Главная особенность: расчёт отпускных и окончательный расчёт при увольнении выполняются в разные сроки. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, а зарплату, компенсации и трудовую книжку — в последний рабочий день перед отпуском. Программа это учитывает, но только при корректно заполненном документе.
Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом, типовые ошибки кадровиков и способы проверить результат до выплаты денег.
Условия предоставления отпуска перед увольнением
Отпуск с последующим увольнением предоставляется по письменному заявлению сотрудника и только с согласия работодателя — это право, а не обязанность организации. Исключение: если увольнение происходит по инициативе работодателя за виновные действия, отпуск предоставить нельзя, выплачивается только денежная компенсация.
Перед оформлением в программе проверьте остаток отпуска: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков»). Если остатка нет или он меньше запрошенного периода, лишние дни оформляются как отпуск без сохранения заработной платы либо увольнение переносится.
Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Основной документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Укажите сотрудника, дату документа и основание увольнения (обычно пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — по инициативе работника).
Ключевой шаг — установить флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением» (в разных релизах формулировка может отличаться: «Предоставить основной отпуск»). После этого появятся поля периода отпуска: дата начала и количество календарных дней. Дата увольнения подставится автоматически как последний день отпуска.
- 1Проверьте остаток отпуска сотрудника через отчёт «Остатки отпусков»
- 2Создайте документ «Увольнение» и заполните сотрудника и основание
- 3Установите флажок предоставления отпуска, укажите дату начала и число дней
- 4Проверьте автоматически рассчитанные отпускные, зарплату и НДФЛ на вкладках документа
- 5Проведите документ и сформируйте ведомости на выплату отпускных и расчёта
- 6Распечатайте приказ по форме Т-6 и Т-8 (или Т-6а) и записку-расчёт Т-61
Что рассчитывает программа автоматически
При проведении документа 1С:ЗУП начисляет отпускные за дни отпуска, зарплату за отработанные дни текущего месяца и, при наличии, компенсацию за неиспользованные дни отпуска сверх предоставленных. Все суммы видны на вкладках «Начисления и удержания» документа.
Средний дневной заработок для отпускных и для компенсации может отличаться, если расчётные периоды разные. Проверить состав расчётной базы можно по кнопке с изображением карандаша рядом с полем среднего заработка — откроется форма с помесячной детализацией дохода и отработанного времени.
НДФЛ и страховые взносы рассчитываются со всей суммы выплат. Учтите, что отпускные и окончательный расчёт могут попасть в разные ведомости из-за разных сроков выплаты — это нормально и соответствует законодательству.
Как проверить расчёт
Совпадает с последним днём отпуска
Равна дате начала отпуска или последнему рабочему дню
В расчёт вошли 12 месяцев до месяца увольнения, исключены периоды отпусков и больничных
Период неполный без причины или включены исключаемые дни
Количество дней соответствует остатку минус предоставленный отпуск
Остаток в отчёте не совпадает с цифрой в документе
Сроки выплат и оформление ведомостей
Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Создайте ведомость (раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу») с датой, удовлетворяющей этому сроку, и выберите характер выплаты «Отпуска».
Окончательный расчёт — зарплату и компенсации — выплатите в последний рабочий день перед отпуском отдельной ведомостью с характером «Увольнение». Если сотрудник получает деньги на карту, проверьте, что обе ведомости попали в зарплатный проект с корректными датами.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неверный остаток отпуска из-за неоформленных в программе отсутствий прошлых периодов. Если сотрудник фактически был в отпуске, а документа в базе нет, остаток завышен, и компенсация рассчитается неправильно. Перед увольнением сверьте остатки с личной карточкой и приказами.
Вторая ошибка — увольнение в середине месяца при незакрытом расчётном периоде. Если документ «Увольнение» создан до начисления зарплаты за предыдущий месяц, средний заработок может рассчитаться без последних данных. Порядок безопаснее: сначала начислить и провести зарплату прошлого месяца, потом оформлять увольнение.
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и сверьте: отпускные, зарплату, компенсацию, удержанный НДФЛ и итог к выплате. Все суммы должны сходиться с ведомостями.
Проверьте, что данные попали в регламентированную отчётность: увольнение отразится в 6-НДФЛ за период выплаты, а сведения о стаже — в персонифицированных отчётах. Также сформируйте записку-расчёт по форме Т-61 из печатных форм документа «Увольнение» — она подтверждает расчёт при проверках.
Что важно запомнить
Отпуск с последующим увольнением в 1С:ЗУП оформляется одним документом «Увольнение» с флажком предоставления отпуска. Проверьте остаток дней до расчёта, выплатите отпускные за три дня до отпуска, а расчёт — в последний рабочий день. Дата увольнения — последний день отпуска.
Частые вопросы
Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением, если сотрудник отработал меньше шести месяцев?
Да, если работодатель согласен. Право на отпуск возникает после шести месяцев работы, но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше. В 1С:ЗУП документ «Увольнение» не блокирует такой расчёт — программа рассчитает отпускные за фактически указанные дни.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением?
Дата увольнения не переносится — трудовой договор прекращается в последний день отпуска. Больничный оплачивается отдельно после предъявления листка нетрудоспособности; в 1С его оформляют документом «Больничный лист» уже после увольнения сотрудника.
Как удержать излишне выплаченные отпускные, если дни отпуска были предоставлены авансом?
При увольнении удержание за неотработанные дни отпуска допускается в пределах ограничений по общей сумме удержаний. В 1С:ЗУП при корректном остатке программа сама сторнирует лишние дни. Если остаток был неверным, сторно оформляется документом «Сторнирование начислений» или корректировкой увольнения.
Нужно ли создавать отдельный документ «Отпуск» перед увольнением?
Нет. При установленном флажке в документе «Увольнение» отпуск регистрируется этим же документом, отдельный «Отпуск» создавать не нужно — иначе дни задвоятся и остаток станет отрицательным.
Как распечатать приказ на отпуск и увольнение одновременно?
Из документа «Увольнение» доступны печатные формы: приказ о предоставлении отпуска (Т-6), приказ об увольнении (Т-8) и записка-расчёт (Т-61). Если в вашей конфигурации формы Т-6 нет в этом документе, используйте объединённую произвольную форму или настройте макет через механизм печатных форм.
Куда попадают выплаты при увольнении в отчёте 6-НДФЛ?
Отпускные отражаются с датой фактического получения дохода — днём выплаты, а зарплата и компенсация — последним рабочим днём. Если обе ведомости проведены корректно, 1С сама распределит суммы по строкам отчёта; проверить можно через аналитический отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».